I migliori programmi di fatturazione elettronica

da | Siti web e servizi online

Tutti gli addetti del settore sanno che la fattura elettronica, a partire dal 1° gennaio 2019, in Italia è obbligatoria per la maggior parte degli operatori economici.

Sta prendendo campo quindi, l’uso di tale tipo di fatturazione che è in formato digitale, quindi:

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  1. elaborata,
  2. trasmessa,
  3. archiviata digitalmente.

Per fare tali mansioni occorre uno specifico software, che permette di:

  • creare le fatture elettroniche,
  • inviarle e riceverle tramite PEC,
  • gestire la rubrica dei clienti e dei fornitori,
  • gestire il catalogo dei prodotti,
  • condividere la fattura con il commercialista,
  • effettuare importazione ed esportazione delle fatture elettroniche.

Ci sono vari programmi per la fatturazione elettronica, quasi tutti a pagamento( InvoiceBuddy, Aruba, Legalinvoice, Fatture in Cloud, Tic di Zucchetti, Danea, FattureWeb di Sistemi e FatturaElettronica APP), ma alcuni sono gratuiti, tra cui quelli offerti dall’Agenzia delle Entrate, Assoinvoce e Infocamere.

In questo articolo esamineremo tutto ciò, approfondendo il tema sui programmi di fatturazione elettronica e consigliando come fare per acquisirli e utilizzarli

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Informazioni preliminari

Prima di entrare nel dettaglio dei programmi di fatturazione elettronica, ripassiamo un po’:

  • La fattura elettronica è un documento fiscale obbligatorio, che permette di attestare un’operazione di compravendita di beni e servizi tra due soggetti,
  • la fattura regola il rapporto di debito e credito che sorge tra compratore e venditore,
  • la fattura elettronica assolve agli stessi obblighi e alle stesse funzioni della vecchia fattura cartacea, ma deve essere redatta con un PC, tablet o smartphone e trasmessa in via elettronica al cliente, tramite il Sistema di Interscambio (Sdl) in formato XML (eXtensible Markup Language),
  • l’Sdl è stato predisposto dall’Agenzia delle Entrate per controllare la presenza dei –
    1. dati obbligatori della fattura,
    2. l’indirizzo telematico,
    3. la correttezza della partita IVA e del codice fiscale del venditore e del compratore.

Proprio per questa importante funzione, i software di gestione della fatturazione elettronica, devono superare alti standard qualitativi e la loro affidabilità deve essere completa

La fatturazione elettronica è obbligatoria, ma alcuni soggetti sono esonerati dalla sua emissione.

Tra gli esonerati, vi sono le imprese e i lavoratori autonomi che rientrano nel regime di vantaggio, coloro che rientrano in quello forfettario e i piccoli produttori agricoli (già esonerati dalla fatturazione).

Per ulteriori informazioni, a tale riguardo, si può consultare la pagina dedicata del sito Agenzia delle Entrate.

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Programmi per fatturazione elettronica gratis

Da ora in poi esamineremo i programmi gestionali di fatturazione elettronica più utilizzati e affidabili, rispondenti a tutte le varie richieste.

Iniziamo con i programmi gratuiti, ideali soprattutto per chi non ha necessità di fare un elevato numero di fatture.

Programma per fatturazione elettronica Agenzia Entrate

Per utilizzare il software di fatturazione elettronica gratuito, fornito dall’Agenzia delle Entrate, occorre che, nel computer, sia installato il programma Java.

Verificato ciò si può procedere con il download del software:

  • collegarsi alla pagina dedicata sul sito dell’AdE
  • cliccare sul link Compilazione fattura elettronica, per avviare subito lo scaricamento del programma,
  • finito il download, aprire il file chiamato FEL18.jnlp, con un doppio clic,
  • portare a termine l’installazione cliccando sui pulsanti Esegui e Avanti.

Il software è ora pronto per essere utilizzato.

