Risposte automatiche WhatsApp Business: come impostarle

Per impostare risposte automatiche su WhatsApp devi utilizzare WhatsApp Business, perché l’app WhatsApp personale non include una funzione ufficiale per rispondere automaticamente ai messaggi. Con la versione Business puoi configurare messaggi di assenza, messaggi di benvenuto e risposte rapide, scegliendo destinatari e orari di invio.

Le risposte automatiche su WhatsApp sono particolarmente utili per negozi, professionisti, artigiani, studi medici, strutture ricettive e piccole attività che ricevono richieste anche quando non possono rispondere immediatamente.

È possibile, per esempio, comunicare gli orari di apertura, confermare la ricezione di una richiesta oppure informare il cliente che verrà ricontattato appena possibile.

Vediamo quali strumenti sono disponibili e come configurarli correttamente su Android e iPhone.

Risposte automatiche WhatsApp: cosa è davvero automatico

Nell’app WhatsApp Business il messaggio di assenza e quello di benvenuto possono essere inviati automaticamente. Le risposte rapide, invece, sono modelli richiamati manualmente durante una chat: digita una barra e scegli il collegamento creato. Questa distinzione evita di aspettarsi un chatbot completo dall’app gratuita.

Per il messaggio di assenza apri la scheda Strumenti, attiva Messaggio di assenza, scrivi il testo e scegli orario e destinatari. Puoi inviarlo sempre, durante una fascia programmata oppure fuori dall’orario di apertura; quest’ultima opzione richiede che l’orario sia compilato correttamente nel profilo business. Il telefono deve essere connesso a Internet.

Il messaggio di benvenuto viene inviato a chi scrive per la prima volta o torna a contattarti dopo un periodo di inattività. Controlla le esclusioni dei destinatari se non parte. Per le risposte rapide puoi salvare fino a 50 modelli; su WhatsApp Web e Desktop i file multimediali nelle risposte rapide non sono supportati.

Scrivi messaggi brevi, indica quando arriverà una risposta umana e non raccogliere dati sensibili senza necessità. Le automazioni della piattaforma WhatsApp Business usata dalle aziende più grandi seguono regole, modelli e costi differenti rispetto all’app WhatsApp Business gratuita.

Controlli rapidi

• Usa WhatsApp Business, non il normale WhatsApp personale.
• Imposta orari e destinatari del messaggio di assenza.
• Ricorda che le risposte rapide devono essere scelte manualmente.
• Prova la configurazione scrivendo da un altro numero.

Guide correlate su Soluzionecomputer.it: creare e configurare un account WhatsApp Business, programmare messaggi WhatsApp in modo corretto, risolvere WhatsApp Business che non funziona.

Fonti ufficiali: messaggi di assenza su WhatsApp Business, messaggi di benvenuto, risposte rapide.

Si possono impostare risposte automatiche sul normale WhatsApp?

La versione personale di WhatsApp non dispone di una funzione ufficiale per inviare automaticamente una risposta a chi scrive.

Per ottenere questa possibilità è necessario utilizzare una delle seguenti soluzioni:

• WhatsApp Business, adatto a professionisti e piccole attività;
• WhatsApp Business Platform, pensata per aziende che devono gestire chatbot, assistenza clienti e numerose conversazioni;
• integrazioni professionali realizzate attraverso partner autorizzati da Meta.

Per la maggior parte degli utenti è sufficiente installare WhatsApp Business, disponibile gratuitamente per smartphone Android e iPhone. L’app comprende strumenti per automatizzare e velocizzare la gestione delle conversazioni, tra cui messaggi di assenza, messaggi di benvenuto e risposte rapide.

Puoi scaricarla dai seguenti collegamenti ufficiali:

• WhatsApp Business per Android
• WhatsApp Business per iPhone

Differenza tra messaggi automatici e risposte rapide

Prima di procedere è importante distinguere le tre principali funzioni disponibili nell’app.

