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Fatturazione Elettronica di Aruba: cos’è e come funziona

Fatturazione Elettronica di Aruba: cos’è e come funziona

Da più di due anni, in Italia, è entrata in vigore la fatturazione elettronica obbligatoria per tutti coloro che hanno una Partita IVA. In precedenza quest’ obbligo era solo per le Pubbliche Amministrazioni.

Molteplici sono i software di fatturazione che semplificano nella gestione della fattura elettronica: producendo fatture e preventivi, registrando gli acquisti rapidamente e tenendo sotto controllo costi e profitti.

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Fatturazione Elettronica di Aruba

Uno di questi i servizi è la Fatturazione Elettronica di Aruba, che consente di gestire l’intero processo di fatturazione elettronica (compresa la comunicazione con l’Agenzia delle Entrate e la conservazione dei documenti a norma di legge).

Aruba permette di:

  • emettere e ricevere fatture da e verso privati (fatturazione B2B), Pubbliche Amministrazioni (fatturazione B2G) e persone fisiche (fatturazione B2C),
  • caricare le fatture già esistenti in formato XML e di comunicare i dati delle liquidazioni periodiche IVA e la trasmissione dei dati fatture (spesometro e esterometro).

Ulteriori Informazioni

Prima di entrare nel vivo della funzionalità approfondiamo un po’ l’argomento per essere sicuri che possa essere di nostro interesse.

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Come già accennato:

  • La fatturazione elettronica è obbligatoria dal 1° gennaio 2019 per i soggetti residenti o stabiliti in Italia, riguarda aziende, ditte individuali, liberi professionisti e soggetti titolari di Partita IVA per l’emissione e la ricezione di fatture da e verso privati (fatturazione B2B), Pubbliche Amministrazioni (fatturazione B2G) e persone fisiche (fatturazione B2C).
  • Non rientrano in questo obbligo coloro che applicano il regime forfettario, il regime dei minimi o il regime di vantaggo.
  • La fattura elettronica non è obbligatoria per gli agricoltori in regime speciale, le associazioni sportive dilettantistiche con ricavi fino a 65.000 euro annui, medici e farmacisti per cui già vige l’obbligo di trasmettere i dati al sistema TS (tessera sanitaria) e per chi effettua la cessione di beni e la prestazione di servizi nei confronti di non residenti in Italia ed extra-comunitari.

Entrando più nello specifico:

  • Utilizzando il servizio Fatturazione Elettronica di Aruba, è possibile gestire l’intero processo di fatturazione, compresa la creazione, l’invio, la ricezione e la conservazione a norma delle fatture.
  • Si può fare tutto tramite Internet senza installare alcun software sul PC (si possono inserire anche allegati e marche da bollo virtuali).

Per attivare il servizio Aruba propone una procedura guidata, con la quale viene creato un codice destinatario di 7 cifre (KRRH6B9) da registrare sul servizio Fatture e corrispettivi sul sito di Agenzia delle Entrate e con cui ricevere le fatture elettroniche.

Il servizio Fatturazione Elettronica di Aruba permette l’archiviazione a norma delle fatture inviate e ricevute, delle comunicazioni finanziarie e delle notifiche provenienti dal Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate. E’ sempre possibile visualizzare, scaricare ed esibire la documentazione, memorizzabile sul Pannello di gestione del servizio.

Le fatture, una volta create e caricate nel pannello di Fatturazione Elettronica, cliccando sul comando di invio, vengono spedite automaticamente al Sistema di Interscambio (SDI) gestito dall’Agenzia delle Entrate, che poi le manda ai destinatari.

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Prezzi e requisiti Fatturazione Elettronica di Aruba

Il servizio Fatturazione Elettronica di Aruba nella sua versione Completa per possessori di Partita IVA ha un prezzo pari a 1 euro + IVA per 3 mesi e poi 25 euro + IVA annui al rinnovo con 1GB di spazio online (pari a circa 100.000 fatture con un peso medio di 10 Kb).

La proposta comprende:

  • ricezione fatture tramite Codice Destinatario KRRH6B9,
  • accesso al pannello di gestione del servizio,
  • import delle fatture ricevute con altri sistemi o su portale AdE,
  • conservazione automatica a norma,
  • visualizzazione dell’anteprima di fatture ricevute e inviate,
  • editor per la creazione o il caricamento di fatture in formato XML,
  • invio di fatture a privati, clienti finali e PA,
  • gestione anagrafiche fornitori, clienti, prodotti e servizi, pagamento ecc.,
  • ricerca automatica dei dati e dello stato delle aziende nel Registro delle imprese,
  •  gestione dello scorporo IVA in fattura,
  • app mobile Android e iOS; invio fatture e comunicazioni finanziarie e transito attraverso SDI,
  • collaborazione con il nostro commercialista,
  • gestione multiutente (servizio aggiuntivo a pagamento) e ordini elettronici (modulo aggiuntivo a pagamento).

