Come salvare le email di Gmail: guida completa

Per salvare le email di Gmail puoi scaricare un singolo messaggio in formato EML, convertirlo in PDF, esportare tutta la casella con Google Takeout oppure sincronizzarla con un programma di posta. Il metodo migliore dipende da quante email vuoi conservare e da dove desideri aprirle.

Salvare le email di Gmail può essere utile per conservare ricevute, fatture, comunicazioni di lavoro, prenotazioni, documenti importanti o intere conversazioni. Gmail offre diversi sistemi per farlo, ma è importante scegliere quello corretto in base alle proprie necessità.

Puoi, ad esempio, archiviare un messaggio senza eliminarlo, scaricarlo sul computer, trasformarlo in PDF oppure creare una copia completa della tua casella di posta. In questa guida vedremo tutti i metodi disponibili, con passaggi semplici adatti anche a chi non ha molta esperienza.

Salvare Gmail: scegli tra singolo messaggio, archivio e backup completo

Per conservare una sola conversazione puoi stamparla in PDF o scaricare il messaggio nel formato previsto da Gmail. Per un archivio completo usa Google Takeout e seleziona soltanto Mail, così riduci dimensioni e tempi di esportazione. Il file ottenuto è una copia: non rimane sincronizzato e non elimina nulla dalla casella originale.

Conserva l’archivio su un supporto protetto, verifica di riuscire ad aprirlo e non lasciare copie non cifrate su PC condivisi. Se lo scopo è liberare spazio, crea prima il backup, poi elimina allegati pesanti e svuota Cestino e Spam. Archiviare un’email dentro Gmail la rimuove dalla Posta in arrivo, ma non riduce lo spazio occupato.

Controlli rapidi

• Scegli il metodo in base al numero di messaggi.
• Verifica il backup prima di cancellare le email.
• Ricorda che Archivia non libera spazio.

Guide correlate: trovare e cancellare le email più pesanti, liberare spazio quando Gmail è piena, gestire lo spazio condiviso dell’account Google.

Cosa significa salvare un’email di Gmail

Quando si parla di salvare un’email di Gmail, si possono intendere operazioni differenti.

Puoi:

• archiviare il messaggio all’interno di Gmail;
• scaricare una singola email sul computer;
• salvare il contenuto in formato PDF;
• scaricare gli allegati;
• esportare tutte le email con Google Takeout;
• sincronizzare Gmail con un programma di posta;
• inoltrare automaticamente i nuovi messaggi a un altro indirizzo.

Questi metodi non sono equivalenti. Archiviare un messaggio, ad esempio, non significa creare una copia sul computer. L’email rimane nel tuo account Google e continua a occupare spazio.

Se desideri un vero backup, devi scaricare il messaggio oppure esportare l’intera casella di posta.

Come archiviare le email di Gmail senza eliminarle

L’archiviazione è il metodo più semplice per togliere un messaggio dalla Posta in arrivo senza cancellarlo.

Quando archivi un’email:

• il messaggio scompare dalla Posta in arrivo;
• rimane memorizzato nel tuo account Gmail;
• può essere ritrovato tramite la ricerca;
• continua a essere visibile nella sezione Tutti i messaggi;
• torna nella Posta in arrivo se qualcuno risponde alla conversazione.

Archiviare un’email dal computer

Per archiviare un messaggio da PC:

1. Apri il sito di Gmail.
2. Accedi con il tuo account Google.
3. Individua l’email che vuoi archiviare.
4. Seleziona la casella accanto al messaggio.
5. Premi l’icona Archivia, rappresentata da una scatola con una freccia verso il basso.

Puoi selezionare più messaggi contemporaneamente e archiviarli con una sola operazione.

Per ritrovare le email archiviate:

1. Apri il menu laterale di Gmail.
2. Premi su Altro.
3. Seleziona Tutti i messaggi.

Puoi anche utilizzare la barra di ricerca in alto digitando il nome del mittente, l’oggetto o una parola presente nel messaggio.

Archiviare un’email da Android, iPhone o iPad

Dall’app Gmail:

1. Apri l’applicazione.
2. Tieni premuto il messaggio che vuoi archiviare.
3. Seleziona eventualmente altre email.
4. Tocca l’icona Archivia nella parte superiore dello schermo.