Funzione	Invio automatico	Quando viene utilizzata
Messaggio di assenza	Sì	Quando non sei disponibile o fuori dall’orario lavorativo
Messaggio di benvenuto	Sì	Quando un cliente scrive per la prima volta o dopo un periodo di inattività
Risposta rapida	No	Quando inserisci manualmente una scorciatoia nella conversazione

Il messaggio di assenza e quello di benvenuto vengono inviati senza che tu debba aprire la chat. Le risposte rapide, invece, sono testi precompilati che devi selezionare manualmente mentre stai rispondendo.

Come passare da WhatsApp a WhatsApp Business

Se utilizzi già WhatsApp con il numero che vuoi trasformare in un account aziendale, puoi trasferire le conversazioni nell’app Business.

Prima di iniziare è consigliabile eseguire un backup.

Creare un backup su Android

1. Apri WhatsApp.
2. Tocca i tre puntini in alto a destra.
3. Entra in Impostazioni.
4. Seleziona Chat.
5. Tocca Backup delle chat.
6. Premi Esegui backup.

Creare un backup su iPhone

1. Apri WhatsApp.
2. Tocca Impostazioni.
3. Seleziona Chat.
4. Entra in Backup delle chat.
5. Tocca Esegui backup adesso.

Dopo il backup, installa WhatsApp Business e verifica il numero di telefono. Durante la configurazione, l’app dovrebbe rilevare il backup disponibile e proporti il ripristino delle conversazioni.

Tieni presente che non puoi usare contemporaneamente lo stesso numero su WhatsApp personale e WhatsApp Business. Puoi però mantenere entrambe le applicazioni sullo stesso smartphone utilizzando due numeri differenti, per esempio un numero personale e un numero dedicato al lavoro.

Come impostare un messaggio di assenza su WhatsApp

Il messaggio di assenza è la vera risposta automatica di WhatsApp Business. Viene inviato quando un cliente ti contatta durante gli orari in cui non sei disponibile.

Puoi utilizzarlo per comunicare:

• che l’attività è chiusa;
• quando risponderai;
• gli orari di apertura;
• un numero da contattare in caso di urgenza;
• il collegamento al sito o al catalogo;
• le informazioni richieste più frequentemente.

Attivare il messaggio di assenza

La procedura è molto simile su Android e iPhone:

1. Apri WhatsApp Business.
2. Tocca la scheda Strumenti.
3. Seleziona Messaggio di assenza.
4. Attiva l’opzione Invia messaggio di assenza.
5. Tocca il testo del messaggio predefinito.
6. Scrivi la risposta automatica che vuoi inviare.
7. Conferma premendo OK oppure Salva.
8. Tocca Programmazione per scegliere quando inviare il messaggio.
9. Seleziona i destinatari.
10. Salva le modifiche.

Le voci potrebbero avere nomi leggermente differenti in base alla versione dell’app o al sistema operativo, ma il percorso principale passa dalla scheda Strumenti.

Scegliere quando inviare il messaggio

WhatsApp Business mette generalmente a disposizione tre modalità.

Invia sempre

Il messaggio automatico viene inviato in qualsiasi momento, indipendentemente dall’orario.

È una modalità utile durante:

• ferie;
• chiusure temporanee;
• festività;
• malattia;
• interruzioni del servizio;
• periodi in cui non puoi gestire le richieste.

Orario personalizzato

Puoi indicare una data e un orario di inizio e di fine.

Questa opzione è adatta, per esempio, quando sai che non sarai disponibile durante una riunione, nel fine settimana oppure per alcuni giorni.

Fuori dall’orario di apertura

Il messaggio viene inviato solo quando qualcuno scrive al di fuori degli orari lavorativi indicati nel profilo dell’attività.

Per utilizzare correttamente questa impostazione devi prima configurare gli orari:

1. Apri la scheda Strumenti.
2. Entra nel Profilo dell’attività.
3. Cerca la sezione dedicata agli orari.
4. Indica i giorni e gli orari di apertura.
5. Salva le modifiche.

