PEC: come inviare e ricevere email certificate

La PEC si usa quasi come una normale email: si apre la webmail o l’app, si inserisce l’indirizzo PEC del destinatario, si scrive il messaggio, si allegano i documenti e si invia. L’operazione è completa quando arrivano e vengono conservate la ricevuta di accettazione e quella di avvenuta consegna.

Inviare una PEC non significa soltanto premere il pulsante “Invia”. Perché la comunicazione sia gestita correttamente è necessario controllare l’indirizzo del destinatario, verificare gli allegati e, soprattutto, conservare le ricevute generate dal sistema.

In questa guida vedremo passo dopo passo come inviare e ricevere una PEC, come riconoscere le ricevute corrette, dove trovare gli indirizzi ufficiali e cosa fare quando il messaggio non viene consegnato.

Che cos’è la PEC e a cosa serve

PEC significa Posta Elettronica Certificata. È un sistema di posta elettronica che permette di attestare l’invio e l’avvenuta consegna di un messaggio, generando ricevute utilizzabili come prova.

AgID definisce la PEC come un servizio capace di certificare l’invio e la consegna di un messaggio e di produrre ricevute opponibili a terzi. Per questo viene comunemente paragonata a una raccomandata con ricevuta di ritorno.

La PEC può essere utile per:

• inviare documenti a Comuni e Pubbliche Amministrazioni;
• trasmettere una disdetta o una richiesta di recesso;
• partecipare a concorsi pubblici;
• inviare documentazione relativa a una pratica;
• comunicare con aziende e professionisti;
• trasmettere contratti o moduli firmati;
• ricevere notifiche e comunicazioni ufficiali;
• inviare diffide, reclami o richieste formali;
• comunicare con INPS, Agenzia delle Entrate, scuole e università.

Il suo vantaggio principale è la possibilità di dimostrare quando il messaggio è stato inviato e quando è stato consegnato.

PEC ed email normale: quali sono le differenze

Una normale email e una PEC si scrivono quasi nello stesso modo, ma non offrono le stesse garanzie.

Caratteristica	Email normale	PEC
Invio di testo e allegati	Sì	Sì
Ricevuta certificata di accettazione	No	Sì
Ricevuta certificata di consegna	No	Sì
Data e ora certificate	No	Sì
Comunicazioni con valore probatorio	Limitato	Sì, se correttamente utilizzata
Necessità di un gestore qualificato	No	Sì

Con una normale email puoi ricevere una conferma di lettura, ma il destinatario può rifiutarla o disattivarla. La PEC, invece, genera automaticamente le ricevute previste dal sistema.

È importante capire che la PEC certifica la trasmissione, ma non sostituisce automaticamente la firma digitale. Se un documento deve essere firmato, bisogna seguire le istruzioni dell’ente o del destinatario e utilizzare, quando richiesto, una firma elettronica o digitale. PEC e firma digitale hanno quindi funzioni differenti.

Cosa serve per inviare una PEC

Prima di iniziare devi avere:

1. una casella PEC attiva;
2. le credenziali di accesso;
3. un browser, un’app o un programma di posta;
4. l’indirizzo PEC corretto del destinatario;
5. gli eventuali documenti da allegare;
6. sufficiente spazio libero nella casella;
7. l’autenticazione a due fattori, se richiesta o disponibile.

Una PEC deve essere acquistata o attivata presso un gestore presente nell’elenco ufficiale dei gestori PEC AgID. Prima di scegliere un servizio è opportuno controllare che il provider sia incluso nell’elenco aggiornato.

Esistono offerte con caratteristiche differenti per spazio, assistenza, app, notifiche e servizi aggiuntivi. Puoi approfondire l’argomento nella guida dedicata alle soluzioni disponibili per ottenere una PEC gratuita o a basso costo.

Come inviare una PEC passo dopo passo

Il metodo più semplice per un principiante è usare la webmail ufficiale del proprio gestore. Non richiede la configurazione di server, porte o protocolli.

1. Accedi alla webmail del gestore

Apri il browser e digita manualmente l’indirizzo del sito ufficiale del provider PEC.

Evita di entrare nella casella attraverso link ricevuti via email o SMS, soprattutto quando il messaggio parla di:

• casella in scadenza;
• spazio esaurito;
• pagamento rifiutato;
• account bloccato;
• verifica urgente delle credenziali.