Su molti dispositivi è possibile archiviare un messaggio anche facendolo scorrere verso destra o verso sinistra. Il comportamento dello scorrimento può essere modificato nelle impostazioni dell’app Gmail.

Ricorda, però, che l’archiviazione non crea una copia esterna dell’email. Se perdi l’accesso all’account, non potrai consultare i messaggi archiviati.

Come salvare una singola email di Gmail sul computer

Gmail permette di scaricare un singolo messaggio nel formato EML. Questo file conserva il testo dell’email, il mittente, i destinatari, la data, l’oggetto e normalmente anche gli allegati associati.

Per scaricare una email:

1. Apri Gmail dal browser.
2. Accedi al tuo account.
3. Apri il messaggio che vuoi conservare.
4. Premi i tre puntini verticali presenti nella parte superiore del messaggio.
5. Seleziona Scarica messaggio.
6. Scegli la cartella nella quale salvare il file, se richiesto dal browser.

Il file scaricato avrà normalmente l’estensione .eml.

Puoi rinominarlo per renderlo più facile da riconoscere. Un nome ordinato potrebbe essere:

2026-07-11_Fattura_operatore_telefonico.eml

In questo modo potrai ritrovare facilmente il messaggio anche dopo molto tempo.

Come aprire un file EML

Un file EML può essere aperto con diversi programmi di posta elettronica, tra cui:

• Microsoft Outlook;
• Mozilla Thunderbird;
• Apple Mail;
• altri programmi compatibili con il formato EML.

Una soluzione gratuita è Mozilla Thunderbird, disponibile per Windows, macOS e Linux.

In alcuni casi puoi visualizzare il contenuto del file anche trascinandolo nella finestra del programma di posta. La procedura esatta può variare in base all’applicazione utilizzata.

Il formato EML è consigliato quando vuoi conservare il messaggio nella sua struttura originale, inclusi i dati tecnici dell’email.

Come salvare un’email di Gmail in PDF

Il formato PDF è utile quando vuoi conservare una copia facilmente leggibile, stampabile e apribile praticamente su qualsiasi dispositivo.

È una buona soluzione per:

• ricevute di acquisto;
• prenotazioni di hotel e voli;
• fatture;
• comunicazioni di lavoro;
• conferme di pagamento;
• documenti da inviare ad altre persone.

Salvare un’email in PDF su Windows

Per salvare un messaggio Gmail come PDF:

1. Apri Gmail dal browser.
2. Seleziona l’email interessata.
3. Premi i tre puntini presenti all’interno del messaggio.
4. Seleziona Stampa.
5. Nella finestra di stampa, apri il menu relativo alla stampante o alla destinazione.
6. Scegli Salva come PDF oppure Microsoft Print to PDF.
7. Premi Salva.
8. Inserisci il nome del file e scegli la cartella di destinazione.

Se la conversazione contiene più messaggi, puoi utilizzare l’opzione Stampa tutto per includere tutte le risposte.

Salvare un’email in PDF su Mac

Su macOS:

1. Apri Gmail e seleziona il messaggio.
2. Premi i tre puntini e scegli Stampa.
3. Nella finestra di stampa, apri il menu PDF.
4. Seleziona Salva come PDF.
5. Scegli il nome e la posizione del file.
6. Conferma premendo Salva.

Il PDF potrà essere aperto con Anteprima, Adobe Acrobat Reader o qualsiasi altro lettore compatibile.

Come salvare un’email di Gmail in PDF da Android

Anche dall’app Gmail per Android è possibile utilizzare la funzione di stampa per creare un PDF.

Procedi in questo modo:

1. Apri l’app Gmail.
2. Seleziona il messaggio che vuoi salvare.
3. Tocca i tre puntini in alto a destra.
4. Premi Stampa.
5. Nel menu di selezione della stampante, scegli Salva come PDF.
6. Tocca l’icona di salvataggio.
7. Scegli la cartella del telefono nella quale memorizzare il documento.

Il file viene generalmente salvato nella cartella Download o nella posizione selezionata attraverso il gestore dei file.

Se non trovi l’opzione Salva come PDF, controlla che il sistema Android e l’app Gmail siano aggiornati.

