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Come esportare mail da Outlook

Di solito, sui computer con sistema operativo Windows, si utilizza il programma client di posta Outlook fornito da Microsoft. Outlook.com è un servizio di posta elettronica via Web che ha sostituito Hotmail.
Se abbiamo acquistato un nuovo computer, abbiamo intenzione di ripristinarlo o cambiare l’app di posta elettronica e vorremmo trasferire i messaggi: Outlook ha un’apposita funzione che consente di esportarli in vari formati.

Utilizzando la funzione di esportazione dei dati inclusa in Outlook, infatti, si possono copiare i nostri messaggi da un computer all’altro o da un client di posta all’altro.

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Per software diversi da Outlook è, invece richiesto l’utilizzo di soluzioni esterne, non sempre gratuite.
In questo articolo affronteremo questo argomento, spiegando come esportare mail da Outlook , con una parte riservata anche ad altri software.

Per farlo prenderemo in esame Outlook 2019 per Windows e macOS, ma tali indicazioni possono andar bene anche per le edizioni dalla 2007 in poi.

Esportare i messaggi da Outlook

Per imparare ad esportare le mail da Outlook, occorre:

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  • avviare il programma,
  • fare clic sulla scheda File  in alto a sinistra,
  • selezionare la voce Apri ed esporta dalla barra laterale di sinistra,
  • nella schermata che si apre, fare clic sul pulsante Importa/esporta, in modo da avviare la procedura guidata di importazione/esportazione dei dati di Outlook.

Continuando dalla prossima schermata:

  • selezionare la voce Esporta in un file dall’elenco che ci viene proposto,
  • cliccare sul pulsante Avanti,
  • scegliere il formato File di dati di Outlook (pst) tra i formati disponibili per l’esportazione,
  • premere su Avanti,
  • andare alla cartella di posta da esportare (es. [tuacasella]@outlook.it),
  • spuntare accanto alla voce Includi sottocartelle,
  • fare clic su Avanti.

Per impostazione predefinita, il file con l’archivio delle email (backup.pst) viene salvato nella cartella Documenti\File di Outlook, ma se ne può scegliere un altro: facendo clic sul pulsante Sfoglia.

E’ possibile impostare una password per proteggere i messaggi esportati, compilando gli appositi campi visualizzati all’inizio del processo.

Per concludere:

  • premere sul tasto Fine,
  • l’esportazione delle email da Outlook viene avviata.

La durata della procedura dipende dal numero di messaggi da salvare e dalla potenza del PC in uso.

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Il file PST ottenuto sarà utile per importare messaggi, sia su Outlook per Windows che sulla versione del software per macOS.

Con un Mac si possono esportare le email presenti in Outlook mediante la funzione Esporta dal menu File. In questo caso il file esportato sarà in formato OLM (non PST) e potrà essere usato solo per trasferire le email in Outlook da un Mac a un altro.

Trascinando una cartella dalla barra laterale del programma al desktop, c’è comunque la possibilità di salvare messaggi in formato MBOX, che permette di importarli in altri client di posta elettronica.

Importare i messaggi in Outlook

Dopo aver esportato le mail da Outlook su Windows, si può usare il file .PST ottenuto per importare i messaggi di posta elettronica su un altro computer.

In Windows bisogna:

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  • avviare Outlook,
  • fare clic sulla scheda File, in alto a sinistra,
  • selezionare la voce Apri ed esporta dalla barra laterale,
  • premere sul pulsante Importa/esporta.

Nella schermata successiva:

  • selezionare la voce Importa dati da altri programmi o file,
  • premere sul pulsante Avanti,
  • selezionare il formato File di dati di Outlook (pst),
  • cliccare sul pulsante Avanti,
  • aprire il file pst creato in precedenza, usando il pulsante Sfoglia.

Ancora:

  • cliccare su Avanti e Fine,
  • aspettare che la procedura di importazione dei messaggi abbia fine. Anche in questo caso, la durata della procedura dipende dal numero di email da caricare e dalla potenza del PC.

Con Mac per importare i messaggi esportati precedentemente da Outlook:

  • richiamare la funzione Importa dal menu File, o
  • pigiare sul pulsante Importa presente nella scheda Strumenti del programma. Outlook per Mac può importare sia i backup in formato OLM che in PST.

Importare i messaggi di Outlook in altri client di posta elettronica

Adesso è la volta di imparare come importare i messaggi di Outlook in un altro client di posta elettronica.
E’ questo il caso in cui occorre ricorrere a soluzioni diverse in base al software che vogliamo utilizzare.

Vediamo come esempio come importare le email in Thunderbird:

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  • si possono impiegare le funzioni di importazione incluse nel programma o, ricorrere a delle soluzioni esterne per convertire i file PST di Outlook in file MBOX compatibili con Thunderbird.

Per utilizzare le funzioni di importazione incluse in Thunderbird, Outlook deve essere installato sul PC e deve essere in versione a 32 bit. Poi:

  • avviare l’importazione dei messaggi da Outlook aprendo Thunderbird,
  • premere sul pulsante ≡ in alto a destra,
  • selezionare le voci Strumenti > Importa dal nuovo menu,
  • mettere il segno di spunta accanto alla voce Posta,
  • premere su Avanti e scegliere Outlook come programma dal quale importare le email.