Potrebbe trattarsi di un tentativo di phishing.

Inserisci il tuo indirizzo PEC, la password e l’eventuale codice di verifica temporaneo.

2. Crea un nuovo messaggio

Dopo l’accesso seleziona il pulsante che può chiamarsi:

• Scrivi;
• Nuovo messaggio;
• Componi;
• Nuova PEC.

La schermata è molto simile a quella di Gmail, Outlook o qualsiasi altro servizio di posta elettronica.

3. Inserisci l’indirizzo PEC del destinatario

Nel campo A digita l’indirizzo PEC ufficiale del destinatario.

Controllalo carattere per carattere. Un errore come una lettera mancante, un punto nel posto sbagliato o un dominio inesatto può causare la mancata consegna.

Non affidarti esclusivamente a un indirizzo copiato da un vecchio documento. Se la comunicazione è importante, verifica che sia ancora valido utilizzando il sito ufficiale o uno degli indici pubblici.

4. Scrivi un oggetto preciso

L’oggetto deve permettere di capire immediatamente lo scopo della comunicazione.

Alcuni esempi:

• Richiesta rimborso pratica n. 123456
• Disdetta contratto linea telefonica n. 78910
• Invio documentazione concorso pubblico
• Richiesta accesso agli atti
• Comunicazione cambio recapito
• Risposta alla richiesta del 20 luglio 2026

Evita oggetti generici come “Documenti”, “Richiesta” o “Importante”. Dopo alcuni mesi sarebbe difficile riconoscere il messaggio nell’archivio.

5. Scrivi il testo della PEC

Il contenuto deve essere chiaro, completo e possibilmente sintetico.

Puoi seguire questa struttura:

1. indica il destinatario o l’ufficio;
2. presentati con nome e cognome;
3. spiega il motivo della comunicazione;
4. inserisci il numero della pratica o del contratto;
5. specifica cosa stai chiedendo;
6. elenca gli allegati;
7. aggiungi i tuoi recapiti;
8. chiudi con un saluto formale.

Esempio:

Buongiorno,
con la presente trasmetto la documentazione relativa alla pratica indicata in oggetto.

In allegato sono presenti il modulo compilato e la copia del documento di identità.

Chiedo cortesemente conferma della presa in carico della richiesta.

Cordiali saluti
Nome e cognome
Recapito telefonico

Non è necessario usare formule eccessivamente complesse. L’importante è che siano identificabili mittente, motivo della comunicazione e richiesta.

6. Allega i documenti

Seleziona Allega, Aggiungi allegato o il simbolo della graffetta.

Prima dell’invio verifica:

• che i file siano quelli corretti;
• che ogni documento sia leggibile;
• che le pagine siano complete;
• che non siano presenti dati di altre persone;
• che il formato sia accettato;
• che la dimensione totale non superi il limite del gestore;
• che gli eventuali documenti firmati mantengano il formato originale.

Quando possibile, utilizza file PDF con nomi descrittivi, per esempio:

• Modulo_rimborso_compilato.pdf
• Documento_identita.pdf
• Contratto_numero_12345.pdf

Evita nomi come documento1.pdf, scan0001.pdf o nuovo.pdf.

7. Controlla tutto prima di inviare

Prima di premere Invia, rileggi:

• indirizzo del destinatario;
• oggetto;
• testo;
• numero di pratica;
• nomi degli allegati;
• eventuali date o scadenze;
• dati personali inseriti.

Apri gli allegati direttamente dalla bozza per assicurarti che non siano danneggiati o vuoti.

8. Invia e attendi le ricevute

Premi Invia, ma non considerare conclusa l’operazione finché non hai controllato le ricevute.

Normalmente il sistema invia prima la ricevuta di accettazione e successivamente quella di avvenuta consegna.

Ricevuta di accettazione e consegna: cosa significano

Le due ricevute principali non devono essere confuse.

Ricevuta di accettazione

Viene generata dal gestore PEC del mittente e conferma che il messaggio è stato accettato dal sistema per la trasmissione.

In termini semplici significa:

Il gestore ha preso in carico il messaggio inviato dalla tua casella.

Questa ricevuta, da sola, non dimostra che la PEC sia arrivata al destinatario.

