Come esportare le e-mail: guida completa 2026

Esportare le e-mail significa creare una copia dei messaggi salvata sul computer, su un disco esterno o in un archivio scaricabile. Puoi farlo da Gmail, Outlook, Apple Mail, Thunderbird, Yahoo Mail e altri servizi usando strumenti ufficiali, file MBOX, PST, EML o il download tramite client di posta.

Esportare le e-mail è una di quelle operazioni che molti rimandano fino a quando non diventa urgente: cambio account, spazio esaurito, passaggio a un nuovo computer, lavoro da conservare, vecchie fatture da archiviare o paura di perdere messaggi importanti.

Nel 2026, quasi tutti i principali servizi di posta permettono ancora di salvare una copia delle e-mail, ma il metodo cambia molto in base alla piattaforma. Gmail usa Google Takeout, Outlook può esportare in formato PST, Apple Mail usa il formato MBOX, Thunderbird permette di esportare l’intero profilo e Yahoo Mail richiede spesso l’uso di un’app di posta tramite IMAP, perché non offre una funzione diretta di esportazione completa.

In questa guida vedremo, passo dopo passo, come esportare le e-mail dai principali servizi e client di posta, quali formati scegliere e cosa fare dopo aver creato il backup.

Esportare email: formato, allegati e verifica del backup

Scegli il metodo in base al provider e al programma: archivi MBOX, PST o altri formati non sono intercambiabili automaticamente. Dopo l’esportazione controlla che cartelle e allegati siano presenti e conserva una copia su un supporto separato.

Controlla prima Cestino, Posta eliminata, Archivio e regole automatiche. Per esportazione e recupero usa le funzioni integrate del provider, salva una copia locale protetta e non affidare la password a programmi sconosciuti.

Controllo rapido

• Controlla cestino, archivio e filtri.
• Usa recupero o esportazione ufficiale.
• Salva una copia protetta.
• Non comunicare la password.

Guide correlate su Soluzionecomputer.it: Come esportare email e contatti da Outlook, Come esportare tutte le email prima di cambiare provider, Come esportare e conservare legalmente i messaggi PEC.

Fonti ufficiali: assistenza Gmail, assistenza Outlook.

Perché esportare le e-mail

Esportare le e-mail è utile per diversi motivi:

• creare un backup prima di cancellare un account;
• liberare spazio dalla casella di posta;
• conservare messaggi di lavoro, fatture, ricevute e documenti;
• trasferire la posta su un nuovo computer;
• migrare da un servizio e-mail a un altro;
• archiviare comunicazioni importanti in locale;
• evitare di dipendere solo dal cloud.

Un errore comune è pensare che le e-mail siano sempre al sicuro perché “sono online”. In realtà, puoi perdere l’accesso a un account, cancellare messaggi per sbaglio, superare il limite di spazio o avere problemi con la sincronizzazione. Un’esportazione periodica riduce questi rischi.

Prima di iniziare: quale formato scegliere

Prima di esportare le e-mail, è importante capire i formati più comuni.

MBOX

Il formato MBOX è molto usato da Gmail, Apple Mail e diversi client di posta. Contiene molti messaggi in un unico archivio o pacchetto. È adatto per backup completi e può essere aperto o importato con programmi come Thunderbird o Apple Mail.

PST

Il formato PST è tipico di Microsoft Outlook. Può contenere e-mail, cartelle, contatti e calendario, anche se nel nuovo Outlook alcune funzioni possono avere limitazioni rispetto alla versione classica. È il formato principale da scegliere se usi Outlook su Windows e vuoi conservare una copia ordinata della tua casella di posta.

EML

Il formato EML salva una singola e-mail per file. È comodo se vuoi conservare solo alcuni messaggi specifici, ad esempio ricevute, conferme d’ordine o comunicazioni importanti.

PDF

Il PDF non è il formato migliore per un backup completo, ma è molto pratico se devi salvare una singola e-mail leggibile e stampabile. Puoi usarlo per fatture, conferme, preventivi o comunicazioni da archiviare.

Come esportare le e-mail da Gmail

Il metodo più sicuro per esportare tutte le e-mail da Gmail è usare Google Takeout, lo strumento ufficiale di Google per scaricare una copia dei propri dati.

