Il formato PDF (Portable Document Format) è stato creato da Adobe negli anni ’90, per presentare e scambiare documenti in modo affidabile, indipendentemente dal software, dall’hardware o dal sistema operativo, che ciascuno utilizza.
E’ un formato di file che può contenere qualsiasi combinazione di testo, elementi multimediali come video o audio, elementi ipertestuali come collegamenti e segnalibri, collegamenti e miniature di pagine. E’ uno dei formati più diffusi su Internet per lo scambio di documenti e utilizzato da aziende, governi e istituzioni educative.
Proprio per questi motivi è molto usato a livello di lettura e documentazione, ma anche per copiare o aggiungere notizie, ad esempio, se:
- vogliamo copiare il testo di un documento in un altro file,
- vogliamo modificarlo.
In questo nostro articolo daremo istruzioni su come copiare un testo da PDF, sia partendo da un PDF con testo selezionabile, sia cominciando da un documento scannerizzato digitalmente e che necessita di riconoscimento ottico per la lettura dei caratteri in esso contenuto.
Programmi per copiare testo da PDF
Se vogliamo agire su un documento PDF generato attraverso un software di videoscrittura:ad es. Microsoft Word, LibreOffice Writer, Pages e così via, l’operazione di copia del testo è piuttosto veloce.
Di seguito vedremo come fare, analizzando i più noti programmi adatti alla visualizzazione dei documenti PDF.
Microsoft Edge (Windows/macOS)
In un PC con sistema operativo Windows, i documenti PDF si possono visualizzare con Microsoft Edge, il browser ,e lettore PDF predefinito, dell’ultimo sistema operativo Microsoft.
Per copiare il testo di alcuni documenti:
- aprire Esplora File,l’icona a forma di cartella gialla collocata nella barra di sistema di Windows,
- andare nella cartella che contiene il file di nostro interesse,
- fare doppio clic sullo stesso per aprirlo in Edge,
- oppure fare tap destro sul file in questione,
- selezionare le voci Apri Con > Microsoft Edge, dal menu contestuale mostrato a schermo.
Per proseguire:
- posizionare il mouse sulla prima lettera della prima parola da copiare, finché esso non assume l’aspetto di un cursore,
- premere il pulsante sinistro del mouse,
- sempre tenendolo premuto, trascinare il cursore fino all’ultima lettera dell’ultima parola da copiare,
- dopodiché rilascialo.
- se tutto è stato fatto bene, il testo selezionato dovrebbe essersi colorato di blu.
A questo punto:
- compare una sorta di “pulsantiera” in corrispondenza della selezione appena creata,
- per copiare il testo, cliccare sull’icona a forma di fogli sovrapposti annessa a quest’ultima.
Se la pulsantiera non dovesse comparire, si può:
- copiare il testo selezionato facendo clic destro su un’area qualsiasi appartenente alla selezione,
- scegliere la voce Copia dal menu proposto.
Possiamo inviare il testo selezionato direttamente a un contatto o a un’applicazione installata, (ad es. Posta di Windows o Office OneNote) utilizzando la voce Condividi dal medesimo menu.
Anteprima (macOS)
Vediamo ora come fare con un Mac, utilizzando il visualizzatore predefinito di macOS, Anteprima.
- Aprire il file che ci interessa con Anteprima,
- posizionarsi con il mouse sulla prima lettera della prima parola del testo,finché la “freccetta” non si trasforma in un cursore di testo,
- premere il tasto sinistro del mouse,
- sempre tenendolo pigiato, trascinare la selezione fino ad arrivare all’ultima lettera dell’ultima parola che ci interessa.
Per concludere,:
- fare clic destro su un punto vuoto della selezione,
- scegliere la voce Copia dal menu che si apre a schermo,
- il testo selezionato verrà copiato negli appunti di macOS, e potrà essere incollato ovunque vorremmo.
Acrobat Reader DC (Windows/macOS)
Un’altra opportunità è quella di usare Acrobat Reader DC, il lettore PDF gratuito per Windows e macOS sviluppato da Adobe.
Per adoperarlo:
- collegarsi alla pagina di download del programma,
- accertarsi che le caselle riguardanti l’installazione di software aggiuntivo non siano spuntate,
- cliccare sul pulsante Scarica Acrobat Reader, per scaricare il programma d’installazione sul proprio computer.