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Una volta avviato:

  • cliccare sull’icona del documento in bianco con la scritta New, posta in alto a sinistra,
  • oppure sul menu File (in alto a sinistra),
  • fare tap sulla voce Nuova fattura, per creare una nuova fattura elettronica,
  • inserire il codice IVA e mettere una spunta sul tipo di fattura che vogliamo creare tra
  1. Ordinaria,
  2. Semplificata,
  3. PA,
  • confermare i dati, facendo clic sul tasto Finito.

Il passaggio successivo richiede di inserire i propri dati:

  • premendo sulla cartella a sinistra chiamata I miei dati,
  • passare alla cartella Fattura, per inserire i dati del cliente,
  • ai Dati Generali e inserire sia le Linee di dettaglio della fattura che i Dati Pagamento
  • al termine visualizzeremo i Dati di Riepilogo,
  • premere il pulsante Creazione file da Inviare, per confermare.

Il programma farà tutti i controlli necessari sulla presenza di errori, se è tutto a posto, potremo salvare la fattura:

  • facendo clic sulla voce File (in alto a sinistra),
  • selezionando l’opzione Salva Fattura dal menu che si apre.

Per riprendere le fatture salvate si usa il comando Apri Fattura del menu File.

Le fatture generate devono essere inviate all’AdE, tramite il pannello Web Fatture e Corrispettivi, a cui accedere con un apposito PIN.

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Yuxme Forfettario Facile Light (Online)

A partire dal 1° luglio 2022 anche i soggetti in regime forfettario hanno l’obbligo di emettere fatture elettroniche per mezzo del Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate.

Yuxme Forfettario Facile Light è un software nato a questo scopo ed è in forma completamente gratuita.

Yuxme Forfettario Facile Light funziona direttamente dal browser di navigazione, senza richiedere altre installazioni, e consente di generare proforma e fatture elettroniche, comprese quelle per UE, Paesi Extra UE e PA rispettando tutte le normative e calcolando la marca da bollo, per quelle con importo superiore ai 77,47 euro.

Le fatture possono poi essere inviate al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate, tramite:

  1. una procedura di identificazione gratuita via SPID,
  2. o, se questo non c’è, una procedura di identificazione (KYC), realizzata in pochi minuti da Yuxme tramite documento d’identità e dietro pagamento di un piccolo contributo.

Questo programma svolge:

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  • la numerazione e la conservazione automatica delle fatture di acquisto e delle bollette doganali a norma di legge,
  • la documentazione viene conservata per 10 anni, e vi si accede tramite il database cloud incluso nel servizio,
  • per ogni fattura creata, il software memorizza anche i dati del cliente e dei prodotti,
  • questi si ritrovano in anagrafica , da dove si può gestire il prodotto e i clienti/fornitori e aggiungerne di nuovi.

Il software consente anche di:

  1. controllare l’andamento finanziario della propria attività,
  2. realizzare una simulazione delle imposte da pagare a fine anno.

L’interfaccia utente è completamente in italiano e richiede una procedura di registrazione.

Una volta completata l’iscrizione, per iniziare a creare fatture e proforma:

  • inserire i dati della propria attività,
  • caricare corrispettivi elettronici in formato XML o ZIP.

Il servizio inoltre offre:

  • notizie aggiornate sulla fatturazione elettronica,
  • l’assistente virtuale TaxBot che risponde domande su tasse, fisco e adempimenti,
  • il supporto da parte degli esperti di Yuxme.

Per iniziare a usare Yuxme Forfettario Facile Light:

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  • andare sulla pagina principale del sito
  • cliccare sul pulsante per iscriversi,
  • fornire l’ indirizzo email,
  • una volta accettate le condizioni d’uso e aver dato conferma, impostare la password, da usare per accedere al tuo account,
  • inserire la propria Partita IVA e premere sul bottone per registrarti.