Per avere a riguardo maggiori informazioni il sito è https://www.pec.it/acquista-fatturazione-elettronica.aspx.

La proposta qui detta è quella più completa, ma in alternativa, c’è anche la possibilità di avere il servizio Fatturazione Elettronica di Aruba Solo Ricezione, per i possessori di Codice Fiscale e per tutti coloro che hanno la necessità di ricevere fatture elettroniche.

Il costo di 1 euro + IVA per 3 mesi e poi 14,90 euro + IVA annui al rinnovo ed include:

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  • 1GB di spazio per i documenti,
  • ricezione fatture tramite Codice Destinatario KRRH6B9,
  • accesso al pannello di gestione del servizio,
  • la possibilità di impostare l’invio di report automatici,
  • import di fatture ricevute con altri sistemi o su portale AdE,
  • conservazione automatica a norma,
  • visualizzazione dell’anteprima delle fatture ricevute e la gestione multiutente (servizio aggiuntivo a pagamento).

Anche in questo caso per saperne di più https://www.pec.it/ricezione-fatturazione-elettronica.aspx.

I commercialisti e gli studi commerciali possono gestire le fatture e la contabilità dei clienti direttamente online e in totale autonomia a costo zero. Per questa categoria professionale Aruba mette a disposizione una funzionalità dedicata.

Il servizio gratuito comprende:

  • l’account gratuito per l’accesso al pannello di gestione clienti,
  • la possibilità di accedere ai documenti dei clienti e di operare per loro conto sia per la consultazione dei documenti che per l’emissione, la modifica e la gestione delle fatture e delle comunicazioni finanziarie.

Sito informativo https://www.pec.it/fatturazione-elettronica-commercialisti.aspx.

Il servizio di Fatturazione Elettronica di Aruba mette a disposizione anche delle funzionalità facoltative, come:

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  • l’accesso multiutente,
  • lo spazio aggiuntivo,
  • i moduli elettronici per NSO.

Spiegando meglio:

  • il servizio Multiutente permette di acquistare l’accesso al servizio di Fatturazione Elettronica di Aruba da parte di altri utenti, con proprie credenziali e con permessi di lavoro specifici: Lettura, Creazione/Modifica/ Invio fatture/Gestione impostazioni. Il prezzo è di 4,90 euro + IVA/anno per ogni utente.
  • Lo spazio aggiuntivo costa 25 euro + IVA/anno per ogni GB e consente di avere pacchetti di spazio aggiuntivo da 1 GB per la gestione e conservazione dei documenti sull’applicazione. Informazioni https://www.pec.it/servizi-aggiuntivi-fatturazione-elettronica.aspx.
  • Il modulo aggiuntivo per la ricezione, gestione e conservazione di ordini elettronici provenienti da strutture del SSN e loro intermediari, costa 12,50 euro + IVA/anno per chi ha già la Fatturazione Elettronica di Aruba (che diventano 25 euro + IVA/anno dal rinnovo successivo) e 1 euro + IVA per 3 mesi e poi 50 euro + IVA/anno per nuove attivazioni dei servizi Fatturazione Elettronica + Modulo Ordini Elettronici. Consultare a proposito la pagina https://www.pec.it/modulo-ordini-elettronici-nso.aspx.

Come attivare Fatturazione Elettronica di Aruba

Se è ormai tutto chiaro, passiamo a descrivere l’attivazione del servizio Fatturazione Elettronica di Aruba.

Per iniziare occorre avere:

  • un indirizzo di posta elettronica certificata, che può essere richiesto anche in sede di attivazione,
  • un sistema operativo e un browser compatibile con il pannello Web del servizio.

Per prima cosa:

  • collegarsi alla pagina iniziale di Fatturazione Elettronica di Aruba https://www.pec.it/acquista-fatturazione-elettronica.aspx,
  • cliccare sul pulsante Acquista,
  • se siamo già registrati ai servizi Aruba effettuare il login compilando l’apposito modulo sulla sinistra,
  • se dobbiamo registrarsi ad Aruba premere sul pulsante Registrati, completa l’ordine, indicare se siamo liberi professionisti, un’azienda, una ditta individuale o una Pubblica amministrazione, compilare il modulo che ci viene proposto con tutte le informazioni richieste: nome, cognome, indirizzo, cellulare, codice fiscale, Partita IVA, indirizzo email ecc. Consentire alle norme sulla privacy, premere sul bottone Prosegui e completare l’ordine per completare il tuo ordine. Passare al pagamento con carta di credito, PayPal, bonifico o bollettino.Con la carta di credito e PayPal l’attivazione è immediata; per il bonifico bancario servono circa 5 giorni lavorativi; per il bollettino precompilato ci vogliono circa 3-4 giorni lavorativi, il bollettino posta richiede 5-7 giorni lavorativi. Per saperne di più https://guide.pec.it/modalita-di-pagamento-ordini-e-tempistiche-di-accredito.aspx.

