Gemini per produttività: 20 usi utili da provare

Gemini può aumentare la produttività molto più di quanto sembri: non serve soltanto a scrivere testi, ma può analizzare documenti, cercare informazioni in Gmail e Drive, creare fogli di calcolo, organizzare progetti, programmare riepiloghi e trasformare contenuti complessi in file, quiz o audio facili da utilizzare.

Quando si parla di Gemini, molte persone pensano immediatamente a un chatbot al quale chiedere di scrivere un messaggio, riassumere un testo o rispondere a una domanda. In realtà, l’intelligenza artificiale di Google può diventare un vero assistente per il lavoro, lo studio e l’organizzazione personale.

Le funzioni disponibili nel 2026 permettono di lavorare con documenti, email, appuntamenti, fogli di calcolo e file archiviati su Google Drive. È inoltre possibile creare assistenti personalizzati, organizzare progetti in spazi dedicati, programmare attività ricorrenti e generare direttamente documenti in diversi formati.

Alcune funzioni possono dipendere dal tipo di account Google, dall’abbonamento attivo, dalla lingua utilizzata e dalla distribuzione graduale delle novità. Gli utenti con un piano Google AI o un account Google Workspace compatibile possono generalmente accedere a un numero maggiore di strumenti.

Vediamo quindi 20 utilizzi di Gemini per la produttività che molti utenti non conoscono o non sfruttano completamente.

Come iniziare a usare Gemini per lavorare meglio

Per accedere al servizio è sufficiente aprire il sito ufficiale di Google Gemini ed effettuare l’accesso con il proprio account Google.

Gemini può essere utilizzato:

• dal browser del computer;
• dall’app Gemini per Android;
• dall’app Gemini per iPhone e iPad;
• dal pannello laterale di Gmail, Documenti, Fogli, Presentazioni e Drive, quando previsto dal proprio piano;
• attraverso le applicazioni Google collegate.

Prima di utilizzare informazioni personali provenienti da Gmail, Drive o Calendar, è consigliabile controllare la sezione dedicata alle applicazioni collegate nelle impostazioni di Gemini.

1. Impostare istruzioni personalizzate permanenti

Uno dei sistemi più efficaci per risparmiare tempo consiste nel configurare delle istruzioni che Gemini dovrà seguire in tutte le conversazioni.

Puoi indicare, per esempio, che desideri:

• risposte semplici e senza termini tecnici;
• un riepilogo iniziale;
• elenchi puntati al posto di lunghi paragrafi;
• testi scritti sempre in italiano;
• spiegazioni rivolte a un pubblico principiante;
• date espresse nel formato giorno, mese e anno.

In questo modo non dovrai ripetere le stesse indicazioni ogni volta che inizi una nuova chat. Gemini supporta istruzioni personalizzate che possono definire struttura, stile e preferenze delle risposte.

Prompt da utilizzare:

Nelle tue risposte usa un linguaggio semplice, inserisci prima un breve riepilogo e poi spiega tutti i passaggi in ordine numerato.

2. Creare un Gem per le attività ripetitive

I Gem sono versioni personalizzate di Gemini configurate per svolgere uno specifico tipo di lavoro.

Puoi creare, per esempio:

• un Gem che corregge le email;
• un Gem che prepara post per i social network;
• un Gem che analizza preventivi;
• un Gem che trasforma appunti in verbali;
• un Gem che genera schede prodotto;
• un Gem che controlla la chiarezza dei documenti.

La differenza rispetto a una normale conversazione è che il Gem conserva le istruzioni assegnate. Non dovrai quindi spiegare ogni volta il tipo di risultato che desideri.

Per crearlo, apri Gemini, entra nella sezione Gem o Gestione Gem, scegli l’opzione per crearne uno nuovo e inserisci istruzioni dettagliate. I Gem sono progettati proprio per applicare indicazioni specifiche e ripetibili.

Esempio di istruzione:

Sei un assistente per la gestione delle email. Correggi il testo, elimina le ripetizioni e mantieni un tono professionale ma cordiale. Non modificare nomi, date e importi.