Come salvare un’email di Gmail in PDF su iPhone e iPad

Su iPhone e iPad puoi utilizzare la funzione di stampa presente nell’app Gmail.

1. Apri Gmail.
2. Seleziona il messaggio.
3. Tocca i tre puntini.
4. Premi Stampa.
5. Apri l’anteprima del documento mostrata nella schermata di stampa.
6. Tocca il pulsante Condividi.
7. Seleziona Salva su File.
8. Scegli una cartella su iPhone oppure su iCloud Drive.
9. Premi Salva.

La posizione e il nome di alcuni pulsanti possono cambiare leggermente in base alla versione di iOS o iPadOS installata.

Come salvare gli allegati ricevuti su Gmail

A volte non serve salvare l’intero messaggio, ma soltanto il documento allegato.

Scaricare un allegato sul computer

1. Apri Gmail.
2. Seleziona il messaggio contenente l’allegato.
3. Porta il puntatore del mouse sopra il file.
4. Premi l’icona Scarica.
5. Controlla la cartella Download del computer.

In alternativa, puoi premere l’icona di Google Drive per salvare direttamente l’allegato nel tuo spazio cloud.

Salvare un allegato su Android

Dall’app Gmail:

1. Apri il messaggio.
2. Scorri fino alla parte inferiore.
3. Individua l’allegato.
4. Tocca l’icona Scarica oppure Salva in Drive.

Il file scaricato sarà normalmente disponibile nella cartella Download del dispositivo.

Salvare un allegato su iPhone o iPad

1. Apri il messaggio nell’app Gmail.
2. Tocca l’allegato per visualizzarlo.
3. Premi il pulsante Condividi.
4. Seleziona Salva su File.
5. Scegli la cartella desiderata.
6. Tocca Salva.

Prima di aprire un allegato inatteso, verifica sempre il mittente. File eseguibili, archivi compressi e documenti sospetti potrebbero contenere software dannoso.

Come salvare tutte le email di Gmail con Google Takeout

Se vuoi creare una copia completa della casella di posta, il metodo ufficiale è Google Takeout.

Google Takeout consente di esportare i dati associati al tuo account Google, comprese le email presenti in Gmail e le relative etichette.

Creare un backup completo di Gmail

Segui questi passaggi:

1. Apri Google Takeout.
2. Accedi con l’account Gmail che vuoi salvare.
3. Premi Deseleziona tutto, perché inizialmente potrebbero essere selezionati molti servizi Google.
4. Scorri l’elenco fino alla voce Posta.
5. Seleziona la casella accanto a Posta.
6. Premi Tutti i dati di Posta inclusi per scegliere se esportare tutta la casella oppure soltanto determinate etichette.
7. Scorri fino alla fine della pagina.
8. Premi Passaggio successivo.
9. Scegli il metodo di consegna.
10. Seleziona il tipo di file, normalmente ZIP.
11. Scegli la dimensione massima dei singoli archivi.
12. Premi Crea esportazione.

Google inizierà a preparare la copia dei dati. Il tempo necessario dipende dalla quantità di email e allegati presenti nell’account.

Quando l’archivio sarà disponibile, riceverai un messaggio con le istruzioni per scaricarlo. Il download può essere suddiviso in più file se la casella di posta è particolarmente grande.

La creazione dell’esportazione non elimina le email originali da Gmail.

In quale formato vengono esportate le email

Le email esportate con Google Takeout vengono generalmente raccolte in un file MBOX.

Il formato MBOX contiene molti messaggi all’interno di un unico archivio. Non deve essere confuso con un normale PDF o documento di testo.

Per consultarlo è necessario utilizzare un programma compatibile. Una delle soluzioni più conosciute è Mozilla Thunderbird. La procedura di importazione può cambiare in base alla versione del programma, quindi è consigliabile consultare anche la documentazione aggiornata dell’applicazione.

Dove conservare il backup di Gmail

Dopo aver scaricato l’archivio, evita di lasciarlo soltanto nella cartella Download.

Puoi conservarne una copia:

• su un disco esterno;
• su una chiavetta USB affidabile;
• su un secondo computer;
• in uno spazio cloud protetto;
• in un archivio cifrato con password.