Riceveremo un link di conferma via email:

  • visitarlo e accedere a Yuxme Forfettario Facile Light dalla pagina che si apre,
  • verrà dunque proposto un rapido tutorial che descrive il suo funzionamento,
  • andare nel menu Impostazioni,
  • inserire i dati primari della nostra attività, in modo da poter iniziare a creare fatture elettroniche e proforma,
  • per farlo premere sul pulsante ‌(+) collocato in alto a destra,
  • selezionare l’opzione che preferiamo e compilare il prospetto che ci viene mostrato.

A fattura creata potremo vedere un’anteprima del documento e scegliere se:

  1. tornare alle fatture elettroniche per riprendere il lavoro in un secondo momento,
  2. modificarla,
  3. inviarla via email,
  4. inviarla all’SDI (la prima volta dovremo eseguire la verifica dell’identità via SPID, tramite il nostro Identity Provider, o documento di riconoscimento, con Yuxme),
  5. duplicarla.

In seguito, troveremo tutti i documenti nell’archivio, e da qui potremo gestirli, visualizzarli, filtrarli e conoscere in dettaglio lo stato SDI.

Per maggiori dettagli si può consultare il sito ufficiale.

Assoinvoice (Windows/macOS/Linux)

Assoinvoice è un altro programma gratuito, ma utilizzabile solo per la visualizzazione delle fatture elettroniche e non per la loro creazione.

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Si può:

  • scaricare dal suo sito ufficiale
  • cliccare sul logo in blu (in basso) corrispondente al sistema operativo che si utilizza sul proprio PC,
  • Assoinvoice è disponibile per Windows, macOS e Linux.

In questa guida faccio riferimento alla versione Windows.

Al termine dello scaricamento:

  • aprire il file .exe ottenuto e procedere cliccando sul pulsante Avanti,
  • accettare i termini del contratto,
  • premere sul tasto Avanti,
  • scegliere la cartella dove installare il programma,
  • fare clic di nuovo su Avanti,
  • confermare l’installazione del software, pigiando sul tasto Installa.

Dopo l’installazione:

  • cliccare sul tasto Finito,
  • aprire il software dal menu Start, quello accessibile cliccando sul pulsante in basso a sinistra, con il logo di Windows,
  • quando il programma si apre, accettare la licenza e le clausole d’uso, con due clic sui pulsanti Approvo,
  • fare tap sull’icona (⋮) (in alto) e selezionare il pulsante a forma di cartella, per poter scegliere il percorso in cui si trovano le fatture elettroniche dai visualizzare,
  • confermare il tutto, premendo sul pulsante Seleziona cartella.

Quando la fattura verrà visualizzata, potremo anche cambiare la modalità di visualizzazione tra semplificata, completa e ministeriale e potremo salvare il file o stamparlo, cliccando sulle apposite icone collocate in alto.

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Libero SiFattura Basic (Online)

Da tenere assolutamente in considerazione anche Libero SiFattura Basic, un programma gestionale completo e gratuito, che permette di creare i file xml della fattura elettronica, oltre che a ricevere direttamente le fatture elettroniche.

Maggiori info qui https://sifattura.libero.it/ .

Programmi per fatturazione elettronica a pagamento

Adesso passiamo ai programmi a pagamento.

La scelta è molto ampia e in questo articolo abbiamo esaminato i software più utilizzati e più diffusi, particolarmente indicati per chi ha bisogno di ricorrere con frequenza alla fatturazione elettronica.

In molti casi, infatti, si tratta di soluzioni all-in-one, che funzionano direttamente dal browser e che provvedono anche all’invio delle fatture emesse e ricevute all’Agenzia delle Entrate.

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Programma per fatturazione elettronica Aruba

Il primo programma a pagamento per gestire le fatture elettroniche di cui parliamo, è quello fornito da Aruba, azienda italiana che opera nei settori delle pratiche online, del Web hosting e del cloud.

Il suo programma funziona interamente via Web, e non c’è bisogno di installare niente sul PC.