3. Organizzare un progetto con i Notebook di Gemini

I Notebook consentono di creare uno spazio dedicato a un progetto, mantenendo insieme fonti, istruzioni e conversazioni.

Potresti creare un notebook per:

• organizzare una ristrutturazione;
• preparare un esame;
• gestire un progetto lavorativo;
• confrontare offerte commerciali;
• raccogliere materiale per una ricerca;
• pianificare la pubblicazione di contenuti.

All’interno del notebook puoi caricare file e continuare a fare domande senza dover ripetere ogni volta il contesto. Il sistema mantiene le fonti e le indicazioni legate al progetto.

I Notebook di Gemini sono collegati anche a NotebookLM e, per gli utenti dello Spazio economico europeo, può essere richiesta un’autorizzazione per sincronizzare le informazioni tra i due servizi. Al momento, la disponibilità può variare in base al tipo di account.

4. Programmare riepiloghi automatici

Gemini permette di programmare alcune azioni ricorrenti, trasformando una semplice richiesta in un appuntamento quotidiano, settimanale o mensile.

Puoi chiedere, per esempio:

• un riepilogo delle notizie ogni mattina;
• nuove idee per i pasti ogni domenica;
• un elenco settimanale delle attività da completare;
• suggerimenti mensili per migliorare una competenza;
• un promemoria periodico per controllare determinate scadenze.

Quando la funzione è disponibile, devi specificare chiaramente frequenza, giorno, orario e contenuto desiderato. Le azioni programmate possono essere gestite dalle impostazioni di Gemini.

Prompt da utilizzare:

Ogni lunedì mattina prepara un elenco di cinque obiettivi realistici per organizzare meglio la settimana lavorativa.

5. Creare un briefing personale giornaliero

Tra le funzioni più interessanti c’è la possibilità di ottenere un riepilogo personalizzato della giornata.

Un briefing può includere:

• appuntamenti imminenti;
• attività da completare;
• informazioni utili provenienti dalle applicazioni collegate;
• argomenti da approfondire;
• priorità della giornata;
• promemoria legati ai propri progetti.

Per ottenere un risultato utile, collega soltanto le applicazioni necessarie e specifica quali informazioni devono essere incluse.

Prompt da utilizzare:

Prepara un briefing per la giornata. Mostra prima gli appuntamenti, poi le attività urgenti e infine tre priorità sulle quali concentrarmi.

6. Confrontare contemporaneamente più PDF e documenti

Gemini può analizzare file caricati direttamente nella conversazione. Il vero vantaggio non consiste soltanto nel riassumere un singolo PDF, ma nel confrontare più documenti.

Puoi utilizzare questa funzione per:

• confrontare due contratti;
• individuare differenze tra preventivi;
• analizzare diversi regolamenti;
• verificare modifiche tra due versioni dello stesso documento;
• confrontare caratteristiche di prodotti;
• estrarre date, costi e condizioni.

Dopo aver caricato i file, chiedi a Gemini di creare una tabella comparativa. Controlla comunque i dati più importanti direttamente nei documenti originali, soprattutto quando sono presenti condizioni economiche o legali.

Prompt da utilizzare:

Confronta questi tre preventivi. Crea una tabella con prezzo totale, servizi inclusi, costi aggiuntivi, durata, condizioni di recesso e possibili svantaggi.

7. Usare Deep Research con fonti selezionate

Deep Research non si limita a produrre una risposta veloce. Gemini prepara un piano di ricerca, consulta diverse fonti e genera un rapporto approfondito.

La funzione può essere utilizzata per:

• studiare un mercato;
• confrontare servizi;
• preparare una relazione;
• analizzare un argomento complesso;
• raccogliere informazioni prima di un acquisto importante;
• creare una panoramica aggiornata di un settore.

Oltre a Google Search, alcune configurazioni permettono di utilizzare file caricati, contenuti di Drive, messaggi Gmail e notebook di NotebookLM come fonti.

Prima di avviare la ricerca, definisci con precisione:

1. l’argomento;
2. il periodo da considerare;
3. il Paese di riferimento;
4. le fonti preferite;
5. il formato del rapporto finale.