Esportare tutte le e-mail Gmail con Google Takeout

Segui questi passaggi:

1. Vai su Google Takeout.
2. Accedi con l’account Google da cui vuoi esportare le e-mail.
3. Clicca su “Deseleziona tutto”, perché di solito Google seleziona molti servizi.
4. Scorri l’elenco e seleziona “Posta”.
5. Clicca su “Tutti i dati di Mail inclusi” se vuoi scegliere solo alcune etichette.
6. Se vuoi esportare tutto, lascia selezionata tutta la posta.
7. Scorri in basso e clicca su “Passaggio successivo”.
8. Scegli il metodo di consegna, ad esempio link via e-mail.
9. Scegli il tipo di file, solitamente ZIP.
10. Clicca su “Crea esportazione”.
11. Attendi l’e-mail di Google con il link per scaricare l’archivio.
12. Scarica il file sul computer.

Le e-mail esportate da Gmail vengono generalmente salvate in formato MBOX. Questo significa che non puoi aprirle con un semplice doppio clic come se fossero documenti Word, ma devi usare un programma compatibile, ad esempio Thunderbird.

Come aprire il file MBOX di Gmail

Per consultare il backup Gmail:

1. Scarica e installa Mozilla Thunderbird.
2. Avvia Thunderbird.
3. Configura un account e-mail oppure usa Thunderbird solo come archivio locale.
4. Importa il file MBOX usando gli strumenti di importazione disponibili.
5. Una volta importato, potrai leggere e cercare i messaggi dal programma.

Google Takeout è ideale per creare un backup, ma non è sempre il metodo più comodo per “spostare” le e-mail in un altro account Gmail. In quel caso, spesso conviene configurare entrambi gli account in Thunderbird e copiare le cartelle tramite IMAP.

Come esportare le e-mail da Outlook

Con Outlook puoi esportare le e-mail in un file PST. È il formato più usato per salvare messaggi, cartelle e archivi locali in ambiente Microsoft.

Esportare e-mail da Outlook classico per Windows

Se usi Outlook classico, procedi così:

1. Apri Outlook sul PC.
2. Clicca su “File”.
3. Vai su “Apri ed esporta”.
4. Seleziona “Importa/Esporta”.
5. Scegli “Esporta in un file”.
6. Seleziona “File di dati di Outlook (.pst)”.
7. Scegli l’account o la cartella da esportare.
8. Attiva l’opzione per includere le sottocartelle.
9. Scegli dove salvare il file.
10. Conferma e attendi la fine dell’operazione.

Alla fine avrai un file PST che potrai salvare su disco esterno, cloud personale o altro computer.

Esportare e-mail dal nuovo Outlook

Nel nuovo Outlook per Windows, Microsoft ha introdotto il supporto ai file PST, ma alcune funzioni possono essere diverse rispetto al vecchio Outlook classico.

Passaggi generali:

1. Apri il nuovo Outlook.
2. Vai su “Impostazioni”.
3. Cerca la sezione “File”.
4. Seleziona “Esporta”.
5. Clicca su “Inizia”.
6. Scegli la cassetta postale o le cartelle da esportare.
7. Completa la procedura guidata.

Se non trovi questa opzione, usa Outlook classico: rimane ancora il metodo più completo per creare un file PST.

Non confondere l’esportazione con il successivo ripristino: nella documentazione Microsoft consultata, il nuovo Outlook consente l’esportazione PST, ma non offre le stesse funzioni di importazione e gestione di contatti e calendario di Outlook classico. Se devi recuperare anche questi dati, verifica la compatibilità prima di disinstallare il vecchio programma.

Consulta le differenze Microsoft tra nuovo Outlook e Outlook classico.

Esportare e-mail da Outlook.com

Outlook.com, cioè la posta Microsoft accessibile da browser, non sempre offre un pulsante diretto per esportare tutto in autonomia dal web. Il metodo più semplice è configurare l’account nell’app desktop Outlook e poi usare l’esportazione in PST.

In pratica:

1. Installa Outlook desktop.
2. Aggiungi il tuo account Outlook.com.
3. Attendi la sincronizzazione completa della posta.
4. Usa la funzione di esportazione in PST.

Puoi accedere a Outlook.com da qui: Outlook.com.

Come esportare le e-mail da Apple Mail su Mac

Apple Mail permette di esportare una o più caselle in formato MBOX. È una funzione integrata e non richiede software esterni.