Come funziona la Fatturazione Elettronica di Aruba

Dopo aver attivato il servizio vediamo come funziona, utilizzando tutte le operazioni da pannello Web senza installare nessun nuovo software.

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Allora:

  • il servizio di fatturazione elettronica di Aruba prevede la creazione e l’invio della fattura,
  • dopo aver cliccato invio della fattura, Aruba crea un suo file XML,
  • lo controlla per ridurre al minimo la possibilità di errori (e il conseguente scarto del documento da parte del Sistema di Interscambio SdI dell’Agenzia delle Entrate),
  • appone su quest’ultimo la firma elettronica qualificata,
  • lo trasmette all’SdI (che lo invierà al destinatario),
  • mostra le notifiche relative all’intera procedura.

Le fatture e le notifiche vengono poi conservate a norma di legge all’interno del servizio.

Questo per l’invio, per la ricezione:

  • comunicato il codice destinatario (KRRH6B9) ai propri fornitori,
  • registrato il codice nel portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate,
  • il sistema di Aruba consente di ricevere le fatture, visualizzarle e gestirle.

Tale lavoro si svolge in gran parte in maniera automatica vediamo come.

Prima configurazione del Pannello Fatturazione Elettronica

Effettuiamo il primo accesso al pannello di Fatturazione Elettronica di Aruba, configurando il servizio e seguendo la procedura guidata che ci viene proposta della durata di 9 passaggi.

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Nella pagina dedicata al cedente/prestatore:

  • inserire tutti i dati del cedente/prestatore che emette fattura (intestatario, denominazione, sede e così via). I campi sono modificabili eccetto quelli dedicati a nazione, Partita IVA e codice fiscale. Per compilare le sezioni del modulo a stabile organizzazione, albo professionale e iscrizione REA, si devono espandere e inserire i dati negli appositi campi.

Inserite tutte le informazioni:

  • cliccare sul pulsante Prosegui (in basso a destra) per andare avanti,
  • nella pagina che si apre, usare il menu a tendina Regime Fiscale per indicare il regime fiscale da associare al nostro profilo (es. ordinario, contribuenti minimi, agricoltura e attività connesse a pesca ecc.),
  • cliccare sul pulsante Prosegui per andare avanti.

Adesso c’è da impostare il regime di esigibilità dell’IVA, spostando su ATTIVO la levetta riguardante l’opzione NON ATTIVO e poi selezionando, dal menu a tendina che compare, il tipo di esigibilità IVA desiderato:

  • IVA ad esigibilità immediata,
  • IVA ad esigibilità differita,
  • Scissione dei pagamenti (il cosiddetto Split Payment).

Continuare premendo Prosegui.

Il quarto passaggio della procedura riguarda la cassa previdenziale e comprende i dati sulla cassa professionale di appartenenza da applicare di default sule fatture. Si possono impostare fino a tre posizioni contributive previdenziali.

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  • Spostare su ATTIVO la levetta relativa all’opzione NON ATTIVO,
  • usare gli appositi campi in basso per indicare il tipo di cassa, l’aliquota (senza digitare il simbolo percentuale) e il codice IVA.

Ripetere , se serve, la procedura per le altre due casse previdenziali e cliccare su Prosegui per andare avanti. Impostando più di una posizione contributiva previdenziale, si può attivare la funzione Aggiungi importo del «Contributo previdenziale 1» alla base imponibile del «Contributo previdenziale 2» con la quale calcolare il contributo sul valore della base imponibile più l’importo calcolato dalla prima cassa e/o della seconda cassa, in base a quella selezionata.

Passiamo ad impostare i dati della ritenuta d’acconto e delle ritenute previdenziali da applicare di default alle fatture, nel caso in cui la tua cassa previdenziale di appartenenza vi sia soggetta.

Per ciascuna ritenuta da attivare:

  • spostare su ATTIVO la levetta relativa alla voce NON ATTIVO,
  • compilare i campi sul tipo di ritenuta (persona fisica o giuridica), aliquota ritenuta e causale pagamento,
  • attivare, se necessario, la funzione Aggiungi importo del «Contributo previdenziale 1» alla base imponibile della ritenuta,
  • fare clic sul bottone Prosegui.