Prompt da utilizzare:

Prepara una ricerca approfondita sui principali strumenti di gestione delle attività disponibili in Italia. Considera prezzi, facilità d’uso, applicazioni mobili, funzioni gratuite e limitazioni.

8. Cercare informazioni dentro Gmail e Google Drive

Collegando Google Workspace, Gemini può utilizzare Gmail e Drive per recuperare informazioni senza obbligarti a cercare manualmente tra centinaia di messaggi e documenti.

Puoi chiedere:

• chi ha inviato un determinato preventivo;
• quali scadenze sono state citate nelle email;
• dove si trova un documento;
• quali decisioni sono state prese in un progetto;
• quali allegati sono arrivati da un fornitore;
• quali attività risultano ancora aperte.

Per indicare una specifica applicazione puoi digitare il simbolo @ nel campo del messaggio e selezionare Gmail, Drive o un altro servizio disponibile.

Google precisa che Gemini può occasionalmente recuperare un’email meno recente o fornire un’informazione inesatta. È quindi importante aprire e controllare le fonti indicate sotto la risposta.

Prompt da utilizzare:

Cerca in Gmail le email ricevute da Marco relative al progetto del sito e crea un riepilogo delle decisioni, delle scadenze e delle attività ancora da completare.

9. Trasformare documenti e ricerche in un riepilogo audio

Gemini può creare una conversazione audio in stile podcast partendo da documenti, presentazioni, rapporti di Deep Research e notebook.

Questa funzione è utile quando vuoi:

• ascoltare un documento durante un viaggio;
• ripassare un argomento mentre cammini;
• comprendere velocemente una relazione;
• trasformare materiale didattico in una spiegazione più accessibile;
• riascoltare i punti principali di una ricerca.

Carica il documento, seleziona l’opzione Audio Overview oppure chiedi direttamente a Gemini di produrre un riepilogo audio. La generazione può richiedere alcuni minuti e la funzione non è disponibile per gli utenti minorenni.

10. Creare quiz e schede di ripasso da qualsiasi documento

Dopo aver caricato un manuale, degli appunti o una presentazione, puoi chiedere a Gemini di trasformare il contenuto in materiale per il ripasso.

Può creare:

• domande a risposta multipla;
• domande aperte;
• schede fronte-retro;
• esercizi vero o falso;
• simulazioni d’esame;
• spiegazioni degli errori.

È un sistema utile non soltanto per gli studenti, ma anche per chi deve imparare procedure aziendali, regolamenti o caratteristiche di nuovi prodotti.

Prompt da utilizzare:

Crea 20 domande a risposta multipla basate esclusivamente sul documento allegato. Inserisci quattro possibili risposte e spiega perché quella corretta è giusta.

11. Scrivere documenti lunghi utilizzando Canvas

Canvas è uno spazio di lavoro separato dalla normale chat. Permette di creare e modificare testi lunghi mantenendo il documento visibile mentre si conversa con Gemini.

Puoi usarlo per:

• relazioni;
• proposte commerciali;
• guide;
• lettere;
• presentazioni;
• documentazione tecnica;
• piani di progetto.

Invece di chiedere ogni volta una nuova versione completa, puoi selezionare una parte del documento e richiedere una modifica mirata.

Per esempio:

Rendi più semplice soltanto questo paragrafo.

Oppure:

Trasforma questa sezione in un elenco numerato senza modificare il resto del documento.

Canvas può essere utilizzato anche per creare codice, presentazioni, applicazioni, quiz e altri contenuti interattivi.

12. Creare una piccola applicazione senza programmare

Canvas permette di generare semplici applicazioni e strumenti interattivi partendo da una descrizione in linguaggio naturale.

Puoi creare:

• un calcolatore delle spese;
• una lista di controllo;
• un generatore di preventivi;
• un pianificatore settimanale;
• un quiz interattivo;
• un contatore;
• una pagina per organizzare dati.

Non è necessario conoscere un linguaggio di programmazione per realizzare un primo prototipo. Devi però descrivere chiaramente campi, pulsanti, calcoli e risultato desiderato.

