Come usare la PEC Aruba

Aruba S.p.A. è una società italiana che vende servizi on line di vario genere: data center, web hosting, e-mail, registrazione di nomi di dominio. Oltre a connettività, housing, server dedicati ed ovviamente la posta elettronica certificata (PEC) con firma digitale.

La Posta Elettronica Certificata è un sistema, ormai diffuso, con il quale si possono inviare mail con valore legale equiparato a quello di una raccomandata con ricevuta di ritorno.

La PEC è indispensabile per l’attivazione del domicilio digitale, obbligatorio per imprese e professionisti dal 1° ottobre 2020.

Visto l’utilità della PEC prendiamo in considerazione, in queste pagine, l’offerta di Aruba.

Questa società italiana opera da anni nei settori delle pratiche online. Riguardo al servizio PEC affronteremo il suo utilizzo e i sui prezzi, considerando anche il funzionamento da Webmail, da app mobile e da client di posta elettronica.

Con la PEC di Aruba sarà semplice scambiare comunicazioni aventi valore legale con enti della PA, aziende e privati cittadini, sicure: con antivirus e antispam multipli, blocco degli allegati con estensioni non sicure, uso del protocollo sicuro TLS 1.2 per le comunicazioni, rispetto del GDPR per il trattamento dei dati personali e continue analisi su potenziali vulnerabilità di sicurezza.

La PEC di Aruba si può anche adoperare per ricevere e visualizzare le fatture elettroniche, per l’attivazione del domicilio digitale, obbligatorio per imprese e professionisti dal 1° ottobre 2020, per ricevere comunicazioni dalla PA.

PEC Aruba: chi può usarla e come

Iniziamo col dire che dal 30 giugno 2013 la PEC è obbligatoria per tutte le imprese, comprese le ditte individuali, che devono iscrivere almeno un indirizzo di posta elettronica certificata al Registro delle Imprese. LA PEC è obbligatoria anche per i Liberi Professionisti iscritti a un ordine o collegio.

Aldilà dell’obbligo, comunque, la Posta Elettronica Certificata offre un grande vantaggio per le imprese, che la possono sostituire alla posta cartacea e semplificare così i rapporti con i clienti e con i fornitori.

Con la Posta Elettronica Certificata si può:

• ricevere e visualizzare le fatture elettroniche,
• monitorare le comunicazioni svolte in software gestionali, paghe, stipendi, protocolli, gestori documentali e nei workflow,
• inviare e ricevere ordini, contratti e fatture,
• spedire documenti alla PA,
• seguire le gare di appalto.

Per i privati cittadini la Posta Elettronica Certificata è facoltativa, ma ugualmente molto utile e si può usare:

•  per la ricezione e la visualizzazione di fatture elettroniche,
• per l’invio e la ricezione di comunicazioni sulle riunioni di condominio o scolastiche,
• per la spedizione di documenti alla Pubblica Amministrazione o agli istituti finanziari,
• per disdire contratti di fornitura servizi : servizi telefonici, Internet, pay TV, polizze assicurative,
• per prenotare visite mediche.

Andando ancora più nello specifico la PEC ci può servire per certificare l’ invio e la ricezione di una comunicazione a un destinatario preciso — si tratti sia dell’indirizzo PEC di un privato cittadino, di un’impresa o di un ente pubblico — il tutto con  valore legale equiparato a quello di una raccomandata A/R con ricevuta di ritorno.

Agli enti pubblici, la PEC può essere utile:

• per semplificare le comunicazioni ufficiali verso altri Enti o verso i cittadini,
• per la convocazione di Consigli, Assemblee e Giunte;
• per la distrbuzione di circolari e di direttive,
• per l’invio e la ricezione di ordini, contratti e fatture,
• per la gestione delle gare di appalto,
• per la possibilità di integrare le trasmissioni certificate in software gestionali, paghe e stipendi, protocolli, gestori documentali e in workflow.

PEC Aruba: costo

Per quanto riguarda i prezzi, Aruba propone svariate possibilità sia per privati, per imprese, che per Pubbliche Amministrazioni.