Si possono avviare fino ad un massimo di quattro ritenute. Anche questi dati potranno essere modificati in futuro.

C’è ora da scegliere le impostazioni da usare come predefinite per la creazione delle fatture.

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La prima scelta è la modalità predefinita per la creazione della fattura tra creazione fattura smart e creazione fattura guidata: nel primo caso, l’intero corpo della fattura sarà presentato in un’unica pagina. Nel secondo ogni sezione della fattura avrà una pagina dedicata.

Una volta scelto, cliccare sul pulsante Prosegui.

Nella seconda opzione possiamo definire i tipo di documento predefinito da utilizzare per la creazione della fattura (es. fattura, parcella ecc.). Si può anche scegliere la visualizzazione dei prezzi da utilizzare in fattura. Se selezioniamo prezzi netti, i prezzi in fattura saranno mostrati al netto dell’IVA; per i prezzi lordi, l’importo verrà presentato comprensivo d’IVA e l’imposta sarà calcolata scorporando l’IVA. La scelta influisce anche la modalità predefinita con cui vengono salvati o importati nuovi prodotti in anagrafica.

Il settimo passaggio della procedura, chiamato avvisi e deleghe, comprende l’inserimento dell’indirizzo PEC o dell’indirizzo email nel quale vogliamo ricevere le notifiche dei processi di fatturazione elettronica (es. le notifiche di SdI, di invio e ricezione fatture, avvisi relativi a scadenze in agenda e così via). Scegliere se attivare le notifiche fatture tramite email o PEC spostando su ATTIVO le relative levette.

Nello stesso passaggio potrai scegliere se:

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  • attivare o meno i suggerimenti di compilazione delle fatture e eserre rintracciabile da altri account di tipo commercialista e premium,
  • cliccando su do il consenso nella sezione delega account commercialista e premium si consentirà al nostro commercialista o ad utenti di tipologia Premium di inviarci una richiesta di delega per l’accesso pannello,
  • accettando la proposta di delega sarà condiviso l’accesso al nostro pannello, senza dover inviare le fatture per email o altri canali.
  • Andiamo avanti con Prosegui.

Nella sezione, Responsabile conservazione:
• verificare che i dati sul responsabile della conservazione (cioè di chi può affidare a terzi, in tutto o in parte, l’esecuzione delle attività previste a suo carico dalla normativa vigente) siano corretti,
• inserire i dati del responsabile produttore (che produce i Pacchetti di Versamento, responsabile del loro contenuto nel sistema di conservazione),
• premere Prosegui.

L’ultimo passaggio della procedura prevede la ricezione un codice di verifica via SMS, che serve per validare la propria identità:

  • digitare il nostro numero di cellulare nell’apposito campo di testo,
  • cliccare sul pulsante Invia SMS,
  • aspettare la ricezione del codice di verifica,
  • inserirlo nel campo di testo comparso in basso,
  • premere Prosegui per completare la procedura di configurazione iniziale di Fatturazione Elettronica di Aruba.

Per accedere al pannello di gestione delle fatture e cominciare a utilizzare il servizio:

  • premere sul pulsante Inizia ora,
  • seguire la guida che illustra le principali sezioni del pannello Web.

Guardiamo ora meglio il pannello del servizio di Fatturazione Elettronica Aruba:

  • sulla sinistra c’è un menu con le opzioni per creare le fatture in modalità Smart o guidata, caricare fatture già esistenti, gestire le fatture inviate e ricevute,
  • in alto c’è la barra con le notifiche, i link alle sezioni delle guide, delle impostazioni, le informazioni sulle ultime novità del servizio, oltre al menu di gestione utente,
  • al centro c’è la home con lo stato delle fatture, le ultime notifiche provenienti da SdI, le ultime fatture ricevute la lista delle scadenze importanti, le news relative alle novità del servizio o al mondo della fatturazione elettronica e lo stato del servizio.

Creazione delle fatture

Per creare una fattura con Fatturazione Elettronica di Aruba:

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  • accedere al servizio,
  • cliccare sul pulsante Crea fattura nella barra laterale di sinistra,
  • scegliere se avviare la creazione di una fattura in modalità smart (con tutte le sezioni in un’unica pagina) o in modalità guidata (con pagine dedicate a ogni sezione della fattura), dall’apposito menu che compare sullo schermo.

Modalità smart

La modalità smart di Fatturazione Elettronica permette di realizzare fatture in un’unica pagina.

Per crearla occorre selezionare i campi visualizzati sullo schermo e compilarli con i relativi dati.