Esportare una casella da Apple Mail

Ecco i passaggi:

1. Apri l’app “Mail” sul Mac.
2. Nella barra laterale, seleziona la casella che vuoi esportare.
3. Puoi selezionare ad esempio “Entrata”, “Inviata” o una cartella personalizzata.
4. Dal menu in alto clicca su “Casella”.
5. Seleziona “Esporta casella”.
6. Scegli una cartella di destinazione.
7. Clicca su “Scegli”.

Apple Mail creerà un pacchetto MBOX. Se esporti di nuovo la stessa casella, Mail può creare una nuova versione con un nome diverso invece di sostituire automaticamente quella precedente.

Quando usare Apple Mail per esportare e-mail

Apple Mail è utile se:

• usi iCloud Mail;
• hai configurato Gmail, Outlook o Yahoo su Mac;
• vuoi esportare singole cartelle;
• preferisci un formato compatibile come MBOX;
• vuoi conservare una copia locale sul Mac.

Ricorda però che, prima di esportare, la posta deve essere sincronizzata correttamente. Se alcune e-mail sono visibili solo online ma non scaricate completamente sul Mac, l’esportazione potrebbe non includere tutto.

Come esportare le e-mail da Thunderbird

Thunderbird è uno dei programmi più comodi per salvare e gestire e-mail in locale. Nel 2026 rimane una soluzione molto utile per chi vuole creare backup indipendenti da Gmail, Yahoo, Outlook o altri provider.

Esportare l’intero profilo Thunderbird

Per esportare tutto:

1. Apri Thunderbird.
2. Clicca sul menu dell’applicazione.
3. Vai nella sezione “Strumenti”.
4. Cerca la funzione di esportazione.
5. Avvia l’esportazione del profilo.
6. Scegli dove salvare il file ZIP.
7. Attendi il completamento.

Questo metodo è ottimo se stai cambiando computer e vuoi portare con te non solo i messaggi, ma anche impostazioni, account e rubriche.

Thunderbird: cosa fare se il profilo supera 2 GB

Lo strumento Esporta di Thunderbird supporta archivi ZIP fino a 2 GB. Per un profilo più grande, Mozilla indica di copiare la cartella del profilo, invece di insistere con la stessa esportazione.

• Apri il menu di Thunderbird > Strumenti > Esporta e usa il collegamento per aprire la cartella del profilo.
• Lascia aperta la cartella nel gestore file e chiudi Thunderbird prima di copiarla.
• Copia l’intero contenuto in una cartella di backup vuota su un supporto con spazio sufficiente. Non spostare o eliminare l’originale.
• Conserva la copia protetta: contiene anche impostazioni e dati dell’account.

Questo salva i dati presenti nel profilo locale: verifica prima che i messaggi e gli allegati desiderati siano stati scaricati. Il solo accesso IMAP non garantisce una copia offline completa.

Consulta le istruzioni Mozilla per i profili grandi.

Salvare singole e-mail da Thunderbird

Se vuoi esportare solo alcuni messaggi:

1. Apri Thunderbird.
2. Entra nella cartella che contiene le e-mail.
3. Seleziona uno o più messaggi.
4. Fai clic destro.
5. Scegli “Salva come”.
6. Seleziona la cartella di destinazione.

In questo modo puoi salvare singoli messaggi, spesso in formato EML, utile per archiviazioni mirate.

Come esportare le e-mail da Yahoo Mail

Yahoo Mail non offre una vera funzione diretta per esportare tutta la casella da browser. Le alternative più pratiche sono stampare, inoltrare singole e-mail, copiare il testo oppure scaricare la posta tramite un’app di posta usando IMAP.

Metodo consigliato: usare Thunderbird o Outlook

Per esportare Yahoo Mail:

1. Installa Thunderbird o Outlook.
2. Aggiungi il tuo account Yahoo Mail.
3. Usa il protocollo IMAP.
4. Attendi che tutte le cartelle vengano sincronizzate.
5. Esporta la posta dal client scelto.

Puoi accedere a Yahoo Mail da qui: Yahoo Mail.

Attenzione alla password per le app

In alcuni casi potresti dover generare una password specifica per l’app, soprattutto se hai attivato protezioni di sicurezza sull’account Yahoo. Questa password non sostituisce quella principale: serve solo per collegare il client di posta.