Prompt da utilizzare:

Crea una piccola applicazione per calcolare il costo mensile degli abbonamenti. Deve permettere di inserire nome del servizio, costo e frequenza di pagamento, mostrando il totale mensile e annuale.

Prima di utilizzare un’app generata con dati reali, controlla sempre il funzionamento dei calcoli e non inserire informazioni riservate.

13. Generare direttamente file PDF, Word, Excel o CSV

Molti utenti copiano manualmente le risposte di Gemini in un programma esterno. In realtà, in alcune versioni è possibile chiedere direttamente la creazione di un file.

Tra i formati supportati possono rientrare:

• PDF;
• DOCX;
• XLSX;
• CSV;
• TXT;
• RTF;
• Markdown;
• file di Google Documenti;
• file di Google Fogli.

Puoi quindi chiedere a Gemini di creare un documento già organizzato, una tabella da aprire in Excel o un file CSV da importare in un altro programma.

Prompt da utilizzare:

Crea un file CSV con le colonne attività, responsabile, priorità, data di inizio, scadenza e stato. Inserisci dieci righe di esempio.

14. Esportare una risposta direttamente in Gmail o Google Documenti

Quando ottieni un testo utile, non devi necessariamente selezionarlo e copiarlo.

Sotto alcune risposte è disponibile il comando Condividi ed esporta, dal quale puoi scegliere:

• Esporta in Documenti;
• Crea bozza in Gmail;
• condividi la conversazione;
• copia il contenuto.

L’esportazione in Documenti crea un nuovo file su Google Drive, mentre l’invio a Gmail apre una nuova bozza da controllare prima della spedizione. Le opzioni possono cambiare in base al dispositivo e al tipo di account.

15. Preparare email delicate in più versioni

Gemini può essere particolarmente utile quando devi scrivere un’email difficile, come un sollecito, un reclamo o una risposta negativa.

Invece di chiedere una sola versione, richiedi tre alternative:

• diplomatica;
• diretta;
• molto formale.

In questo modo puoi confrontare le formulazioni e scegliere quella più adatta al destinatario.

Gemini in Gmail può anche utilizzare il contesto di messaggi precedenti e, nelle configurazioni compatibili, informazioni provenienti da altre applicazioni Google per preparare una bozza più pertinente.

Prompt da utilizzare:

Scrivi tre versioni di questa email: una cordiale, una professionale e una più decisa. Mantieni invariati importi, date e riferimenti dell’ordine.

16. Preparare una riunione utilizzando email, calendario e documenti

Prima di una riunione puoi chiedere a Gemini di raccogliere il contesto necessario dalle applicazioni collegate.

Il briefing può contenere:

• obiettivo dell’incontro;
• partecipanti;
• ultime email scambiate;
• documenti importanti;
• decisioni precedenti;
• questioni ancora aperte;
• possibili domande da fare.

Dopo la riunione puoi fornire appunti o trascrizione e chiedere di creare:

1. un verbale;
2. un elenco delle decisioni;
3. le attività assegnate;
4. le relative scadenze;
5. un’email di riepilogo.

Gemini per Google Workspace viene utilizzato anche per semplificare la preparazione, la gestione degli appunti e le attività successive alle riunioni.

17. Creare un intero foglio di calcolo partendo da una descrizione

Gemini in Google Fogli non serve soltanto per suggerire una formula. Può creare tabelle, strutture e interi fogli partendo da una richiesta.

Puoi chiedere di preparare:

• un bilancio familiare;
• un calendario editoriale;
• un registro delle spese;
• un elenco clienti;
• un piano di allenamento;
• un inventario;
• un prospetto per le ferie;
• un sistema per monitorare le scadenze.

Nelle versioni più recenti, Gemini può creare nuovi fogli e completare attività articolate su fogli esistenti. La funzione lavora meglio con file nel formato nativo di Google Fogli.

Prompt da utilizzare:

Crea un foglio per gestire le spese familiari. Inserisci le colonne data, categoria, descrizione, metodo di pagamento, importo e note. Aggiungi un riepilogo mensile per categoria.