Nella sezione Dati documento:

  • indicare il tipo di cliente tra Pubblica Amministrazione (PA) e Privato, il tipo di documento da generare (fattura, acconto/anticipo su fattura, nota di credito, nota di debito, parcella, autovettura ecc.), la data del documento, il sezionale e il progressivo.

Adesso trovare il destinatario della fattura con la barra di ricerca o cliccando sul pulsante Ricerca cliente. Se il cliente è da aggiungere nel database:

  • cliccare sul pulsante Aggiungi nuovo cliente,
  • compilare il modulo proposto con tutti i dati richiesti:, P.IVA e/o codice fiscale, nome o denominazione cliente, identificativo (quindi codice destinatario, PEC o nessun identificativo), sede,
  • cliccare sul pulsante Salva per salvare il nominativo nell’anagrafica.

Aggiungiamo adesso i prodotti o i servizi alla fattura. Per procedere:

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  • scrivere il nome del prodotto nel campo descrizione,
  • selezionare la dicitura corretta fra le voci suggerite per inserirla in fattura, o
  • cliccare sul pulsante Aggiungi prodotto o servizio,
  • scegliere i prodotti o servizi, premendo sul pulsante Seleziona collocato accanto ai loro nomi.

Se non abbiamo inserito i prodotti o servizi nel database o se vogliamo aggiungerne altri:

  • cliccare sul pulsante Aggiungi nuovo,
  • compilare il modulo presente con tutti i dati richiesti: descrizione, codice IVA, prezzo (indicando se stai inserendo il prezzo netto o il prezzo lordo del prodotto) e unità di misura (es. ore, mesi, grammi, metri, litri ecc.),
  • verifcare che ci sia la spunta accanto alla casella salva in anagrafica,
  • cliccare sul pulsante Aggiungi per aggiungere il prodotto o il servizio al nostro database.

Una volta inseriti in fattura, i prodotti possono essere modificati usando i campi di quantità, prezzo, sconto/maggiorazione ecc. Le modifiche riguardano solamente i prodotti/servizi presenti nella riga della fattura sulla quale è stata effettuata la variazione.

Cliccando sull’icona a forma di ingranaggio in corrispondenza di ogni riga di prodotto è possibile:

  • modificare il prodotto o servizio,
  •  aggiungere dati (es. tipo di cessione prestazione, data di inizio/fine o riferimento amministrazione),
  • duplicare la riga,
  • eliminare la riga, scegliendo una delle opzioni disponibili nel menu che compare.

Sempre nella sezione dei prodotti è presente una levetta indicante se si sta compilando una fattura con prezzi netti o lordi. Spostando la levetta a destra o a sinistra si modifica la scelta.

I campi riguardanti l’esigibilità IVA, cassa previdenziale e ritenute sono compilati automaticamente secondo le informazioni inserite nella fase di configurazione iniziale del servizio. Cliccando sulle relative voci è possibile deselezionare o modificare tutti i dati.

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Un esempio: nei campi Cassa previdenziale e Ritenute, si può scegliere se usare come base imponibile:

  • tutti i prodotti/servizi inseriti in fattura,
  • solo alcuni di essi,
  • modificare manualmente la base imponibile.

Le modifiche hanno effetto solo sulla fattura e non sui dati configurati nelle impostazioni.

Gli altri campi del modulo:

  • documenti correlati,
  •  allegati,
  • dati bollo,
  • arrotondamento,
  • causale documento, art. 73 DPR 633/72,
  • sconto/maggiorazione,
  • fattura principale,
  • dati SAL
  • dati trasporto/veicolo.

Devono essere selezionati e attivati, se serve, per ogni fattura, portando su ATTIVO le relative levette. Una volta attivati i vari campi, è possibile inserire i relativi dati o caricare gli allegati (max 4MB per file) usando i moduli e i pulsanti che compaiono sullo schermo. Infine, per salvare le modifiche, fare clic sul pulsante Salva.

C’è ora da:

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  • cliccare sul pulsante Inserire dati pagamento,
  • compilare il modulo che viene presentato con i dati relativi al pagamento,
  • metodo di pagamento (es. assegno, bonifico, carta di credito, contanti ecc.),
  • condizioni di pagamento (es. a rate, completo o anticipo).

In caso di pagamento con più rate sarà svolta in automatico una ripartizione delle rate, che sarà possibile modificare prima di proseguire.

Una volta compilati tutti i campi:

  • premere sul bottone Prosegui,
  • compilare il secondo modulo con tutti i dati richiesti in base al metodo di pagamento selezionato,
  • banca, sconto pagamento anticipato, penalità ritardi e codice pagamento.
  • Cliccare sul pulsante Salva e prosegui per andare avanti.