Scegliere chi riceverà la risposta automatica

Puoi decidere di inviare il messaggio:

• a tutti;
• agli utenti che non sono presenti nella rubrica;
• a tutti tranne alcuni contatti;
• solamente a contatti specifici.

La scelta dipende dal modo in cui utilizzi WhatsApp Business. Se il numero serve esclusivamente per ricevere richieste commerciali, l’opzione più semplice è normalmente Tutti.

Esempi di messaggi di assenza

Il messaggio deve essere breve, chiaro e utile. Evita formule generiche come “Non sono disponibile” senza spiegare quando risponderai.

Messaggio per un’attività commerciale

Ciao, grazie per averci contattato. In questo momento il negozio è chiuso. Risponderemo alla tua richiesta domani dalle ore 9:00. I nostri orari sono dal lunedì al sabato, dalle 9:00 alle 13:00 e dalle 15:30 alle 19:30.

Messaggio per un professionista

Grazie per il messaggio. Al momento non posso rispondere, ma ho ricevuto correttamente la tua richiesta. Ti ricontatterò appena possibile durante il prossimo orario lavorativo.

Messaggio per ferie o chiusura temporanea

Grazie per averci scritto. L’attività resterà chiusa dal 10 al 20 agosto. Risponderemo ai messaggi a partire dal 21 agosto, seguendo l’ordine di ricezione.

Messaggio per assistenza clienti

Ciao, la tua richiesta è stata ricevuta. Il servizio di assistenza è disponibile dal lunedì al venerdì, dalle 9:00 alle 18:00. Indica nel messaggio il numero dell’ordine e una breve descrizione del problema.

Non inserire dati riservati, password, codici di accesso o informazioni personali nel testo automatico.

Come impostare un messaggio di benvenuto

Il messaggio di benvenuto viene inviato automaticamente quando un cliente contatta l’attività per la prima volta.

Può essere inviato anche quando una persona torna a scrivere dopo che la conversazione è rimasta inattiva per 14 giorni.

Attivare il messaggio di benvenuto

1. Apri WhatsApp Business.
2. Tocca Strumenti.
3. Seleziona Messaggio di benvenuto.
4. Attiva Invia messaggio di benvenuto.
5. Tocca il testo per modificarlo.
6. Scrivi il messaggio.
7. Scegli i destinatari.
8. Salva la configurazione.

La procedura ufficiale prevede quindi l’accesso alla scheda Strumenti, l’attivazione della funzione e la personalizzazione del testo e dei destinatari.

Esempio di messaggio di benvenuto

Ciao e benvenuto! Grazie per aver contattato Soluzione Computer. Scrivi brevemente di cosa hai bisogno e ti risponderemo appena possibile. Per velocizzare l’assistenza, indica il dispositivo utilizzato e il problema riscontrato.

Il messaggio di benvenuto non dovrebbe essere troppo lungo. Il suo scopo è confermare che il contatto è avvenuto e spiegare al cliente quali informazioni deve fornire.

Come creare risposte rapide su WhatsApp Business

Le risposte rapide non vengono inviate automaticamente, ma permettono di richiamare un messaggio precompilato attraverso una scorciatoia.

Sono utili per rispondere velocemente alle domande che si ripetono, come:

• “Quali sono gli orari?”
• “Dove vi trovate?”
• “Quanto costa la spedizione?”
• “Quali metodi di pagamento accettate?”
• “Come posso prenotare?”
• “Quanto tempo richiede la riparazione?”

Creare una risposta rapida

1. Apri WhatsApp Business.
2. Tocca la scheda Strumenti.
3. Seleziona Risposte rapide.
4. Tocca il pulsante per aggiungere una nuova risposta.
5. Inserisci il testo completo.
6. Scegli una scorciatoia facile da ricordare, per esempio /orari.
7. Aggiungi eventuali parole chiave.
8. Salva la risposta.

WhatsApp Business permette di associare scorciatoie ai messaggi utilizzati più frequentemente, includendo anche contenuti multimediali come immagini e video.