Vediamo quali sono:

• PEC Standard — al costo di 5 euro + IVA/anno il primo anno e poi 7,90 euro + IVA/anno. Propone una casella da 1GB valida per il domicilio digitale con ricevute di avvenuta/mancata consegna, validità legale dei messaggi inviati/ricevuti e non rifiutata del messaggio inviato/ricevuto. Offre notifiche via email, la possibilità di leggere le fatture elettroniche, un’ app PEC Mobile, l’accesso da Web e da client via IMAP, un antivirus e antispam, l’eventualtà di ricezione anche di email non certificate, filtri e regole messaggi. Include traffico illimitato e assistenza h24 via call center e ticket. Si possono inviare messaggi di dimensioni massime di 100MB e con max 500 destinatari in un’ unica spedizione.
• PEC Pro — al costo di 25 euro + IVA/anno, ha lo stesso piano della Standard, ma con 2GB di spazio, notifiche via SMS e archivio di sicurezza con 3GB di spazio.
• PEC Premium — al costo di 40 euro + IVA/anno, offre tutte le funzionalità del piano Pro, ma con 8GB di spazio per l’archivio.

Si può, tuttavia, aumentare lo spazio disponibile nella propria casella pagando 5 euro + IVA/anno per ogni GB aggiuntivo. I piani Pro e Premium si possono espandere senza limiti, quello Standard può arrivare a un massimo di 2 GB di spazio.

Un’altra possibilità è quella di avere dei piani PEC su dominio, a partire da 7,90 euro + IVA/anno, avendo già un dominio personalizzato su Aruba.

Come aprire una casella PEC Aruba

Le modalità per aprire ed attivare una casella PEC con Aruba sono le stesse per un privato cittadino, per un libero professionista, per il titolare di un’azienda e per un dipendente della PA

• collegarsi al sito ufficiale della PEC Aruba,
• cliccare sul pulsante Acquista per scegliere l’offerta che ci interessa,
• controllare che il riepilogo dell’ordine sia corretto,
• premere sul bottone Prosegui,
• accedere con l’account Aruba o, crearne uno nuovo, cliccando sul pulsante Registrati, indicando se Persona Fisica (privato), Libero Professionista, Azienda (ivi comprese associazioni, studi associati, enti, condomini), Ditta Individuale o Pubblica Amministrazione e compilando il modulo che ci viene proposto con i dati richiesti.

Ad accesso effettuato:

• indicare il nome della casella PEC che si vuole acquistare (che diventerà la prima parte dell’ indirizzo),
• usare il menu a tendina per scegliere un dominio tra @pec.it, @pec.cloud, @arubapec.it, @mypec.eu, @gigapec.it, @casellapec.com, @pecditta.com e @pecaruba.it,
• inserire la password che si vuole usare per l’accesso alla casella PEC nei due appositi box,
• premere sul pulsante Prosegui, per continuare.

Nella pagina successiva:

• specificare i dati dell’intestatario della casella PEC,
• cliccare di nuovo sul pulsante Prosegui, controllando il riepilogo dell’ordine: se è a posto,
• spuntare le caselle relative all’accettazione delle condizioni contrattuali,
• selezionare un metodo di pagamento tra carta di credito, PayPal, bonifico bancario e bollettino. I primi due comportano il rinnovo automatico della sottoscrizione,
• premere sul pulsante per confermare e completare l’ordine,
• effettuare il pagamento.

Dopo poco arriverà via email la conferma dell’attivazione della casella PEC e le istruzioni per iniziare ad usarla.

Come usare la PEC Aruba

Una volta attivata la PEC Aruba si può usare da browser, utilizzando la versione Web del servizio, oppure dall’ app per smartphone e tablet. E’ ovviamente funzionale anche un client di posta elettronica “tradizionale”, come Microsoft Outlook o Apple Mail.

Con Webmail

Per accedere alla Webmail di Aruba PEC:

• collegarsi alla pagina iniziale del servizio,
• scegliere quale versione del servizio utilizzare tra Smart (forse la migliore) e Classic (per chi preferisce l’interfaccia della storica Webmail di Aruba PEC),
• inserire i dati di accesso del nostro account negli appositi campi di testo,
• premere sul pulsante ACCEDI per entrare nella casella di posta.

Se è il primo accesso, verrà proposta una guida introduttiva, che si può scegliere se usare oppure no.

Vediamo adesso di prendere in esame alcuni strumenti offerti dalla casella di posta su Aruba PEC.

In alto ci sono:

• le schede per visualizzare i Messaggi, gestire i Contatti ed arrivare agli altri strumenti di Aruba PEC: il Calendario e le Attività,
• le voci Oggi, per vedere velocemente gli impegni della giornata,
• Impostazioni, per accedere alle impostazioni della casella di posta,
• il tuo nome, su cui controllare lo spazio disponibile sulla casella, la data di scadenza e il rinnovo della sottoscrizione, il tasto per uscire dalla Webmail

Subito sotto ci sono:

• il pulsante per scrivere un nuovo messaggio,
• la barra di ricerca per scoprire le comunicazioni ricevute e inviate (con la possibilità di impostare dei filtri per Mittente, Destinatario, Oggetto e Contenuto),
• l tasto Importa, per importare messaggi.

