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Come sapere se un’email è stata ricevuta

Ogni volta che inviamo un messaggio mediante la posta elettronica, via e-mail, restiamo con il dubbio se e quando il nostro interlocutore l’abbia letta.

Ci sono ovviamente dei modi per saperlo ed, infatti in questo articolo, spiegheremo come fare per sapere se un’email è stata ricevuta.

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Facciamo, prima, una breve premessa:

  • questo tipo di servizio non è infallibile, può capitare, ad esempio, che l’applicazione di posta elettronica del destinatario dell’email, blocchi la notifica di ricezione, o che non sia affatto in grado di gestirla, per cui risulterà impossibile capire se il messaggio sia stato ricevuto o meno,
  • se il destinatario visualizza un messaggio che riguarda la richiesta di notifica da parte del mittente, prima ancora che questa sia inviata, può scegliere manualmente se inviare o meno la conferma, rispondendo in modo affermativo o negativo al messaggio,
  • la notifica di ricezione/lettura (a parte qualche eccezione di cui parleremo in seguito), può essere richiesta soltanto attraverso programmi di gestione della posta elettronica e non tramite client Web,
  • a proposito di privacy, tracciare le email inviate ad altre persone senza avvisarle potrebbe essere una violazione.

Come sapere se un’email è stata ricevuta: PC

Fatte queste brevi premesse capiamo, adesso, come fare a inviare una notifica di lettura dal computer, usando i più noti programmi di posta elettronica.

Come sapere se una email è stata ricevuta Gmail

Per avere una conferma di lettura per un’email inviata con Gmail occorre:

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  • sottoscrivere un piano a pagamento Google Workspace,
  • attivare una funzione apposita nel menu delle impostazioni del proprio account.

Se, invece, usiamo il piano personale gratuito di Gmail, si può contare solo su delle soluzioni non ufficiali:

  • un’estensione per Chrome ‌Mailtrack,
  • essendo una soluzione non ufficiale può costituire un rischio per la privacy,
  • per maggiori dettagli, si possono leggere le condizioni di privacy di Mailtrack.

Se vogliamo usare questa estensione:

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  • aprire Chrome,
  • installare l’estensione dal Chrome Web Store
  • effettuare l’accesso alla propria casella di posta Gmail cliccando su Connect with Google,
  • premere il pulsante Consenti che permette all’estensione di accedere ai dati del nostro account.

Continuare:

  • cliccando su Sign up for free, se vogliamo usare il piano gratuito di Mailtrack,
  • o scegliendo quello da 1 € o 2,5 € al mese che offrono delle funzioni aggiuntive.

Nel nostro articolo spiegheremo il piano gratuito.

Alla fine dei passaggi il sito ci dice che l’installazione è completata:

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  • fare clic sul pulsante Go to Gmail per trasportarlo alla nostra casella di posta,
  • in alto a destra, troveremo l’icona di Mailtrack,
  • cliccarci su per attivarla o disattivarla tramite la levetta di fianco alla scritta Mailtrack enabled.

Per vedere se una email viene letta o meno:

  • dopo aver inviato un messaggio di posta,
  • andare nella casella Inviati e osservare le spunte di fianco al messaggio,
  • se l’email è stata letta troveremo due spunte verdi,
  • se il messaggio è stato solo ricevuto, una verde e una bianca.
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Come sapere se una email è stata ricevuta: Outlook (Windows/macOS)

Iniziamo a vedere i nostri esempi con primo client di posta “offline”,Microsoft Outlook, che è incluso nella suite Microsoft Office ed è disponibile sia per Windows che per macOS.

Per attivare le notifiche di lettura in Outlook per Windows:

  • avviare il programma richiamandolo dal menu Start (sull’icona a forma di bandierina),
  • se è la prima volta che utilizziamo il programma, dobbiamo configurare il proprio account di posta elettronica.

Per farlo:

  • inserire il nome da associare all’account,
  • pigiare sul pulsante Ok,
  • digitare il proprio indirizzo di posta elettronica,
  • fare clic sul pulsante Connetti.

Se l’indirizzo di posta è lo stesso associato al computer che stiamo utilizzando, l’operazione si conclude qui, altrimenti dovremo inserire la password associata a quel determinato dominio.

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Completata la fase di configurazione e avviato Outlook:

  • pigiare sul pulsante Nuovo messaggio di posta elettronica collocato in alto a sinistra per accedere alla schermata di composizione dei messaggi,
  • compilare le varie voci (A…, Cc…, Oggetto, corpo del messaggio ed eventuali allegati) per creare il messaggio di posta elettronica che vogliamo inviare,
  • cliccare sulla voce Opzioni collocata in alto,
  • apporre il segno di spunta accanto alle caselle
  1. Richiedi conferma di recapito (per sapere quando il destinatario riceve il messaggio),
  2. Richiedi conferma di lettura (per sapere quando il messaggio viene letto), dopodiché pigia sul pulsante Invia collocato a sinistra per spedire il messaggio.