Ricevuta di avvenuta consegna

Viene generata quando il messaggio è inserito nella casella PEC del destinatario.

AgID chiarisce che la ricevuta di avvenuta consegna viene prodotta nel momento in cui il messaggio entra nella casella certificata del destinatario. Non è quindi necessario che la persona apra o legga immediatamente il messaggio.

In termini semplici significa:

La PEC è arrivata all’indirizzo certificato indicato.

Per ogni comunicazione importante conserva insieme:

• messaggio originale;
• ricevuta di accettazione;
• ricevuta di avvenuta consegna;
• allegati;
• eventuale risposta.

Se hai inserito più destinatari PEC, dovresti ricevere una ricevuta di consegna per ciascun indirizzo raggiunto.

La ricevuta di consegna significa che la PEC è stata letta?

No. La ricevuta di avvenuta consegna certifica che il messaggio è stato inserito nella casella PEC del destinatario, non che sia stato aperto o letto da una persona.

Questa distinzione è importante: la PEC non funziona come le spunte di WhatsApp e non mostra un indicatore di lettura.

Il destinatario deve comunque controllare regolarmente la propria casella, soprattutto quando la utilizza come domicilio digitale o per attività professionali.

Come ricevere e leggere una PEC

Quando qualcuno invia un messaggio al tuo indirizzo PEC, lo troverai nella Posta in arrivo.

Per leggerlo:

1. accedi alla webmail o all’app ufficiale;
2. apri la cartella Posta in arrivo;
3. controlla mittente e oggetto;
4. apri il messaggio;
5. leggi il testo;
6. scarica gli allegati;
7. salva la comunicazione nella cartella appropriata;
8. rispondi entro eventuali termini indicati.

Non ignorare un messaggio perché ha un oggetto poco chiaro. Aprilo con prudenza e controlla chi lo ha inviato.

Quando rispondi, verifica che il destinatario della risposta sia effettivamente una PEC e che nella conversazione siano rimasti i riferimenti necessari.

Come utilizzare la PEC dal cellulare

La PEC può essere utilizzata anche da Android, iPhone e iPad attraverso:

• la webmail aperta nel browser;
• l’app ufficiale del gestore;
• un’app di posta configurata tramite IMAP e SMTP.

Per chi è alle prime armi, l’app del provider o la webmail rappresentano le soluzioni più semplici.

La configurazione nell’app Mail di iPhone o in un client generico richiede parametri specifici forniti dal gestore. La procedura di base è spiegata nella guida su come aggiungere un account email su iPhone e iPad.

Chi utilizza Aruba può invece seguire la guida dedicata a come configurare PEC Aruba su PC e smartphone.

Come aprire gli allegati ricevuti tramite PEC

Una PEC può contenere diversi tipi di file:

• PDF;
• documenti Word;
• immagini;
• file ZIP;
• documenti XML;
• file firmati digitalmente con estensione .p7m.

Prima di aprire un allegato:

1. verifica l’identità del mittente;
2. controlla che il contenuto sia coerente con l’oggetto;
3. non abilitare macro in documenti inattesi;
4. analizza il file con un sistema di sicurezza aggiornato;
5. evita programmi o app suggeriti direttamente nel messaggio;
6. conserva il formato originale.

Un file .p7m contiene generalmente un documento firmato digitalmente. Per leggerlo e verificare la firma è necessario utilizzare un software o un servizio affidabile di verifica.

La presenza di una firma digitale non significa automaticamente che il contenuto sia corretto o che una richiesta di pagamento sia autentica: bisogna controllare anche identità del firmatario, validità della firma e contesto della comunicazione.

Come trovare l’indirizzo PEC corretto

Per inviare una comunicazione ufficiale devi utilizzare un indirizzo verificato. Esistono tre indici principali.

PEC delle Pubbliche Amministrazioni

Per Comuni, Ministeri, scuole, aziende sanitarie e altri enti pubblici puoi utilizzare l’Indice delle Pubbliche Amministrazioni, conosciuto come IPA.

IPA è l’elenco pubblico di fiducia che contiene i domicili digitali delle Pubbliche Amministrazioni e dei gestori di pubblici servizi.