Si può usare anche come app per dispositivi mobili:

  1. Android
  2. iOS/iPadOS

Dal punto di vista contabile, la Fatturazione Elettronica Aruba di:

  • avere le proprie fatture elettroniche sempre a portata di mano,
  • possibilità di crearle, inviarle, riceverle, gestirle e conservarle,
  • comunicare i dati relativi alle liquidazioni periodiche dell’IVA,
  • trasmissione dei dati in fattura che interessano spesometro ed esterometro.

Il servizio di Aruba è proposto nella sua versione:

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  • Completa per i possessori di Partita IVA a un prezzo di 1 euro + IVA per 3 mesi e poi 25 euro + IVA annui al rinnovo. Include
  1. 1GB di spazio per la gestione dei documenti (pari a circa 100.000 fatture dal peso medio di 10KB),
  2. ricezione fatture tramite Codice Destinatario KRRH6B9,
  3. accesso al pannello di gestione,
  4. import delle fatture da altri sistemi e portale AdE,
  5. conservazione automatica a norma,
  6. anteprima di fatture ricevute e inviate,
  7. editor per la creazione e il caricamento di fatture XML,
  8. invio di fatture a privati, clienti e PA,
  9. gestione anagrafiche fornitori, clienti, prodotti e servizi, pagamento ecc.,
  10. invio fatture e comunicazioni finanziarie e transito attraverso SDI,
  11. collaborazione online con il proprio commercialista, gestione multiutente (opzionale a pagamento) e ordini elettronici (opzionale a pagamento),
  12. . Maggiori info qui https://www.pec.it/acquista-fatturazione-elettronica.aspx .
  • Fatturazione Elettronica Aruba Solo Ricezione per i possessori di Codice Fiscale e per tutti coloro che hanno la sola necessità di ricevere fatture elettroniche. Al prezzo di 1 euro + IVA per 3 mesi e poi 14,90 euro + IVA annui al rinnovo, offre –
  1. 1GB di spazio per i documenti,
  2. la ricezione di fatture tramite Codice Destinatario KRRH6B9,
  3. l’accesso al pannello di gestione,
  4. la possibilità di impostare l’invio di report automatici,
  5. l’importazione di fatture da altri sistemi e dal portale dell’AdE,
  6. la conservazione automatica a norma,
  7. l’anteprima delle fatture ricevute e la gestione multiutente (opzionale, a pagamento),
  8. Maggiori info qui https://www.pec.it/acquista-fatturazione-elettronica.aspx .

È anche possibile arricchire la Fatturazione Elettronica Aruba con l’accesso multiutente e l’acquisto di spazio aggiuntivo.

L’accesso multiutente consente l’entrata autonoma al servizio di Fatturazione Elettronica Aruba, da parte di utenti aggiuntivi, che avranno anche i permessi di:

  1. Lettura,
  2. Creazione/Modifica (non previsto per il servizio Solo Ricezione),
  3. Invio fatture (non previsto per il servizio Solo Ricezione) e Gestione impostazioni,
  4. l prezzo è di 4,90 euro + IVA/anno per ogni utente.

L’acquisto di spazio aggiuntivo ammonta a 25 euro + IVA/anno per ogni GB.

Maggiori info qui https://www.pec.it/servizi-aggiuntivi-fatturazione-elettronica.aspx .

Da sottolineare che commercialisti e studi commerciali possono gestire fatture e contabilità dei clienti direttamente online, mediante un loro pannello di gestione.

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Possono infatti registrare un account gratuito, che dà accesso a un’area di gestione clienti, con la possibilità di collaborare o operare per conto del cliente stesso, in base ai permessi accordati:

  1. consultazione dei documenti fino alla creazione,
  2. emissione, modifica e gestione di fatture ricezione di notifiche e comunicazioni finanziarie, per conto dei propri clienti,
  3. configurazione del servizio di fatturazione.

Tutto gratis, grazie al servizio Fatturazione Elettronica Aruba Commercialisti.

Maggiori info qui https://www.pec.it/fatturazione-elettronica-commercialisti.aspx .