Le email possono contenere dati personali, documenti, indirizzi, numeri di telefono e informazioni finanziarie. Per questo motivo il backup deve essere protetto con attenzione.

Come salvare Gmail con Outlook, Thunderbird o Apple Mail

Un altro sistema consiste nell’aggiungere il proprio account Gmail a un programma di posta elettronica.

Tra i programmi compatibili troviamo:

• Microsoft Outlook;
• Mozilla Thunderbird;
• Apple Mail.

Nelle versioni recenti dei programmi è consigliabile scegliere Accedi con Google, evitando di inserire manualmente la password Gmail all’interno di applicazioni sconosciute.

Per gli account Google personali, l’accesso IMAP è ormai attivo automaticamente. Non è quindi più necessario cercare in Gmail il vecchio comando per attivare manualmente IMAP.

Dopo la configurazione, il programma sincronizza messaggi ed etichette. Tuttavia, una semplice sincronizzazione non sempre equivale a un backup indipendente: se cancelli un’email e la modifica viene sincronizzata, il messaggio potrebbe scomparire anche dal programma.

Per una copia più sicura, sposta o copia le email importanti in una cartella locale del programma di posta, non sincronizzata con il server.

Come inoltrare automaticamente le email a un altro indirizzo

Gmail permette anche di inoltrare i nuovi messaggi a un secondo indirizzo email.

Per configurare l’inoltro:

1. Apri Gmail dal computer.
2. Premi l’icona dell’ingranaggio.
3. Seleziona Visualizza tutte le impostazioni.
4. Apri la scheda Inoltro e POP/IMAP oppure Inoltro.
5. Premi Aggiungi un indirizzo di inoltro.
6. Inserisci il secondo indirizzo email.
7. Conferma la richiesta di verifica.
8. Apri il messaggio ricevuto sul secondo account.
9. Premi il collegamento di conferma.
10. Torna nelle impostazioni di Gmail.
11. Attiva l’inoltro e salva le modifiche.

Questo metodo riguarda soprattutto i nuovi messaggi ricevuti dopo l’attivazione. Non sostituisce l’esportazione completa con Google Takeout e non è il sistema migliore per copiare tutte le vecchie email.

Come utilizzare Gmail senza connessione Internet

Gmail dispone anche di una modalità offline utilizzabile da Google Chrome.

Per attivarla:

1. Apri Gmail dal computer con Chrome.
2. Premi l’ingranaggio.
3. Seleziona Visualizza tutte le impostazioni.
4. Apri la scheda Offline.
5. Seleziona Attiva posta offline.
6. Scegli quanti giorni di messaggi sincronizzare.
7. Decidi se scaricare anche gli allegati.
8. Premi Salva modifiche.

La modalità offline permette di leggere, cercare e preparare risposte senza una connessione attiva. I messaggi scritti vengono inviati quando il computer torna online.

Non deve comunque essere considerata un backup completo. I dati offline dipendono dal browser, dal profilo Chrome e dallo spazio disponibile sul dispositivo.

Qual è il metodo migliore per salvare le email di Gmail

La scelta dipende dal risultato che vuoi ottenere.

Utilizza l’archiviazione di Gmail quando vuoi soltanto liberare la Posta in arrivo senza eliminare i messaggi.

Scarica il file EML quando devi conservare una singola email mantenendo la sua struttura originale.

Scegli il PDF quando vuoi una copia facile da leggere, stampare o inviare.

Scarica soltanto gli allegati quando ti interessano esclusivamente i documenti contenuti nel messaggio.

Usa Google Takeout quando vuoi creare un backup completo o parziale della casella Gmail.

Configura Outlook, Thunderbird o Apple Mail quando vuoi consultare abitualmente Gmail attraverso un programma di posta.

Pro tip: crea un sistema di archiviazione ordinato

Per evitare di accumulare file senza sapere a quale email appartengono, crea una struttura di cartelle divisa per anno e argomento.

Ad esempio:

• Email salvate
  • 2026
    • Fatture
    • Acquisti
    • Lavoro
    • Prenotazioni
    • Documenti personali

Rinomina ogni file inserendo prima la data nel formato anno-mese-giorno:

2026-07-11_Ricevuta_pagamento.pdf

Questo sistema mantiene automaticamente i file in ordine cronologico e rende molto più semplice trovare un documento.