Cerca l’ente e seleziona l’ufficio competente. Un Comune, per esempio, può avere indirizzi differenti per protocollo, anagrafe, tributi e polizia locale.

PEC di imprese e professionisti

Per aziende e professionisti puoi consultare INI-PEC, l’indice nazionale dei domicili digitali delle imprese e dei professionisti.

La ricerca può richiedere dati come:

• denominazione dell’impresa;
• codice fiscale;
• provincia;
• categoria professionale;
• nome e cognome del professionista.

INI-PEC fa parte delle basi dati nazionali dedicate ai domicili digitali di imprese e professionisti.

PEC di cittadini e altri soggetti

Per verificare un domicilio digitale registrato da una persona fisica puoi utilizzare il portale INAD.

INAD è l’Indice nazionale dei domicili digitali delle persone fisiche, dei professionisti e di altri enti privati non iscritti nei registri destinati alle imprese.

Non utilizzare indirizzi trovati su forum, elenchi non ufficiali o vecchi documenti senza una verifica aggiuntiva.

PEC e domicilio digitale: cosa cambia

Un cittadino può scegliere una PEC come domicilio digitale, cioè come indirizzo ufficiale per ricevere comunicazioni dalla Pubblica Amministrazione.

Per registrarlo bisogna accedere al portale INAD con:

• SPID;
• Carta d’Identità Elettronica;
• Carta Nazionale dei Servizi.

La procedura guidata consente di inserire e gestire il proprio indirizzo.

Dopo la registrazione è fondamentale controllare frequentemente la casella. Comunicazioni, avvisi o atti possono essere inviati al domicilio digitale indicato.

Prima di registrare una PEC personale verifica quindi che:

• il servizio non sia prossimo alla scadenza;
• la casella abbia spazio sufficiente;
• il numero di telefono associato sia aggiornato;
• il recupero della password funzioni;
• le notifiche siano attive;
• solo il titolare possa accedere.

La PEC è obbligatoria per tutti?

No. Per il normale cittadino la PEC è generalmente facoltativa, anche se può essere registrata volontariamente come domicilio digitale.

Imprese e numerose categorie di professionisti devono invece disporre di un domicilio digitale e comunicarlo negli indici previsti. Gli obblighi specifici possono dipendere dalla forma giuridica, dall’attività e dall’iscrizione a un albo o registro. AgID distingue infatti l’uso volontario dei cittadini dagli obblighi previsti per imprese e professionisti.

In caso di dubbi relativi alla propria attività è consigliabile verificare le indicazioni del Registro delle imprese, dell’ordine professionale o del proprio consulente.

È possibile inviare una PEC a Gmail o a un’email normale?

Alcuni gestori permettono di inviare una PEC verso un indirizzo ordinario come Gmail, Outlook, Yahoo o Libero.

Tuttavia, in questo caso non si ottiene normalmente una ricevuta certificata di consegna equivalente a quella prodotta da una comunicazione PEC-to-PEC.

Per le comunicazioni che richiedono una prova completa è quindi preferibile utilizzare questo percorso:

indirizzo PEC del mittente → indirizzo PEC del destinatario

Anche l’invio da un’email normale verso una PEC può essere bloccato, filtrato oppure presentato come messaggio anomalo, a seconda delle impostazioni del gestore.

Cosa fare se la PEC non viene consegnata

Se il sistema non riesce a consegnare il messaggio, viene generato un avviso di mancata consegna o di non accettazione. AgID specifica che l’avviso segnala l’impossibilità del gestore di recapitare il messaggio nella casella certificata del destinatario.

Le cause più comuni sono:

• indirizzo scritto in modo errato;
• casella inesistente;
• casella del destinatario piena;
• allegato troppo grande;
• formato non accettato;
• presenza di un file rilevato come pericoloso;
• problema temporaneo del gestore;
• messaggio non conforme alle regole del servizio.

Quando ricevi un errore:

1. non inviare ripetutamente lo stesso messaggio;
2. leggi il testo completo dell’avviso;
3. controlla il codice o la descrizione dell’errore;
4. verifica l’indirizzo nell’indice ufficiale;
5. riduci le dimensioni degli allegati;
6. controlla lo stato del servizio;
7. riprova soltanto dopo aver corretto la causa;
8. utilizza un canale alternativo quando una scadenza è imminente.