Usare una risposta rapida in una chat

Quando devi rispondere a un cliente:

1. Apri la conversazione.
2. Tocca il campo in cui normalmente scrivi il messaggio.
3. Digita il simbolo /.
4. Seleziona la risposta rapida desiderata.
5. Controlla il testo.
6. Modificalo, se necessario.
7. Premi Invia.

È consigliabile controllare sempre il contenuto prima dell’invio, soprattutto quando la risposta contiene prezzi, orari o condizioni che potrebbero cambiare.

Si possono impostare risposte automatiche in base alle parole?

WhatsApp Business permette di configurare messaggi di benvenuto e di assenza, ma non offre nell’app standard un sistema completo capace di rispondere automaticamente in base a parole specifiche.

Per esempio, non puoi configurare direttamente una regola come:

• se il cliente scrive “orari”, invia gli orari;
• se scrive “prezzo”, mostra il listino;
• se scrive “ordine”, chiedi il numero dell’ordine.

Per realizzare automazioni di questo tipo è necessario utilizzare WhatsApp Business Platform, conosciuta anche come WhatsApp API, oppure affidarsi a un partner autorizzato.

La piattaforma può essere collegata a chatbot, CRM, software di assistenza e sistemi di vendita. Consente di creare flussi automatici, notifiche sugli ordini, promemoria, procedure interattive e instradamento verso un operatore umano.

Maggiori informazioni sono disponibili nella pagina ufficiale della WhatsApp Business Platform.

Questa soluzione è più complessa rispetto all’app gratuita e può prevedere costi legati ai messaggi, al servizio utilizzato e all’eventuale partner tecnico.

Attenzione alle applicazioni non ufficiali

Sul Play Store e su altri siti si trovano applicazioni che promettono di aggiungere risposte automatiche al normale WhatsApp.

Queste app possono richiedere autorizzazioni molto invasive, come l’accesso:

• alle notifiche;
• ai contatti;
• ai messaggi visualizzati;
• ai servizi di accessibilità;
• alle applicazioni aperte sul telefono.

L’utilizzo di strumenti non autorizzati può esporre dati personali e conversazioni, oltre a causare problemi al funzionamento dell’account.

WhatsApp vieta l’utilizzo non autorizzato di sistemi per l’invio automatico o massivo dei messaggi. Per questo motivo è preferibile utilizzare esclusivamente WhatsApp Business, la piattaforma ufficiale o partner approvati.

Risposte automatiche su WhatsApp Web e Desktop

WhatsApp Web e l’applicazione per computer permettono di leggere e rispondere alle conversazioni collegate all’account Business.

La configurazione iniziale dei messaggi automatici deve essere eseguita principalmente dall’app WhatsApp Business installata sul telefono:

1. configura il messaggio di assenza o di benvenuto sullo smartphone;
2. collega il computer attraverso la funzione Dispositivi collegati;
3. utilizza WhatsApp Web o Desktop per gestire manualmente le risposte;
4. lascia attive le automazioni configurate sul profilo Business.

Anche le risposte rapide possono essere particolarmente comode dal computer, perché permettono di inserire testi lunghi senza doverli riscrivere ogni volta.

Perché la risposta automatica non funziona?

Se il messaggio automatico non viene inviato, controlla i seguenti elementi.

La funzione non è attiva

Apri Strumenti, entra nel messaggio di assenza o di benvenuto e verifica che l’interruttore sia acceso.

L’orario non è configurato correttamente

Se hai scelto l’opzione fuori dall’orario di apertura, controlla gli orari inseriti nel profilo dell’attività.

Un errore nel giorno della settimana o nell’ora di chiusura può impedire l’attivazione del messaggio.

Il destinatario è escluso

Controlla la sezione dedicata ai destinatari. Potresti aver selezionato involontariamente “Tutti tranne” oppure “Invia solo a”.

Stai usando WhatsApp personale

I messaggi automatici ufficiali sono disponibili nell’app WhatsApp Business, non nel normale WhatsApp Messenger.