Adesso c’è da scegliere se lasciare attivo il Calcolatore automatico oppure se personalizzare i calcoli facendoli a mano (mantenendo attiva o disattivando l’apposita levetta) e cliccare su uno dei pulsanti che si trovano in fondo alla pagina, per le seguenti funzioni:

  • Anteprima per visualizzare un’anteprima della fattura,
  • Stampa per stampare il documento,
  • Salva in bozze per salvare la fattura in bozze (e inviarla in un secondo momento) ,
  • Invia per inviarla subito al sistema SdI dell’Agenzia delle Entrate e quindi al destinatario.

Modalità guidata

Esiste, comunque, la possibilità di creare fatture con una modalità guidata.

A proposito:

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  • andiamo alla pagina principale di Fatturazione Elettronica di Aruba,
  • cliccare sul pulsante Crea fattura dalla barra laterale di sinistra,
  • selezionare la voce Modalità guidata dal menu che compare sullo schermo.

Nella pagina successiva:

  • compilare il modulo Dati documento con tutte le informazioni richieste: tcliente (se Privato o PA), documento (fattura, acconto/anticipo su fattura, nota di credito, nota di debito, parcella, autofattura ecc.), data documento, sezionale e progressivo,
  • selezionare il nominativo del cliente con l’apposita barra,
  • usare la barra di ricerca o cliccare sul pulsante Ricerca cliente per trovare e selezionare il destinatario della fattura,

Se c’è da inserire il cliente nel database, per aggiungerlo:

  • cliccare sul pulsante Aggiungi nuovo cliente,
  • compilare il modulo con tutti i dati richiesti: P.IVA e/o codice fiscale, nome o denominazione cliente, identificativo (quindi codice destinatario, PEC o nessun identificativo), sede,
  • cliccare sul pulsante Salva per salvare il nominativo nell’anagrafica,
  • selezionato il cliente, premere sul pulsante Prosegui.

Aggiungere prodotti o servizi alla fattura:

  • cliccare sul pulsante Aggiungi per scegliere il prodotto o il servizio di nostro interesse.

Per inserire prodotti o servizi nel database o aggiungerne altri:

  • cliccare sul pulsante Aggiungi nuovo,
  • compilare il modulo con tutti i dati richiesti: descrizione, codice IVA, prezzo (indicando se stai inserendo il prezzo netto o il prezzo lordo del prodotto) e unità di misura (es. ore, mesi, grammi, metri, litri ecc.),
  • assicurarsi che la casella relativa al salvataggio in anagrafica sia selezionata,
  • salvare.

Una volta inseriti i prodotti in fattura saranno visibili nella sezione prodotti selezionati.
Per cambiare i valori relativi a ogni prodotto/servizio inserito in fattura si possono usare gli appositi campi del documento, come quelli relativi a quantità, prezzo, sconto o maggiorazione, codice IVA. Cliccando sull’icona dell’ingranaggio, in fondo a ciascuna riga, si può:

  • cambiare il prodotto o servizio,
  • aggiungere dati (es. tipo di cessione prestazione, data di inizio/fine o riferimento amministrazione),
  • duplicare la riga o eliminarla, scegliendo una delle opzioni disponibili nel menu che si apre.

Sempre nella schermata dei prodotti si trova una levetta che indica se stiamo compilando una fattura con prezzi netti o lordi. Spostando la levetta a destra o a sinistra si può cambiare questa scelta.

Dobbiamo inoltre decidere se lasciare attivo il Calcolatore automatico oppure se fare i calcoli manualmente (spostando su ATTIVO oppure su DISATTIVO la relativa levetta). Dopo aver cliccato Prosegui:

  • nella pagina che si apre, ci sono le impostazioni su esigibilità IVA, cassa previdenziale e ritenute. Queste sono configurate in base alle preferenze indicate nella procedura di  configurazione, ma volendo, si possono modificare.

Ad esempio riguardo alla Cassa previdenziale e Ritenuta, si può optare come base imponibile tutti i prodotti/servizi inseriti in fattura o solo alcuni di essi.

Dopo aver effettuato le modifiche:

  • cliccare sul pulsante Prosegui,
  • inserire le informazioni relative al pagamento, quali metodo di pagamento (es. assegno, bonifico, carta di credito, contanti ecc.). e condizioni di pagamento (es. a rate, completo o anticipo).

In base al metodo di pagamento selezionato può evidenziare: la banca, lo sconto pagamento anticipato,  le penalità ritardi e il codice pagamento.

  • Salvare ed andare avanti.

E’ possibile espandere il campo Dati aggiuntivi pagamento (in basso) e inserire informazioni aggiuntive, come:

  1. sconto pagamento anticipato,
  2. penalità ritardi,
  3. data limite pagamento anticipato,
  4. codice pagamento.
  • Cliccare sul pulsante Prosegui per andare avanti.