Nella barra laterale di sinistra c’è il menu con i collegamenti a tutte le cartelle della casella di posta: In arrivo, Bozze, Inviati, Spam, Cestino, Fatture ricevute, Etichette, Ricerche.

• Cliccando su una cartella, si vedranno in automatico tutti i messaggi che sono in essa (attivando la levetta Nascondi ricevute si potranno nascondere quelle arrivate in automatico presenti nella casella di posta),
• andando su un messaggio, si potrà e leggere, visualizzarlo o scaricarne gli allegati,
• per rispondere, inoltrare, cestinare o aggiungere delle etichette, occorre usare i pulsanti situati in alto a destra dopo aver aperto una email.

È possibile anche attivare la ricezione di messaggi di posta non certificata: per farlo,

• accedere con il nostro account alla pagina di gestione della tua casella PEC,
• selezionare la voce Casella dalla barra laterale di sinistra,
• impostare il menu a tendina Accetta su tutti i messaggi di posta certificata e non certificata,
• scegliere le modalità di ricezione/inoltro dei messaggi,
• cliccare sul pulsante Conferma, per confermare.

Tra le tante funzionalità offerte da Aruba c’è anche quella per visualizzare il contenuto delle fatture elettroniche ricevute via PEC. Per usare questa funzione:

• aprire il messaggio con la fattura, che si trova nella cartella Fatture ricevute,
• rintracciare il riquadro relativo alla fattura in formato XML (in basso),
• premere sul corrispondente pulsante Visualizza fattura.

Si potrà scaricare e stampare la fattura in base allo stile Aruba o allo Stile SDI.

Vi fossero difficoltà nel trovare il pulsante per visualizzare le fatture dovremo attivare il servizio gratuito Leggi Fatture:

• collegarsi alla pagina di gestione della tua casella PEC,
• selezionare la voce Leggi fatture dalla barra laterale di sinistra,
• cliccare sul pulsante Attiva ora,
• tornare di nuovo nella casella di posta,
• adesso dovremo visualizzare il contenuto delle fatture ricevute.

Per mandare una comunicazione via PEC a un ente delle Pubbliche Amministrazioni, all’amministratore di condominio, a un’azienda oppure a un privato cittadino:

• cliccare sul pulsante + Scrivi (in alto a sinistra),
• scrivere l’email come di consueto,
• nel menu in basso si trovano:
• le opzioni di formattazione del messaggio (selezione font, grassetto, corsivo ecc.),
•  i seguenti pulsanti: Invia per inviare il messaggio (cliccando sulla freccia adiacente si potrà salvare il messaggio come bozza o modello),
• TT per passare da messaggio rich text a testo semplice,
• allega per inserire degli allegati (si possono allegare tantissimi tipi di file massimo fino a 100MB di peso,
• Firma per inserire una firma (se non lo abbiamo già fatto nelle impostazioni, lo dovremo fare),
• altre opzioni per regolare la tipologia di ricevuta da ottenere (completa, breve o sintetica) e la priorità del messaggio (confidenziale o con priorità alta).

Al termine:

• cliccare sul pulsante Invia,
•  attendere di ricevere le notifiche di avvenuta accettazione (una spunta accanto all’oggetto),
• consegna al destinatario (due spunte accanto all’oggetto).

Per gestire i tuoi contatti:

• fare clic sulla relativa scheda,
• premere sul pulsante + Contatto, per creare un nuovo contatto, o
• sul pulsante + Crea Gruppo, per creare un gruppo di contatti,
• si possono realizzare più rubriche, premendo sul pulsante Rubriche +  nella barra laterale di sinistra: decidere poi su quale rubrica lavorare selezionandola dal menu laterale,
• è’ possibile importare dei contatti esterni.

Si può lavorare anche dal pannello delle impostazioni di Aruba PEC, entrando dalla voce collocata in alto.

Il pannello delle impostazioni della PEC Aruba ha a disposizione un menu laterale con cui intervenire su tutti i comandi della propria casella di posta:

• andando su Informazioni casella si visualizza lo stato della casella (spazio utilizzato, scadenza, stato rinnovo ecc.) e una lista degli ultimi accessi effettuati,
• su Gestione e password si accede alla pagina Gestisci casella, con cui cambiare la password della casella PEC, stabilire le regole per i messaggi in arrivo, regolare il filtro Antispam, impostare la funzione Leggi Fatture,
• in Generali si regola l’aspetto della casella Webmail,
• in Messaggi si possono gestire le preferenze sulla lettura, composizione, risposta e inoltro,
• in Firma per creare e gestire le firme da aggiungere ai messaggi,
• in Contatti si può definire quanti contatti mostrare per pagina,
• in Calendario si avvia l’inizio dell’orario di lavoro, la visualizzazione preferita, il numero di eventi da mostrare per pagina e altre preferenze relative al calendario,
• in Attività il numero di attività da mostrare in ogni pagina.