Come esportare le e-mail da Proton Mail

Proton Mail offre uno strumento ufficiale chiamato Proton Mail Export Tool, pensato per esportare e-mail decrittate sul dispositivo.

Esportare e-mail con Proton Mail Export Tool

Procedura generale:

1. Vai sul sito ufficiale di Proton Mail.
2. Cerca lo strumento Proton Mail Export Tool.
3. Scarica e installa lo strumento sul computer.
4. Accedi con il tuo account Proton.
5. Scegli cosa esportare.
6. Seleziona la cartella di destinazione.
7. Avvia l’esportazione.

Proton Mail è particolarmente attento alla privacy, quindi è importante usare solo strumenti ufficiali e non software sconosciuti che promettono esportazioni rapide.

Come esportare una singola e-mail in PDF

Se non ti serve un backup completo, puoi salvare una singola e-mail in PDF. Questo metodo funziona quasi ovunque: Gmail, Outlook Web, Yahoo Mail, Proton Mail e altri servizi.

Passaggi generali

1. Apri l’e-mail da salvare.
2. Clicca sull’icona di stampa.
3. Nella finestra di stampa, scegli “Salva come PDF”.
4. Seleziona la cartella di destinazione.
5. Dai un nome chiaro al file.
6. Clicca su “Salva”.

Questo metodo è perfetto per ricevute, conferme di pagamento, comunicazioni legali, prenotazioni e documenti da conservare.

Come esportare e-mail da smartphone

Da smartphone l’esportazione completa è più limitata rispetto al computer. Le app Gmail, Outlook, Yahoo Mail e Apple Mail per iPhone e Android sono pensate soprattutto per leggere e gestire la posta, non per creare archivi completi.

Puoi comunque salvare singole e-mail in PDF.

Da Android

1. Apri l’app di posta.
2. Apri l’e-mail da salvare.
3. Tocca il menu con i tre puntini.
4. Seleziona “Stampa”, se disponibile.
5. Scegli “Salva come PDF”.
6. Salva il file nella memoria del telefono o su Google Drive.

Da iPhone

1. Apri l’e-mail nell’app Mail o nell’app del servizio.
2. Tocca l’icona di condivisione o stampa.
3. Scegli “Stampa”.
4. Usa il gesto di zoom sull’anteprima, se necessario, per aprire il PDF.
5. Tocca condivisione.
6. Salva su File, iCloud Drive o altra app.

Per backup completi, però, è meglio usare un computer.

Dove salvare il backup delle e-mail

Dopo aver esportato le e-mail, non lasciarle solo nella cartella Download. Organizza subito il backup.

Puoi salvarlo in:

• disco esterno USB;
• SSD esterno;
• NAS domestico;
• cartella protetta sul computer;
• servizio cloud come Google Drive, OneDrive, Dropbox o iCloud Drive;
• archivio cifrato con password.

La soluzione migliore è avere almeno due copie: una locale e una su cloud o disco esterno. Se il backup contiene dati sensibili, usa una cartella protetta o un archivio compresso con password.

Errori da evitare quando esporti le e-mail

Durante l’esportazione, evita questi errori:

• cancellare le e-mail originali prima di aver verificato il backup;
• salvare il file esportato solo sullo stesso computer;
• non controllare se gli allegati sono inclusi;
• dimenticare le cartelle “Inviata”, “Archivio” e “Spam”;
• interrompere la sincronizzazione prima che il client abbia scaricato tutto;
• confondere esportazione e migrazione;
• usare software sconosciuti inserendo la password dell’e-mail.

Prima di eliminare messaggi o chiudere un account, apri sempre il backup e controlla che le e-mail importanti siano presenti.

Pro tip: crea una cartella “Backup email” ordinata per anno

Un metodo semplice per non perdere il controllo è creare una struttura ordinata così:

• Backup email
  • Gmail
    • 2026
    • 2025
  • Outlook
    • Lavoro
    • Personale
  • Ricevute importanti
  • Fatture
  • Clienti
  • Famiglia

Quando esporti file MBOX, PST, ZIP o PDF, rinominali in modo chiaro. Ad esempio:

• backup-gmail-completo-2026.zip
• outlook-lavoro-gennaio-2026.pst
• apple-mail-archivio-clienti-2026.mbox
• ricevuta-amazon-2026-05-16.pdf

Questo piccolo accorgimento ti farà risparmiare moltissimo tempo quando dovrai recuperare un messaggio.