18. Correggere formule e pulire dati disordinati

Quando una formula non funziona, puoi selezionare la cella e chiedere a Gemini di individuare l’errore.

Può aiutarti a:

• correggere formule;
• eliminare spazi inutili;
• uniformare maiuscole e minuscole;
• separare nome e cognome;
• standardizzare numeri di telefono;
• estrarre informazioni da una descrizione;
• completare colonne seguendo un modello;
• individuare celle vuote o valori anomali.

La funzione Smart Fill potenziata può riconoscere la relazione tra colonne e proporre automaticamente i valori mancanti.

Prompt da utilizzare:

Controlla la formula nella colonna Totale, spiegami l’errore con parole semplici e proponi la formula corretta.

19. Creare grafici, tabelle pivot e analisi senza conoscere le formule

Gemini in Google Fogli può analizzare i dati e suggerire il modo migliore per rappresentarli.

Puoi chiedere:

• quale prodotto ha venduto di più;
• in quale mese sono aumentate le spese;
• quali categorie presentano valori anomali;
• come sono cambiate le entrate;
• quale grafico utilizzare;
• come creare una tabella pivot;
• come applicare una formattazione condizionale;
• come ottimizzare una distribuzione di risorse.

Gemini può inoltre creare grafici, applicare filtri, aggiungere menu a discesa, formattare tabelle e svolgere alcune attività di ottimizzazione.

Prompt da utilizzare:

Analizza i dati di vendita, individua i tre prodotti con la crescita maggiore e crea un grafico che confronti gli ultimi sei mesi.

20. Gestire appuntamenti, attività e note con un unico comando

Le applicazioni collegate trasformano Gemini in un punto di accesso unico a diversi servizi Google.

Puoi chiedere di:

• creare un evento in Calendar;
• controllare gli appuntamenti;
• aggiungere un’attività;
• recuperare una nota;
• riassumere email;
• trovare un documento;
• preparare una lista di cose da fare.

Quando sono collegati più calendari, può essere utile specificare esattamente quello da utilizzare tramite il simbolo @. Gemini supporta la creazione e la gestione di eventi nelle applicazioni calendario compatibili.

Prompt da utilizzare:

Crea su Google Calendar un appuntamento chiamato “Controllo documenti” per martedì alle 15:00, della durata di 45 minuti. Aggiungi anche un’attività da completare il giorno precedente.

Prima di confermare, controlla sempre data, ora, durata e calendario selezionato.

Pro tip: usa una struttura fissa per ottenere risultati migliori

La qualità delle risposte dipende molto dalla precisione della richiesta. Un prompt produttivo dovrebbe contenere almeno quattro elementi:

1. Ruolo: indica come deve comportarsi Gemini.
2. Obiettivo: spiega quale risultato vuoi ottenere.
3. Contesto: fornisci le informazioni necessarie.
4. Formato: specifica come deve essere organizzata la risposta.

Un modello semplice da riutilizzare è il seguente:

Agisci come [ruolo]. Devi aiutarmi a [obiettivo]. Utilizza queste informazioni: [contesto]. Presenta il risultato come [formato]. Usa un linguaggio [stile] e non modificare [dati da conservare].

Esempio:

Agisci come assistente amministrativo. Analizza gli appunti della riunione e crea un verbale. Inserisci partecipanti, decisioni, attività, responsabili e scadenze. Usa un linguaggio professionale e non inventare informazioni mancanti.

Aggiungere la frase “non inventare informazioni mancanti” non elimina completamente il rischio di errori, ma ricorda al sistema di distinguere maggiormente tra dati presenti e dati non disponibili.

Errori da evitare quando si usa Gemini per la produttività

Gemini può velocizzare molte attività, ma non dovrebbe sostituire completamente il controllo umano.

Evita di:

• inviare email senza rileggere il testo;
• accettare automaticamente date o importi estratti dai documenti;
• inserire password o codici di accesso;
• caricare dati riservati senza conoscere le regole del proprio account;
• utilizzare informazioni mediche, fiscali o legali senza verificarle;
• eseguire formule o codice senza controllarne il risultato;
• condividere conversazioni contenenti dati personali;
• considerare sempre corretta la prima risposta.