Completata questa fase:
- avviare il file eseguibile appena scaricato,
- seguire le istruzioni a schermo per finalizzare il setup.
Su Windows:
- pigiare sul pulsante Sì,
- attendere il completamento dell’installazione.
Su macOS, dopo aver eseguito il file .dmg:
- fare doppio clic sul file .pkg contenuto al suo interno,
- premere sul tasto Continua, nella schermata d’installazione,
- cliccare sul tasto Installa, immettendo la password del Mac,
- fare tap sul tasto Installa software,
- aspettare che l’installazione venga portata a termine,
- premere sul tasto Chiudi e poi su Sposta.
Una volta completato il setup del programma:
- avviarlo e andare nel menu File > Apri, per importare il documento, con il pannello di Esplora File/Finder,
- cliccare sullo strumento di selezione, a forma di freccetta di mouse collocato in alto,
- spostarsi con il mouse sulla prima lettera della prima parola del testo di nostro interesse, finché questo non assume l’aspetto di un cursore di testo,
- premere e tener premuto il tasto sinistro del mouse,
- evidenziare l’intero testo da copiare.
Per concludere:
- fare clic destro in un punto qualsiasi della selezione,
- scegliere la voce Copia dal menu contestuale che si apre a schermo.
Il testo verrà copiato negli appunti del sistema operativo e potrà essere incollato nel programma che vogliamo.
Foxit Reader (Windows/macOS)
Un’altra soluzione per copiare testo da PDF è il lettore PDF Foxit Reader, disponibile gratuitamente per Windows e macOS.
Una versione più “completa” di questo programma, può essere ottenuta con l’acquisto di una licenza commerciale, ma adesso ci occuperemo della sua versione gratuita.
Per scaricarlo:
- collegarsi a questo sito Internet,
- cliccare sul pulsante Download Now,
- nel riquadro che viene mostrato, selezionare il sistema operativo (ad es. Windows) e la lingua (ad es. Italiano) tramite i due menu a tendina,
- fare clic sul pulsante Free Download per avviare lo scaricamento del programma d’installazione.
Una volta ottenuto il file, lanciarlo:
- su Windows
- premere sui pulsanti Sì, OK, Avanti per 6 volte consecutive,
- evidenziare la voce Non installare una versione di prova gratuita di 14 giorni di Foxit DF Editor ,per evitare il download automatico di software aggiuntivo,
- premere sui pulsanti Avanti, Installa e Fine,
- su macOS:
- avviare il file .pkg,
- cliccare per due volte sul pulsante Continua, poi sui pulsanti Accetta e Installa,
- inserire la password del Mac nell’apposito campo,
- premere sul pulsante Chiudi. Si può avviare Foxit Reader tramite l’icona aggiunta alla cartella Applicazioni del Mac.
Una volta avviato il programma:
- saltare la procedura di registrazione,
- fare clic sulla scheda File,
- selezionare la voce Apri,
- pigiare sui pulsanti Computer e Sfoglia,
- selezionare il file PDF di nostro interesse.
Una volta aperto il documento PDF:
- cliccare sul pulsante Selezionare (a forma di T con freccia del mouse) collocato in alto.
A questo punto:
- spostarsi sulla prima lettera della prima parola da copiare,
- quando il mouse assume la forma di un cursore per testo, prendere la prima lettera con il tasto sinistro del mouse per avviare la selezione,
- trascinare il mouse fino all’ultima lettera dell’ultima parola.
Fatto ciò:
- pigiare sul pulsante a forma di fogli sovrapposti, annesso al piccolo pannello che compare a schermo, per copiare immediatamente il testo negli appunti,
- oppure fare clic destro in un punto qualsiasi della selezione,
- scegliere la voce Copia/Copy to clipboard dal menu contestuale che si apre.
Altri programmi per copiare testo da PDF
Queste che abbiamo visto, sono soltanto alcune delle soluzioni utilizzabili per copiare testo da PDF in modo semplice.
Comunque, quasi tutti i programmi adatti alla visualizzazione di tali file, prevedono la possibilità di copiare del testo dal loro interno, tramite delle procedure abbastanza simili a quelle già esaminate.