Esportare e-mail significa cancellarle?

No. Esportare le e-mail di solito crea una copia dei messaggi. Le e-mail originali restano nell’account, a meno che tu non le elimini manualmente dopo il backup.

Questo punto è importante: se il tuo obiettivo è liberare spazio, prima devi esportare, poi controllare il backup e solo dopo cancellare i messaggi non più necessari.

Qual è il metodo migliore nel 2026?

Dipende dal servizio che usi:

• per Gmail: Google Takeout;
• per Outlook: esportazione PST;
• per Apple Mail: esportazione MBOX;
• per Thunderbird: esportazione profilo o salvataggio singoli messaggi;
• per Yahoo Mail: sincronizzazione IMAP con un client;
• per Proton Mail: Proton Mail Export Tool;
• per singole e-mail: salvataggio in PDF o EML.

Per un principiante, la scelta più semplice è questa: usa lo strumento ufficiale del servizio quando esiste. Se non esiste, configura l’account in Thunderbird e scarica la posta tramite IMAP.

Conclusione

Esportare le e-mail è un’operazione semplice, ma va fatta con attenzione. Nel 2026 i metodi migliori restano quelli ufficiali: Google Takeout per Gmail, PST per Outlook, MBOX per Apple Mail, esportazione profilo per Thunderbird e strumenti dedicati per Proton Mail.

Prima di cancellare messaggi o cambiare account, crea sempre una copia di sicurezza, controlla che il backup sia leggibile e salvalo in almeno due posizioni diverse. In questo modo avrai sempre accesso alle tue e-mail importanti, anche se cambi servizio, computer o dispositivo.

Se usi spesso la posta elettronica per lavoro, ricevute o documenti personali, imposta una routine: esporta e archivia le e-mail importanti almeno una volta ogni pochi mesi. È una piccola abitudine che può evitarti grandi problemi in futuro.

FAQ: domande frequenti su come esportare le e-mail

Posso esportare tutte le e-mail da Gmail?

Sì. Puoi esportare tutte le e-mail da Gmail usando Google Takeout. Basta selezionare il servizio “Posta”, scegliere se scaricare tutta la posta o solo alcune etichette e creare un archivio. Le e-mail vengono solitamente esportate in formato MBOX.

Come posso esportare le e-mail da Outlook?

Puoi esportare le e-mail da Outlook creando un file PST. In Outlook classico per Windows devi andare su “File”, poi “Apri ed esporta”, scegliere “Importa/Esporta” e selezionare l’opzione per esportare in un file di dati di Outlook.

Posso esportare le e-mail da Yahoo Mail?

Yahoo Mail non offre una funzione completa di esportazione direttamente dal browser. Il metodo più pratico è configurare l’account Yahoo in un programma come Thunderbird, Outlook o Apple Mail tramite IMAP e poi esportare la posta dal client scelto.

Che differenza c’è tra MBOX e PST?

MBOX è un formato usato da Gmail, Apple Mail, Thunderbird e altri client di posta. PST, invece, è il formato tipico di Microsoft Outlook. Entrambi servono per archiviare e-mail, ma non sono sempre compatibili con gli stessi programmi.

Posso salvare una singola e-mail in PDF?

Sì. Apri l’e-mail che vuoi conservare, clicca sull’icona di stampa e scegli “Salva come PDF” come destinazione. È un metodo semplice per salvare ricevute, conferme d’ordine, prenotazioni o comunicazioni importanti.

Esportando le e-mail perdo gli allegati?

Dipende dal metodo usato. Con strumenti completi come Google Takeout, Outlook PST, Apple Mail o Thunderbird, gli allegati sono normalmente inclusi. Se invece copi solo il testo o salvi manualmente una parte del messaggio, potresti non conservare gli allegati.

Esportare le e-mail significa cancellarle dall’account?

No. Esportare le e-mail crea una copia dei messaggi. Le e-mail originali restano nell’account finché non le elimini manualmente. Prima di cancellare messaggi importanti, controlla sempre che il backup sia completo e leggibile.