Espandibili sono anche i campi dei dati aggiuntivi riguardanti:

  1. documenti correlati,
  2. allegati,
  3. dati bollo,
  4. art. 73 DPR 633/72,
  5. sconto e maggiorazione,
  6. causale documento, f
  7. attura principale, SAL,
  8. dati veicolo e dati trasporto e attivarli.

Tutto questo portando su ATTIVO le relative levette.

Una volta attivati tutti i settori campi, si possono inserire altri dati di nostro interesse o caricare degli allegati (max 4MB di peso) usando i moduli e i pulsanti che compaiono sullo schermo.

  • Fare clic sul pulsante Prosegui (in basso a destra) per andare avanti.

A questo punto la fattura è pronta, e dobbiamo decidere tra:

  1. Stampa per stamparla,
  2. Salva in bozze per salvarla in bozze (e inviarla in un secondo momento) ,
  3. Invia per inviarla subito al sistema SdI dell’Agenzia delle Entrate e, di conseguenza, al destinatario.

Caricamento delle fatture

Come accennato la Fatturazione Elettronica di Aruba permette di caricare fatture esterne in formato XML, verificarle e inviarle.

Per metterlo in funzione:

  • accedere alla schermata principale del servizio,
  • cliccare sul pulsante Carica fattura dalla barra laterale di sinistra,
  • dalla nuova pagina cliccare sul pulsante Seleziona documenti,
  • selezionare le fatture da caricare online.
  • Si possono caricare file di massimo 5MB (come previsto dalla normativa) ed è possibile svolgere upload multipli per un massimo di 300 elementi e 30MB di peso per volta. E’ possibile caricare i documenti, anche, trascinandoli con il mouse nella finestra del browser.
    Una volta effettuato il caricamento e la convalida automatica delle fatture, queste verranno numerate ed inserite in elenco, in fondo alla pagina. Da qui con i pulsanti sulla destra, si potranno  salvare in bozze, inviarle subito o eliminarle, anche agendo su più documenti alla volta.

Ricezione delle fatture

Per ricevere le fatture tramite il servizio Fatturazione Elettronica di Aruba, occorre registrare il nostro codice destinatario sul servizio Fatture e corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate, così da ricevere le fatture nel’ indirizzo telematico impostato sul sito Internet dell’Agenzia delle Entrate. La fattura emessa arriverà sempre e comunque sull’applicazione Web.

Un’altra scelta può essere quella di comunicare il  codice destinatario a tutti coloro che devono inviare una fattura in formato elettronico. Il codice destinatario di Aruba è KRRH6B9 e si può trovare nel menu Configurazione > Dati ricezione accessibile dalla barra laterale di sinistra. Chi emette la fattura inserirà il codice destinatario KRRH6B9 nell’apposito campo di ogni XML per inviare correttamente i documenti.

Le fatture ricevute saranno visualizzate in Fatturazione Elettronica di Aruba, andando sulla voce Fatture ricevute, dalla barra laterale di sinistra e cliccando sul pulsante Visualizza. Utilizzando i campi di testo dai titoli di ciascuna colonna (es. Data ricezione, Numero o Mittente), si può fare un filtraggio per trovare subito le fatture di nostro interesse.

C’è anche la possibilità di esportare una o più fatture in PDF o XML, apponendo il segno di spunta sulle apposite caselle e scegliendo una delle opzioni disponibili nel menu Azioni (in alto a sinistra).

  • Cliccando sul pulsante Importa fatture ricevute si importanto nel servizio di Fatturazione Elettronica le fatture già transitate da SDI e ricevute via PEC, Portale Fatture e Corrispettivi o altri software. I file devono essere in formato .XML o .P7M (anche contenuti in archivi zip).
  • Per far questo bisogna caricare il file fattura e i relativi file meta dati (generalmente identificati nel nome del file con la sigla MT, metaDato, metadati oppure informazioni associate).

Gestione delle fatture

Se abbiamo salvato le fatture in bozza prima di inviarle, si può accedere a queste selezionando la voce Bozze dal menu laterale di Fatturazione Elettronica di Aruba.

Dalla pagina che si apre:

  • cliccare sulla riga della bozza per visualizzarne l’anteprima o
  • scegliere se modificare, eliminare, duplicare o inviare le bozze cliccando sui pulsanti che si trovano in loro corrispondenza (sulla destra all’interno del menù Azioni),
  • per scaricare i documenti come file PDF o XML, cliccare sulle relative icone presenti prima dei pulsanti.