La sola ricevuta di accettazione non basta. In assenza della ricevuta di avvenuta consegna non bisogna presumere che il destinatario abbia ricevuto la comunicazione.

Come conservare correttamente messaggi e ricevute

Per ogni invio importante crea un archivio contenente:

• PEC originale inviata;
• ricevuta di accettazione;
• ricevuta di avvenuta consegna;
• allegati;
• eventuali risposte;
• documenti successivi collegati alla stessa pratica.

Quando il provider lo permette, esporta il messaggio nel formato originale, spesso EML. Salvare soltanto una schermata o stampare il testo in PDF potrebbe non conservare tutti gli allegati, le intestazioni e i dati tecnici.

AgID raccomanda di mantenere le ricevute associate al documento al quale si riferiscono.

Ricorda inoltre che:

un normale backup non coincide automaticamente con la conservazione digitale a norma.

Il backup serve a evitare la perdita dei file. La conservazione a norma è invece un processo regolamentato, eventualmente necessario in base al tipo di documento e agli obblighi dell’organizzazione.

PEC europea e REM: cosa sapere nel 2026

La PEC italiana sta evolvendo verso servizi maggiormente interoperabili a livello europeo basati sugli standard REM, acronimo di Registered Electronic Mail.

AgID ha partecipato alla definizione dello standard ETSI per l’interoperabilità europea dei servizi di recapito elettronico certificato in conformità al regolamento eIDAS.

Per gli utenti, l’adeguamento può comportare operazioni come:

• conferma dell’identità del titolare;
• verifica dei dati personali;
• attivazione dell’autenticazione a due fattori;
• accettazione di nuove condizioni;
• aggiornamento dell’app;
• controllo dei recapiti di sicurezza.

Le procedure variano in base al gestore. Non seguire istruzioni ricevute da messaggi sospetti: accedi direttamente al pannello ufficiale del provider e controlla gli avvisi presenti nell’area riservata.

Come proteggere la casella PEC

Una casella PEC può contenere contratti, documenti di identità, dati fiscali e comunicazioni legali. Deve quindi essere protetta più di una normale casella secondaria.

Segui queste regole:

• utilizza una password lunga e unica;
• attiva l’autenticazione a due fattori;
• non comunicare password o codici temporanei;
• aggiorna email e numero di recupero;
• non accedere da computer pubblici;
• controlla gli accessi recenti, se disponibili;
• diffida degli avvisi di scadenza inattesi;
• apri la webmail digitando manualmente l’indirizzo;
• verifica mittente e allegati;
• mantieni aggiornati browser, sistema operativo e antivirus;
• esci dall’account al termine dell’utilizzo.

Una PEC certifica il percorso del messaggio, ma non garantisce che ogni comunicazione ricevuta sia onesta. Anche una casella certificata può essere utilizzata per truffe, richieste ingannevoli o invio di allegati pericolosi.

Errori comuni da evitare

Gli errori più frequenti sono:

1. inviare a una normale email quando è richiesta una PEC;
2. non verificare l’indirizzo del destinatario;
3. dimenticare uno o più allegati;
4. allegare il documento sbagliato;
5. non conservare le ricevute;
6. confondere accettazione e consegna;
7. credere che consegna significhi lettura;
8. lasciare esaurire lo spazio;
9. dimenticare il rinnovo;
10. controllare la casella troppo raramente;
11. salvare soltanto una copia PDF;
12. utilizzare la stessa password su altri siti.

Pro tip: organizza l’archivio per pratica

Non archiviare tutte le PEC in una singola cartella chiamata “Documenti”.

Crea invece una struttura come questa:

• PEC 2026
  • INPS
    • Pratica pensione 12345
  • Comune
    • TARI 2026
  • Contratti
    • Disdetta operatore
  • Lavoro
    • Concorso pubblico

All’interno della cartella della pratica salva:

• 01_Messaggio_inviato.eml
• 02_Ricevuta_accettazione.eml
• 03_Ricevuta_consegna.eml
• 04_Allegato_inviato.pdf
• 05_Risposta_ricevuta.eml

Questa numerazione permette di ricostruire rapidamente l’ordine degli eventi senza aprire decine di file.