In questo modo, quando il destinatario leggerà il messaggio, riceveremo un messaggio di notifica, Windows 10 o Windows 11, o un messaggio di posta, da parte di Outlook.

In alcuni caso il destinatario potrebbe visualizzare un messaggio di richiesta di conferma, e, quindi, bloccarne l’invio: se così fosse, potremmo non ricevere le notifiche di ricezione, anche se l’email è stata effettivamente scaricata e aperta.

Con un Mac ed un abbonamento a Microsoft 365, si può:

Come sapere se una email è stata ricevuta: Thunderbird (Windows/macOS/Linux)

Se non abbiamo a disposizione Office e, quindi, non possiamo avvalerci di Outlook, possiamo provare Thunderbird, un client di posta elettronica gratuito, open source e multi-piattaforma, disponibile per Windows, macOS e Linux.

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La procedura per richiedere, le conferme di ricezione dei messaggi, in Thunderbird è identica per tutte le piattaforme software, in questa guida tratteremo la versione Windows.

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Scaricare Thunderbird:

  • andando sul sito Web ufficiale del programma https://www.thunderbird.net/it/,
  • pigiando sul pulsante Download,
  • avviare il file scaricato ed effettuare il setup seguendo le istruzioni che vediamo a schermo,
  • su Windows, ad esempio, dobbiamo cliccare sul pulsante Avanti due volte,
  • successivamente sui pulsanti Installa e Fine.

Per quanto riguarda macOS:

  • trascinare il programma nella cartella Applicazioni del Mac,
  • avviare da lì il programma facendo clic destro sulla sua icona,
  • selezionare la voce Apri dal menu proposto (questa operazione va effettuata soltanto al primo avvio).

Se è la prima volta che utilizziamo il programma:

  • configurare al suo interno il nostro account di posta elettronica,
  • inserire le credenziali del profilo quali
  1. nome e cognome,
  2. indirizzo,
  3. password,
  • cliccare sul pulsante Continua ,
  • attendere che Thunderbird rilevi le impostazioni ottimali per l’indirizzo email richiesto,
  • spuntare accanto alla casella IMAP,
  • fare clic sul pulsante Fatto.
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Qualora le impostazioni fossero errate o dovessimo visualizzare qualche messaggio d’errore, si può procedere alla configurazione manuale dell’account:

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  • cliccando sul pulsante Configurazione manuale,
  • compilando il successivo modulo con le impostazioni del nostro servizio di posta elettronica.

Completata la fase di configurazione e avuto accesso alla schermata principale di Thunderbird:

  • fare tap sul pulsante Scrivi, in alto a sinistra, per accedere alla finestra di composizione del messaggio,
  • riempire tutti i campi con le informazioni richieste per completare l’email da spedire.

Per attivare le conferme di recapito e lettura:

  • cliccare sulla voce Opzioni,
  • selezionare Notifica dello stato di consegna dal menu proposto,
  • ripetere l’operazione scegliendo Ricevuta di ritorno,
  • cliccare sul pulsante Invia, in alto a sinistra,per spedire il tutto.

Quando il destinatario riceverà o leggerà l’email inviata, Thunderbird si occuperà di notificarcelo tramite un messaggio di posta elettronica.

Come sapere se una email è stata ricevuta: Apple Mail (macOS)

Se abbiamo a disposizione un Mac e non vogliamo usare programmi di terze parti per gestire la posta elettronica, si può richiedere l’invio delle notifiche di ricezione tramite il programma Mail ed il Terminale.

La stessa procedura va ripetuta ogni volta che invieremo un messaggio di posta elettronica, per il quale intendiamo visualizzare la notifica di lettura.

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Non sempre, tuttavia, il destinatario è in grado di gestire tale avviso: per esempio, se utilizza Mail, non riceveremo la ricevuta di ritorno in nessun caso, poiché il programma può inviare,ma non è capace di gestire messaggi simili.

Cominciamo:

  • avviare il Terminale richiamandolo dalla cartella Altro del Launchpad,
  • digitare al suo interno il comando defaults write com.apple.mail UserHeaders ‘{“Disposition-Notification-To” = “Nome &lt;[email protected]>”; }’, avendo cura di sostituire a Nome <[email protected]> il nome del destinatario e il suo indirizzo di posta elettronica,
  • premere il tasto Invio sulla tastiera del computer.

Fatto ciò:

  • avviare il programma Mail richiamandolo dal Dock (l’icona a forma di francobollo),
  • cliccare sul pulsante Nuovo Messaggio collocato in alto a sinistra,
  • comporre l’email da inviare compilando i campi richiesti,
  • spedirla, pigiando sul pulsante Invia, l’aeroplanino di carta,
  • quando il destinatario leggerà il messaggio, riceveremo un secondo messaggio di posta elettronica, con al suo interno la ricevuta di ritorno.