Per le email particolarmente importanti, conserva almeno due copie: una su disco esterno e una in uno spazio protetto differente.

Problemi comuni durante il salvataggio delle email

Non compare l’opzione Scarica messaggio

Controlla di aver aperto Gmail da un browser sul computer. Nell’app per smartphone l’opzione per scaricare direttamente l’intero messaggio in formato EML potrebbe non essere disponibile.

In questo caso puoi salvare l’email in PDF oppure utilizzare Gmail dal browser di un computer.

Non riesco a stampare o scaricare il contenuto

Il mittente potrebbe aver utilizzato la modalità riservata di Gmail. Questa funzione può impedire la stampa, la copia del testo o il download degli allegati.

Google Takeout non crea subito il file

La preparazione dell’archivio non è sempre immediata. Se la casella contiene molti anni di messaggi e allegati, l’elaborazione può richiedere più tempo.

Non avviare numerose esportazioni identiche. Attendi il messaggio di Google e controlla anche la cartella Spam.

Il file MBOX non si apre

Un file MBOX non è un documento comune. Devi utilizzare un programma di posta compatibile oppure uno strumento specifico per l’importazione.

Evita siti sconosciuti che chiedono di caricare online il tuo archivio MBOX: il file potrebbe contenere l’intera cronologia delle tue comunicazioni.

Conclusione

Salvare le email di Gmail è un’operazione semplice, ma è fondamentale scegliere il metodo adatto. Per una singola comunicazione puoi utilizzare il formato EML o PDF, mentre per proteggere l’intera casella di posta è preferibile creare periodicamente un’esportazione con Google Takeout.

L’archiviazione interna aiuta a mantenere ordinata la Posta in arrivo, ma non rappresenta un vero backup. Le comunicazioni più importanti dovrebbero essere conservate anche al di fuori dell’account Google, preferibilmente in due posizioni differenti e protette.

Controlla subito quali messaggi contengono documenti, ricevute o informazioni che non puoi permetterti di perdere e crea una copia sicura seguendo uno dei metodi descritti nella guida.

Domande frequenti su come salvare le email di Gmail

Dove vengono salvate le email archiviate in Gmail?

Le email archiviate rimangono all’interno del tuo account Google. Non vengono eliminate e possono essere ritrovate nella sezione Tutti i messaggi oppure utilizzando la barra di ricerca di Gmail.

Come posso salvare tutte le email di Gmail sul PC?

Per salvare tutte le email puoi utilizzare Google Takeout . Seleziona il servizio Posta, crea l’esportazione e scarica l’archivio sul computer. I messaggi vengono generalmente esportati nel formato MBOX.

Come si salva una singola email di Gmail come file?

Apri Gmail dal computer, seleziona il messaggio, premi i tre puntini presenti nella parte superiore dell’email e scegli Scarica messaggio. L’email verrà salvata in formato EML.

Come posso salvare un’email di Gmail in PDF?

Apri il messaggio, premi i tre puntini e seleziona Stampa. Nella finestra di stampa scegli Salva come PDF oppure Microsoft Print to PDF, quindi indica il nome e la cartella nella quale conservare il documento.

Posso salvare le email di Gmail sul telefono?

Sì. Su Android, iPhone e iPad puoi utilizzare la funzione di stampa per trasformare un messaggio in PDF. Puoi inoltre scaricare gli allegati, salvarli su Google Drive oppure conservarli nell’app File del dispositivo.

Archiviare un’email significa creare un backup?

No. Un’email archiviata rimane memorizzata nell’account Gmail e continua a occupare spazio. Per creare un vero backup devi scaricare il messaggio, salvarlo in PDF oppure esportare la posta tramite Google Takeout.

Google Takeout cancella le email presenti su Gmail?

No. Google Takeout crea una copia dei messaggi e degli altri dati selezionati, ma non elimina le email originali dalla casella Gmail.

Con quale programma posso aprire le email salvate in formato EML?

I file EML possono essere aperti con programmi come Microsoft Outlook, Apple Mail o Mozilla Thunderbird >. Quest’ultimo è gratuito e disponibile per Windows, macOS e Linux.