Quanto costa una PEC e come scegliere il gestore

Il prezzo dipende da:

• spazio incluso;
• dimensione massima degli allegati;
• app disponibile;
• notifiche tramite SMS o email;
• assistenza;
• archivio aggiuntivo;
• sistemi di sicurezza;
• dominio personalizzato;
• servizi di conservazione;
• rinnovo automatico.

Prima dell’acquisto controlla sempre:

1. prezzo iniziale;
2. costo dei rinnovi successivi;
3. durata dell’offerta;
4. spazio della casella;
5. condizioni in caso di mancato rinnovo;
6. procedura per esportare i messaggi;
7. possibilità di aumentare la quota;
8. disponibilità della verifica in due passaggi.

Non scegliere esclusivamente l’offerta meno costosa. Una webmail semplice, un recupero account affidabile e notifiche tempestive possono essere più importanti di pochi euro di differenza.

Link utili ufficiali

• Informazioni AgID sulla Posta Elettronica Certificata
• Elenco ufficiale dei gestori PEC
• IPA – indirizzi delle Pubbliche Amministrazioni
• INI-PEC – imprese e professionisti
• INAD – domicili digitali dei cittadini

FAQ sulla PEC

La PEC ha lo stesso valore di una raccomandata?

Una comunicazione correttamente inviata da PEC a PEC può fornire una prova dell’invio e dell’avvenuta consegna analoga a quella offerta da una raccomandata con ricevuta di ritorno. Bisogna conservare messaggio, ricevuta di accettazione e ricevuta di consegna.

La ricevuta di consegna dimostra che il messaggio è stato letto?

No. Dimostra che il messaggio è stato inserito nella casella PEC del destinatario. Non certifica l’apertura o la lettura da parte di una persona.

Posso inviare una PEC dal cellulare?

Sì. Puoi utilizzare la webmail, l’app ufficiale del gestore oppure un’app di posta configurata con i parametri corretti.

Posso inviare una PEC a Gmail?

Alcuni gestori lo consentono, ma una comunicazione verso Gmail o un’altra email ordinaria non genera normalmente le stesse certificazioni di una trasmissione PEC-to-PEC.

Cosa devo conservare dopo l’invio?

Conserva il messaggio originale, gli allegati, la ricevuta di accettazione e la ricevuta di avvenuta consegna. Per una pratica complessa conserva anche le risposte e gli eventuali documenti successivi.

Cosa succede se il destinatario non apre la PEC?

La ricevuta di avvenuta consegna viene generata quando il messaggio entra nella casella certificata. L’apertura da parte del destinatario non è necessaria per produrre la ricevuta.

Come faccio a sapere se una PEC è stata consegnata?

Devi trovare nella tua casella la ricevuta di avvenuta consegna. La sola ricevuta di accettazione conferma soltanto che il gestore del mittente ha preso in carico il messaggio.

Posso usare la PEC senza partita IVA?

Sì. Anche un privato cittadino può acquistare e utilizzare una PEC per disdette, reclami, pratiche amministrative, concorsi e altre comunicazioni formali.

La PEC deve essere controllata ogni giorno?

Non esiste una frequenza adatta a ogni situazione, ma una casella utilizzata come domicilio digitale o per attività professionali dovrebbe essere controllata molto spesso. È utile attivare notifiche su un’email ordinaria o sullo smartphone.

Cosa succede se dimentico di rinnovare la PEC?

Il provider può sospendere o successivamente disattivare la casella secondo le condizioni contrattuali. Potresti non riuscire a inviare o ricevere comunicazioni e, in alcuni casi, perdere l’accesso ai messaggi dopo il periodo previsto dal gestore.

Conclusione

La PEC è semplice da utilizzare, ma deve essere trattata come uno strumento ufficiale. Prima dell’invio controlla destinatario, oggetto e allegati; dopo l’invio verifica sempre di aver ricevuto sia l’accettazione sia l’avvenuta consegna.

Organizza messaggi e ricevute in un archivio ordinato, proteggi l’account con una password unica e con l’autenticazione a due fattori e mantieni sotto controllo spazio e rinnovo.

Accedi oggi alla tua casella, verifica che i recapiti di recupero siano aggiornati e crea le prime cartelle per organizzare le comunicazioni importanti: pochi minuti di manutenzione possono evitare problemi quando dovrai recuperare una PEC urgente.