Quando Gemini utilizza Gmail, Drive o altre fonti, apri i riferimenti indicati e verifica che siano aggiornati.

Gemini gratuito o a pagamento per la produttività?

Anche la versione gratuita può essere utile per scrivere, riassumere, pianificare, analizzare file e utilizzare alcune funzioni creative.

I piani Google AI e gli account Workspace compatibili possono offrire:

• limiti di utilizzo più elevati;
• accesso più ampio ai modelli avanzati;
• maggiori possibilità di analisi;
• integrazione con le applicazioni Workspace;
• funzioni aggiuntive o disponibili in anteprima.

Non tutte le persone hanno bisogno di un abbonamento. Prima di pagare, conviene verificare quali attività vengono svolte più spesso e quali limiti si incontrano con l’account gratuito.

Link utili

• Apri Google Gemini
• Centro assistenza ufficiale di Gemini
• Informazioni ufficiali su Gemini
• Guida alle applicazioni collegate
• Guida ufficiale a Deep Research
• Guida ufficiale a Canvas
• Guida ufficiale ai Gem
• Google Workspace con Gemini

Domande frequenti su Gemini per la produttività

Gemini può accedere alle mie email?

Gemini può cercare e riassumere informazioni presenti in Gmail quando l’applicazione Google Workspace è collegata e l’account supporta questa funzione. È comunque necessario controllare le fonti mostrate nella risposta, perché il sistema potrebbe selezionare un messaggio non aggiornato.

Posso usare Gemini per creare un file Excel?

Sì. In alcune versioni puoi chiedere di generare direttamente un file XLSX o CSV. Puoi anche creare una tabella in Google Fogli e successivamente scaricarla in formato Microsoft Excel.

Gemini può creare automaticamente appuntamenti?

Sì, collegando un’applicazione calendario compatibile puoi chiedere a Gemini di creare e gestire eventi. Prima di confermare è importante controllare data, orario, durata e calendario utilizzato.

Che differenza c’è tra una chat e un Gem?

Una normale chat viene utilizzata per richieste occasionali. Un Gem contiene invece istruzioni personalizzate e ripetibili, diventando un assistente specializzato per un determinato tipo di attività.

A cosa servono i Notebook di Gemini?

I Notebook servono a organizzare un progetto in uno spazio dedicato. Possono mantenere insieme file, fonti, istruzioni e conversazioni, evitando di dover fornire nuovamente tutto il contesto in ogni chat.

Gemini può leggere un documento PDF?

Sì, è possibile caricare file PDF compatibili e chiedere a Gemini di riassumerli, confrontarli o estrarre determinate informazioni. I dati importanti devono comunque essere verificati direttamente nel documento originale.

Le funzioni di Gemini sono tutte gratuite?

No. Alcune funzioni sono disponibili gratuitamente, mentre altre richiedono un piano Google AI o un account Google Workspace idoneo. Anche i limiti di utilizzo possono cambiare in base al modello e all’abbonamento.

Gemini può commettere errori?

Sì. Gemini può interpretare male una richiesta, confondere informazioni o produrre dati non presenti nelle fonti. Per questo è necessario controllare attentamente date, nomi, importi, formule e indicazioni importanti.

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Conclusione

Gemini può diventare uno strumento molto più potente di un semplice generatore di testi. Configurando istruzioni personalizzate, Gem, Notebook e applicazioni collegate, è possibile ridurre il tempo dedicato alla ricerca di informazioni, alla preparazione di documenti, alla gestione delle email e all’organizzazione delle attività.

Il modo migliore per iniziare non è provare tutte le funzioni contemporaneamente. Scegli una sola attività ripetitiva, come riassumere email, preparare verbali o organizzare un foglio di calcolo, e crea un prompt preciso da riutilizzare.

Dopo aver verificato i risultati, potrai trasformare il prompt in un Gem, inserirlo in un Notebook oppure programmarlo come attività ricorrente. Apri Google Gemini, prova uno degli esempi proposti nella guida e valuta concretamente quanto tempo riesci a risparmiare ogni settimana.