Per compiere la stessa operazione su più fatture insieme:

  • spuntare sulle apposite caselle,
  • selezionare una delle opzioni disponibili nel menu Azioni in alto a sinistra.

Una volta inviate, le fatture vengono conservate tutte a norma di legge e sono accessibili attraverso la dicitura Fatture inviate dal menu laterale di Fatturazione Elettronica Aruba.

Modifica di dati e impostazioni

Man mano che lavoriamo potremo aver bisogno di fare delle modificazioni alle impostazioni iniziali: Fatturazione Elettronica di Aruba permette di modificare, ogni qual volta vogliamo, tutte le preferenze impostate nella fase di configurazione iniziale del servizio, e di personalizzare la lista di clienti, prodotti e servizi.

Per modificare le impostazioni relative al regime fiscale, all’esigibilità IVA, alla cassa previdenziale o alla ritenuta:

  • cliccare sull’icona a forma di ingranaggio in alto nell’home page,
  • selezionare la voce Profilo di fatturazione > Profilo fiscale dalla barra laterale di sinistra,
  • andare nella scheda relativa alle informazioni da modificare,
  • regolare le preferenze che vogliamo.
  • cliccare sul bottone Salva per salvare il tutto.

Per cambiare i dati del cedente/prestatore, selezionare la voce Profilo di fatturazione > Dati anagrafici:

  • dal menù dell’icona a forma di ingranaggio,
  • spostarsi nella scheda dedicata a cedente/prestatore o responsabile della conservazione,
  • cliccare sul pulsante Modifica per applicare le modifiche desiderate,
  • Salvare.

Dal menù delle impostazioni a forma di ingranaggio dalla voce Generali, si possono modificare (visualizzazione prezzi, opzioni di stampa del pdf, gestione degli avvisi email e PEC, agenda, suggerimenti di compilazione ecc.), mentre dalla sezione Collaborazioni si possono controllare i collegamenti con commercialisti ed account Premium e aggiungere altre deleghe.

Per modificare la lista di clienti, fornitori, prodotti, banche, pagamenti, codici IVA e unità di misura:

  • selezionare l’opzione Anagrafiche dalla barra laterale di sinistra,
  • scegliere una delle voci che compaiono in basso,
  • procedere con la modifica o l’aggiunta di nuovi elementi,
  • cliccare sul pulsante Aggiungi nuovo,
  • compilare il modulo che viene proposto.

Accedendo al menu Comunicazioni finanziarie (con la barra laterale di Fatturazione Elettronica di Aruba), si possono caricare comunicazioni finanziarie in formato P7M nel database, visualizzare i dati delle fatture e quelli delle liquidazioni IVA.

Come usare la Fatturazione Elettronica di Aruba da smartphone e tablet

La Fatturazione Elettronica di Aruba è disponibile anche sotto forma di applicazione per smartphone e tablet.

Scaricando l’app Aruba Fatturazione Elettronica per Android o iOS/iPadOS. Si ha la possibilità di creare, inviare, ricevere, gestire e conservare fatture elettroniche proprio come si fa dall’applicazione Web.

A download completato:

  • aprire l’applicazione,
  • accettare le condizioni d’uso,
  • accedere con l’account.

Per creare una nuova fattura.

  • premere sul pulsante (+) posto in basso a destra,
  • inserire i dati del documento nell’apposito modulo (con la possibilità di selezionare il cliente dalla lista di quelli memorizzati),
  • proseguire con l’aggiunta di prodotti e servizi,
  • inviare la fattura premendo l’apposito tasto.

Puoi accedere a tutte le funzioni:

  • vedere le fatture ricevute (con notifiche push che avviseranno del loro arrivo),
  • gestire le anagrafiche di clienti e fornitori, la lista di prodotti e servizi,
  • condividere i documenti con il commercialista e i clienti le altre applicazioni,
  • scegliere come gestire le fatture si può usare menu ☰ posto in alto a sinistra.

Per ulteriori spiegazioni https://www.pec.it/fatturazione-elettronica-app-mobile.aspx.

Per maggiori informazioni

Se abbiamo bisogno di altri chiarimenti, possiamo consultare la guida ufficiale del servizio https://guide.pec.it/fatturazione-elettronica.aspx : con un’ampia panoramica su cos’è la fatturazione elettronica e sulle soluzioni offerte da Aruba. Per accedere alle varie sezioni, occorre cliccare sulle varie voci poste nella barra laterale di sinistra.

Si possono consultare anche:

david rossi

Salve mi chiamo David Rossi esperto e appassionato informatico. Mi piace tenermi sempre informato sulle ultime novità tecnologiche e per questo ho creato il sito www.soluzionecomputer.it.

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