L’app non è aggiornata

Apri Google Play Store o App Store e verifica la disponibilità di un aggiornamento. Le schermate e la posizione delle funzioni possono cambiare dopo un aggiornamento.

Il telefono non dispone di una connessione stabile

Controlla che il dispositivo sia collegato a una rete Wi-Fi funzionante o alla rete dati mobile.

Consigli pratici per creare risposte automatiche efficaci

Una buona risposta automatica non deve sembrare fredda o impersonale. Deve fornire subito un’informazione utile e spiegare chiaramente cosa succederà dopo.

Ecco alcune buone pratiche:

• ringrazia la persona per averti contattato;
• indica quando risponderai;
• comunica gli orari di assistenza;
• chiedi solo le informazioni realmente necessarie;
• usa frasi brevi e semplici;
• aggiorna i messaggi durante ferie e festività;
• evita promesse che non puoi rispettare;
• non fingere che il messaggio sia stato scritto in tempo reale;
• aggiungi un collegamento al sito solo quando è realmente utile.

Pro tip

Crea risposte rapide separate per orari, prezzi, indirizzo, pagamenti, spedizioni e prenotazioni. Utilizza scorciatoie intuitive come /orari, /prezzi e /spedizione. In questo modo potrai rispondere più velocemente mantenendo comunque il controllo sul messaggio prima dell’invio.

Domande frequenti sulle risposte automatiche WhatsApp

Le risposte automatiche sono disponibili su WhatsApp normale?

No. Il normale WhatsApp Messenger non include una funzione ufficiale per inviare risposte automatiche generiche. Devi utilizzare WhatsApp Business oppure una soluzione basata sulla piattaforma ufficiale per aziende.

WhatsApp Business è gratuito?

WhatsApp Business può essere scaricato e utilizzato gratuitamente. Alcune funzioni aggiuntive, servizi collegati o soluzioni professionali possono essere a pagamento.

Posso usare WhatsApp e WhatsApp Business sullo stesso telefono?

Sì, ma devi utilizzare due numeri di telefono differenti. Non puoi associare contemporaneamente lo stesso numero a entrambe le applicazioni.

Il messaggio di assenza viene inviato a tutti?

Dipende dalle impostazioni. Puoi inviarlo a tutti, solo ad alcuni contatti, alle persone non presenti nella rubrica oppure a tutti tranne i contatti selezionati.

Il messaggio di benvenuto viene inviato ogni volta?

No. Viene utilizzato principalmente quando una persona contatta l’attività per la prima volta oppure torna a scrivere dopo un periodo prolungato di inattività.

Le risposte rapide sono automatiche?

No. Le risposte rapide sono messaggi precompilati che devi selezionare manualmente digitando una scorciatoia nella chat.

Posso creare un chatbot gratuito su WhatsApp Business?

L’app WhatsApp Business gratuita non permette di creare un chatbot completo basato su parole chiave. Per automazioni avanzate devi utilizzare WhatsApp Business Platform o un servizio autorizzato collegato alle API ufficiali.

Posso programmare un messaggio automatico durante le ferie?

Sì. Nel messaggio di assenza puoi scegliere un intervallo personalizzato oppure attivare l’invio continuo per tutto il periodo in cui l’attività rimane chiusa.

Conclusione

Impostare risposte automatiche su WhatsApp è possibile utilizzando l’app gratuita WhatsApp Business. Il messaggio di assenza permette di rispondere quando non sei disponibile, mentre il messaggio di benvenuto accoglie i nuovi contatti. Le risposte rapide aiutano invece a gestire più velocemente le domande ricorrenti.

Per attività con esigenze più avanzate, come chatbot, gestione condivisa delle conversazioni, notifiche sugli ordini e collegamento a un CRM, è necessario valutare WhatsApp Business Platform.

Configura subito un messaggio di assenza chiaro, controlla gli orari dell’attività e prepara alcune risposte rapide: riuscirai a ridurre i tempi di risposta e a offrire ai clienti un’assistenza più ordinata e professionale.