Vediamo adesso come usare la Fatturazione Elettronica Aruba:

  • collegarsi alla pagina dedicata
  • cliccare sul pulsante Acquista e completare l’ordine facendo il login, se siamo già registrati,
  • se dobbiamo ancora avere un account Aruba, cliccare sul pulsante Registrati e completare l’ordine,
  • scegliere tra libero professionista, azienda, ditta individuale o Pubblica Amministrazione,
  • compilare tutte le altre informazioni personali, indirizzo e-mail incluso.

Prima di cliccare sul bottone Prosegui e completare l’ordine:

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Dopo aver ottenuto l’accesso al servizio, potremo usare i servizi di Fatturazione Elettronica Aruba direttamente da Web o da app.

Per tutti i dettagli sul funzionamento si possono consultare:

  • il canale YouTube con i video tutorial dedicati al funzionamento del servizio.
  • il Magazine Aruba, che contiene notizie legate al mondo della fatturazione elettronica.

InvoiceBuddy

InvoiceBuddy è dedicato a chi lavora nel mondo dei servizi.

Si tratta di un ottimo software di fatturazione online pensato in maniera specifica per le attività di servizi (freelance, professionisti, consulenti, agenzie, gruppi di lavoro ecc.).ati.

Tra le sue caratteristiche principali c’è la presenza di un timesheet integrato, il quale è collegato direttamente al modulo di fatturazione.

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Questo significa che non c’è bisogno di segnarsi le attività svolte su un’agenda, un foglio Excel o sul calendario per poi riportarle nel software fatturazione, ma si segnano le attività direttamente nel timesheet di InvoiceBuddye queste vengono elencate, automaticamente, nel modulo di fatturazione per essere fatturate.

InvoiceBuddy consente anche di:

  • tracciare le ore spese nella realizzazione di un lavoro,
  • capire se la cifra richiesta nel preventivo è stata sufficiente a coprire il tempo impiegato,
  • vedere i clienti con arretrati con relativi importi e scadenze,
  • gestire e monitorare i solleciti,
  • organizzare attività da svolgere, scadenze e ruoli con un efficace task manager,
  • realizzare previsioni di fatturato,
  • molto altro ancora.

Tutto ciò con la possibilità di accesso multiutente, dedicato a coloro che lavorano sul medesimo progetto.

Maggiori info qui https://invoicebuddy.it/caratteristiche/ .

InvoiceBuddy presenta diversi piani tra cui scegliere:

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  1. Novice Buddy (4,99 euro/mese + IVA fatturati annualmente) che è ideale per chi rientra in regimi fiscali agevolati, come quello dei minimi e il forfettario. Include time tracking, generazione fatture e proforme, invio fatture via e-mail in PDF, esportazione fatture in XML e scadenzario evoluto,
  2. Expert Buddy (11,99 euro/mese + IVA fatturati annualmente IN PROMO GRATIS PER TUTTO IL 2022), ideale per chi deve usare la fatturazione elettronica. Include invio/ricezione delle fatture elettroniche, spese classificate per tipologia, piano mensile di entrate e uscite e analisi del fatturato,
  3. Guru Buddy (18,99 euro/mese + IVA fatturati annualmente IN PROMO GRATIS PER 3 MESI) che è ideale per i gruppi di lavoro e presenta accesso multiutente, con utenti illimitati, solleciti di pagamento, import movimenti bancari da home banking, riconciliazione incassi e pagamenti e analisi di redditività dei progetti e dei clienti. Maggiori info qui https://invoicebuddy.it/caratteristiche/ .

Per attivare la prova gratuita:

  • collegarsi alla pagina principale di InvoiceBuddy
  • inserire un indirizzo di posta elettronica nel campo apposito,
  • cliccare sul pulsante per richiedere la prova gratis,
  • riceveremo via e-mail le istruzioni per accedere al software dal browser, con le relative credenziali.

Una volta effettuato il login:

  • compilare il modulo con i dati della tua attività,
  • si può iniziare ad usare timesheet e tutte le altre funzioni offerte da InvoiceBuddy.