Per disattivare la richiesta della ricevuta di ritorno per l’ultimo destinatario impostato:

  • aprire il Terminale,
  • digitare il comando defaults delete com.apple.mail UserHeaders,
  • cliccare Invio.

Come sapere se un’email è stata ricevuta: smartphone e tablet

Adesso spiegheremo come attivare le conferme di lettura dei messaggi di posta elettronica, usando uno smartphone o di un tablet.ed alcune app gratuite e semplici da configurare.

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Come sapere se una email è stata ricevuta: Android

Con un sistema operativo Android, si può usare il client email K-9 Mail disponibile su:

Completata la fase d’installazione:

  • avviare l’app,
  • configurare l’account di posta elettronica da noi utilizzato,
  • premere sul pulsante Successivo collocato in basso,
  • digitare, quando richiesto, il proprio indirizzo di posta elettronica e la password d’accesso,
  • tornare sul pulsante Successivo per permettere a K-9 Mail di rilevare le impostazioni ottimali.

Qualora l’app non fosse in grado d’impostare automaticamente il tutto:

  • cliccare sul pulsante Configurazione manuale,
  • compilare i campi successivi con le informazioni richieste.

Una volta importato l’account di posta elettronica:

  • scegliere il nome dell’account e quello da visualizzare,
  • pigiare il pulsante Fatto.

L’app ci porterà direttamente alla schermata della posta in arrivo quindi, per scrivere una mail:

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  • fare tap sulla matita in alto a destra,
  • concedere all’applicazione (se necessario) il permesso di accedere ai contatti pigiando sul pulsante Consenti,
  • comporre il messaggio,
  • pigiare sul pulsante ⋮ collocato in alto a destra,
  • selezionare la voce Notifica di lettura dal piccolo menu proposto,
  • cliccare sul pulsante a forma di aeroplano di carta per inviare subito il messaggio, quando questo verrà aperto dal destinatario, K-9 Mail si occuperà d’inviarci automaticamente una notifica.
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Consideriamo, come già precedentemente detto, che il destinatario del messaggio potrebbe bloccare l’invio della notifica o avere un client non compatibile con essa.

Come sapere se una email è stata ricevuta: iOS

Per quanto riguarda iPhone e iPad, per sapere se un’email è stata ricevuta, consigliamo l’app iTrackMail.

Lavorando insieme al client Mail, già installato in iOS, quest’app permette di ottenere notifiche di ricezione, inserendo automaticamente un’immagine nel messaggio inviato.

Di conseguenza, quando l’immagine “tracciante” viene scaricata dal destinatario, l’app è in grado di capire se il messaggio è stato ricevuto e inviare una notifica al mittente.

La versione gratuita di iTrackMail inserisce nel messaggio un’immagine vera e propria, mentre la sua versione a pagamento (scaricabile al prezzo di 4,99 euro) rende il banner tracciante completamente invisibile.

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Per cominciare:

  • scaricare e installare iTrackMail dall’App Store,
  • procedere all’installazione,
  • avviare l’app e pigiare sul pulsante Consenti per permetterle d’inviare delle notifiche,
  • fare tap sul pulsante di composizione collocato in basso a sinistra (l’icona a forma di foglio con matita).

A questo punto:

  • digitare nel modulo successivo l’oggetto del nostro messaggio,
  • nella schermata successiva, quella di Mail, scrivere il messaggio.
  • quando questo è pronto, fare tap sul pulsante Invia collocato in alto a destra,
  • nel momento in cui il destinatario scaricherà il messaggio, iTrackMail ti invierà automaticamente una notifica a schermo.

Inoltre:

  • selezionando uno dei messaggi inviati dalla schermata principale dell’app,
  • potremo visualizzare altre statistiche riguardanti l’email in questione (ad es. il numero di volte in cui è stato letto o il programma/app usato dal destinatario).

Altri metodi per sapere se un’email è stata ricevuta

Vediamo quali possibilità ci sono su Webmail, cioè per le caselle email che possono essere consultate tramite il browser.

Non c’è una grande scelta, infatti, la maggior parte dei servizi di posta gratuiti, non prevede questa possibilità né in invio né in ricezione.

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Solo per Gmail alcuni servizi offrono soluzioni di questo tipo, ma a pagamento; altrimenti bisogna affidarsi ad estensioni per il browser non ufficiali.

Le notifiche di conferma ricevute tramite una delle tecniche qui viste, non possono avere valore legale.

L’unico modo di ottenere questo tipo di risultato, è quello di usare la Posta Elettronica Certificata (o PEC), attivando uno speciale servizio di notifica di ricezione per i messaggi inviati attraverso questo tipo di email.

In tal caso, le notifiche di ricezione dei messaggi inviati tramite PEC, assumono lo stesso valore della ricevuta di ritorno di una raccomandata A/R.

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