Con una versione a 64 bit di Outlook oppure nell’ impossibilità di installare il programma sul nostro PC, dobbiamo usare un software esterno in grado di convertire un file PST di Outlook in un file MBOX, compatibile con Thunderbird.

Consigliamo in questo caso Convert PST to MBOX di Outlook Freeware, scaricabile gratuitamente.

Altrimenti Emailchey, compatibile con tutti i sistemi operativi (Windows, macOS e Linux) con un costo di licenza 29,95 dollari.

Emailchey è disponibile anche in una versione gratuita dove vengono mascherati mittente e oggetto dei messaggi.
Vediamo come usare Convert PST to MBOX per convertire un file PST nel formato compatibile all’importazione su Thunderbird:

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  • andare al sito ufficiale del programma,
  • scorrere la pagina fino in fondo e premere sulla dicitura Download free limited version,
  • possiamo anche procedere al download della versione completa (Advanced version) al costo di 19,95 euro che ne aumenta la funzionalità , come la possibilità di scegliere le cartelle da includere nel file MBOX.

Dopo aver prelevato il file .exe:

  • farci doppio clic sopra,
  • premere sul tasto Install, poi su Next,
  • accettare i termini di servizio,
  • premere sul tasto Next,
  • scegliere se consentire l’installazione dell’addon per Outloo, software che vedremo un’altra volta,
  • premere sui tasti Install e Finish, per concludere il setup.

Dopo aver avviato il programma:

  • selezionare il file PST dalla sua icona, presente sulla riga PST File or folder with PST files.
  • premere sull’icona a fianco della riga Target path for converted messages in MBOX format,
  •  scegliere il nome da dare al file XBOX che si sta creando,
  • premere sul tasto Run per avviare la conversione.

A conversione ultimata:

  • installare il componente aggiuntivo ImportExportTools NG in Mozilla Thunderbird, in questo modo,
  • scaricare l’add-on dal sito Internet Mozilla Addons,
  • andare nel menu ≡ > Componenti aggiuntivi di Thunderbird,
  • selezionare la voce Installa componente aggiuntivo da file dal menu con l’icona dell’ingranaggio;

Ad operazione completata:

  • riavviare Thunderbird,
  • creare una nuova cartella locale facendo clic destro sulla voce Cartelle locali dalla barra laterale,
  • andare nel menu ≡ > Strumenti > ImportExportTools NG > Importa file mbox di Thunderbird;

Nella finestra che si apre:

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  • spuntare accanto alla voce Importa direttamente uno o più file in formato mbox,
  • cliccare su OK,
  • selezionare il file MBOX precedentemente ottenuto con la conversione.

I messaggi saranno importati nelle sotto-cartelle della cartella locale creata in Thunderbird.
Utilizzando Apple Mail, si possono importare dei file MBOX con le email di Outlook avviando l’applicazione e selezionando la voce Importa caselle dal menu File che si trova in alto a sinistra.

Come salvare mail da Outlook Web

Se abbiamo a disposizione un account di posta elettronica su Outlook.com e vogliamo esportarne i messaggi in Outlook, Thunderbird, Apple Mail o in qualsiasi altro client di posta elettronica, dobbiamo:

  • configurare un nuovo account nel programma,
  • compilare il modulo che ci viene proposto usando i seguenti dati:
  • Nome: il nome da usare come intestazione delle email,
  • Indirizzo email: il tuo indirizzo email di Outlook,
  • Password/Conferma password: la password del nostro indirizzo email su Outlook,
  • Nome del server IMAP: imap-mail.outlook.com,
  • Porta IMAP: 993,
  • Metodo di crittografia IMAP: SSL/TLS,
  • Nome server SMTP: smtp-mail.outlook.com,
  • Porta SMTP: 587,
  • Metodo di crittografia SMTP: STARTTLS.

Un’altra scelta può essere quella di esportare i messaggi di Outlook.com in Gmail, in modo da sincronizzare i due servizi di Web Mail.

Si possono anche scaricare tutti i dati della casella di posta elettronica di Microsoft in formato PST direttamente da Web. Per farlo:

  • collegarsi alla casella su Outlook.com,
  • premere sull’icona ⚙,
  • selezionare la voce Visualizza tutte le impostazioni di Outlook,
  • scegliere le voci Generale > Privacy e dati,
  • cliccare sul pulsante Esporta cassetta postale.

Il processo di esportazione può richiedere fino a 4 giorni. Al suo termine riceveremo un messaggio di avviso oppure si può tornare in questa sezione e premere sul tasto Scarica qui per prelevare tutta la posta in Outlook in formato PST.

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Come salvare mail Outlook in PDF

Per salvare una mail di Outlook in PDF, per tutte le versione di Outlook installata ed anche con Outlook da Web, si può usare la funzionalità di stampa di un messaggio, selezionando la stampante virtuale PDF per crearne una copia.

david rossi

Salve mi chiamo David Rossi esperto e appassionato informatico. Mi piace tenermi sempre informato sulle ultime novità tecnologiche e per questo ho creato il sito www.soluzionecomputer.it.

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