La funzionalità è chiara, con una barra degli strumenti per accedere a:

  • Report (con dashboard, previsionale e analisi clienti),
  • Timesheet (con attività e fatturazione),
  • Documenti (fatture di vendita, fatture proforma, fatture di acquisto e liquidazione IVA),
  • Scadenze (incassi, pagamenti, giroconto, estratto conto e anticipi),
  • Anagrafiche (di clienti, fornitori e banche, più tariffario e servizi),
  • Dati esterni (con riconciliazione e impostazioni tracciati).

Se qualcosa sul funzionamento non fosse comprensibile, si può cliccare sull’icona del punto interrogativo, posta in alto a destra, per accedere ad una sezione di video tutorial, che ne illustrano il funzionamento in dettaglio.

Per maggiori informazioni ti rimando al sito ufficiale del servizio.

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Programma per fatturazione elettronica Zucchetti

Un’ altra proposta di programma per la gestione, invio e conservazione delle fatture elettroniche è Zucchetti,

Zucchetti offre due possibilità per la fatturazione elettronica:

  1. Digital Hub Zucchetti, che è un software Web based adatto a tutti coloro vogliono avere accesso personale alla gestione delle fatture B2B e PA, lasciando a Zucchetti il compito di conservazione,
  2. Outsourcing/pay-per-use, la delega dell’intera gestione, trasmissione e conservazione delle fatture elettroniche,
  3. in entrambi i casi, non è richiesta alcuna installazione, il programma è utilizzabile direttamente da browser Web.

Digital Hub Zucchetti include anche l’accesso alla Digital Hub App, ideata per:

  • emettere fatture elettroniche da smartphone e tablet,
  • l’invio automatico del codice identificativo a clienti e fornitori,
  • il re indirizzamento automatico delle fatture alla propria PEC,
  • la gestione dell’acquisto carburante tramite ZcarFleet.

Per acquistare Digital Hub Zucchetti, andare su questa pagina, da cui scegliere il tipo di attività e procedere selezionando un pacchetto di fatture che va da:

  • euro 10 + IVA per 10 fatture,
  • fino ad euro 400 + IVA per 1000 fatture.

Prima di poter fare l’acquisto, occorre registrarsi:

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  • cliccando sul tasto Acquista,
  • premendo sulla voce Non sei registrato? Clicca qui!,
  • completando il form proposto,
  • decidere se dare i consensi alla privacy,
  • compilato il tutto, cliccare sul tasto Registrati.

Il servizio Outsourcing di Zucchetti funziona con un modello prepagato che prevede:

  • l’acquisto di pacchetti di fatture (attive o passive) con un prezzo variabile in base al numero,
  • ciascuno dei pacchetti ha una durata di 12 mesi dalla data di acquisto.

È possibile consultare il listino completo a questo indirizzo www.fatturapa.supermercato.it/listino.aspx .

Una volta individuato il pacchetto che si vuole, si deve procedere acquistando la SDI card: un credito prepagato con validità 24 mesi ricaricabile e utilizzabile in più tranche.

Per acquistare una SDI card:

  • andare sulla pagina dedicata
  • scegliere l’importo da versare,
  • inserire le credenziali di accesso o registrarsi,
  • accettare le condizioni di utilizzo,
  • compilare la sezione SCEGLI PACCHETTO e fare la scelta, cosicché il credito nella card venga scalato.

L’utilizzo del pacchetto software di gestione della fatturazione elettronica di Zucchetti è piuttosto intuitivo.

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Per chiarimenti è, comunque, disponibile un manuale d’uso

Libero SiFattura Lite e Pro (Online)

Libero SiFattura è una delle versioni più complete, che aggiunge ulteriori funzionalità, come l’invio automatico delle fatture elettroniche al SDI e la possibilità di inviare fatture elettroniche alla PA. Maggiori info qui https://sifattura.libero.it/ .

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