Qualora si volesse aumentare lo spazio a disposizione nella PEC, è possibile farlo cliccando sul tuo nome (in alto a destra) e premendo sul pulsante Acquista spazio.

App Aruba PEC Mobile

Si può gestire la PEC anche da smartphone e tablet, con l’applicazione gratuita Aruba PEC Mobile disponibile sia per Android che per iPhone e iPad. Per installarla:

• per Android andare su play.google.com/store/apps/details?id=it.aruba.pec.mobile,
• premere sul pulsante Installa/Ottieni.
• per iPhone o un iPad, apps.apple.com/it/app/aruba-pec-mobile/id973510245 In questo caso potrebbe essere chiesto di verificare l’identità tramite Face ID, Touch ID o password dell’ID Apple.

A installazione completata:

• aprire l’app,
• eseguire l’accesso con le nostre credenziali.
• arriveremo così alla casella di Posta in arrivo, con la possibilità di gestire le comunicazioni nello stesso modo che in Webmail.

Il funzionamento dell’app è simile a quello della versione Web di Aruba PEC accessibile da browser:

• Premendo sul pulsante ☰ in alto a sinistra si accede alle cartelle della casella di posta elettronica certificata, alle impostazioni generali (dove attivare anche la protezione dell’app con impronta o riconoscimento del volto) e al menu per aggiungere e gestire gli account PEC.
• Premendo sull’icona con il foglio e la matita  in alto a destra si avvia la composizione di un nuovo messaggio, gli allegati si inviano tramite l’icona della graffetta.

Anche la visualizzazione dei messaggi è pressochè uguale alla Webmail da app si può:

• scegliere di nascondere le ricevute (tramite il menu ☰),
• visualizzare direttamente le fatture ricevute, condividere in altre app, scaricarle e stamparle.

Per rispondere, inoltrare, spostare o cancellare un messaggio si deve aprire, premere sul pulsante … collocato in alto a destra e scegliere una delle opzioni disponibili sul menu.

Client di posta elettronica

Non volendo adoperare la Webmail o l’app ufficiale di Aruba PEC, si può configurare l’indirizzo di posta elettronica certificata in qualsiasi client e-mail “tradizionale”, tipo Microsoft Outlook o Apple Mail (anche su smartphone e tablet) utilizzando i seguenti parametri IMAP.

• Nome Completo
• Indirizzo email: indirizzo di PEC Aruba.
• Password: la password della casella PEC.
• Tipo di Protocollo: IMAP
• Nome host del server di posta in entrata: imaps.pec.aruba.it; imap.nomedominio.ext in caso di casella PEC su dominio.
• Nome host del server di posta in uscita: smtps.pec.aruba.it; smtp.nomedominio.ext in caso di casella PEC su dominio.
• Porta del server di posta in entrata (IMAP): 993.
• Porta del server di posta in uscita (SMTP): 465.

Nelle impostazioni del client bisogna assicurarsi di attivare l’opzione Utilizzare il tipo di connessione crittografata (SSL) sia per il server di posta in entrata che per quello in uscita.

IMAP è un protocollo moderno e performante, ideato per sincronizzare i messaggi tra più dispositivi; è consigliato rispetto al POP3, che è pensato per l’uso su un singolo dispositivo e cancella i messaggi dal server una volta scaricati. Per configurare la PEC di Aruba via POP, i parametri di configurazione si trovano a questo link https://guide.pec.it/posta-pec/configurare-casella-pec/configurare-casella-pec-programma-posta.aspx.

Per risolvere eventuali problemi ed avere ulteriori informazioni sulla posta elettronica certificata di Aruba si può andare in:

• assistenza PEC https://www.pec.it/supporto-assistenza-pec.aspx
• Magazine di Aruba https://www.aruba.it/magazine/pec.aspx.
• Video di pillole di Aruba su You Tube
• assistenza Aruba https://assistenza.aruba.it/home.aspx .

David Rossi

Salve mi chiamo David Rossi esperto e appassionato informatico. Mi piace tenermi sempre informato sulle ultime novità tecnologiche e per questo ho creato il sito www.soluzionecomputer.it.