Programmi per copiare testo da PDF scannerizzato
Se non siamo riusciti a copiare un testo da PDF con le soluzioni viste, significa che abbiamo a che fare con dei documenti ottenuti tramite digitalizzazioni dirette da scanner.
Ciò significa che, quando viene generato un PDF tramite un programma di videoscrittura, i caratteri non sono “codificati” nel file come tali, ma come parti di un’immagine inclusa in un PDF.
Quindi, per copiare il testo da immagine PDF, occorre utilizzare dei software dotati di funzionalità OCR, riconoscimento ottico dei caratteri.
Mostriamo a riguardo alcune soluzioni adatte per copiare testo da PDF scannerizzato.
FreeOCR (Windows)
Il primo programma, dotato di funzionalità OCR, che affronteremo è FreeOCR.
E’ un software gratuito, compatibile con Windows, è progettato per il riconoscimento ottico dei caratteri in fase di scansione dei documenti.Con una funzionalità che permette di effettuare la stessa operazione partendo da un file PDF.
Per scaricarlo:
- collegarsi al suo sito Web,
- premere sul pulsante Download Here collocato nella parte centrale della pagina che si apre a schermo.
Una volta ottenuto il file:
- lanciarlo e premere in sequenza sui pulsanti:
- Sì,
- Next per 3 volte,
- Install,
- Finish
- completare la procedura d’installazione e avviare il software.
Giunti nella sua schermata principale:
- cliccare sul pulsante Open PDF situato in alto,
- dalla finestra di Esplora File visualizzata, selezionare il documento da cui intendiamo prelevare il testo,
- scegliere la lingua del documento dal menu a tendina OCR Language,
- cancellare tutto il testo presente nella casella di destra, quello che inizia con FreeOCR Notes,
- premere sul pulsante OCR per avviare l’estrazione del testo dal file aperto,
- specificare se effettuare quest’operazione soltanto sulla pagina visualizzata nell’anteprima (Current page),
- oppure su tutte le pagine del documento (All Pages).
Dopo qualche istante:
- comparirà il contenuto del PDF nella parte destra del programma, sotto forma di testo semplice, pronto per essere copiato e incollato,
- per effettuare quest’operazione, selezionare con il mouse la parte di nostro interesse,
- andare alla voce Copia dal menu proposto.
Se vogliamo copiare tutto il testo mostrato, si può usare il pulsante a forma di due fogli sovrapposti, situato nella barra centrale del software.
Prendiamo ora in esame un software che sia compatibile anche con Mac.
Uno è Wondershare PDFelement, un programma completo per la gestione dei PDF e compatibile con Windows e macOS.
Non si tratta di una soluzione gratuita, ma può essere acquistato con prezzi a partire da 119€ una tantum oppure annuale. Esiste una versione di prova, utilizzabile con alcune limitazioni, che si può testare gratuitamente e capire se si tratta di una soluzione fattibile.
Per ottenerlo:
- collegarsi a questo sito Internet,
- cliccare sul pulsante Prova gratis,
- completato il download del file, avviarlo,
Su Windows:
- cliccare sui pulsanti Sì, Installa e Inizia ora.
Su macOS:
- lanciare il file dmg scaricato in precedenza,
- premere sul pulsante Accetto,
- fare doppio clic sull’icona che viene mostrata nel riquadro a schermo,
- pigiare sul tasto Apri.
Una volta avviato il software:
- cliccare sul tasto OCR dei PDF,
- selezionare il documento da cui intendiamo estrarre il testo.,
- verrà richiesto il download del componente aggiuntivo,
- confermare la richiesta e attendere il completamento dell’operazione.
Completata l’installazione del componente aggiuntivo:
- apporre il segno di spunta accanto alla casella Testo ricercabile,
- oppure Testo editabile,
- impostare la lingua (ad es. Italiano) utilizzando il pulsante Modifica lingue
- premere sul pulsante Applica per avviare l’analisi OCR, che potrebbe durare qualche minuto.
Ritornati alla schermata principale di PDFelement, si potrà:
- selezionare il testo, utilizzando il mouse,
- copiarlo cliccando con il tasto destro del mouse in un’area della selezione,
- scegliendo la voce Copia dal menu proposto.
Online OCR (Web)
Se vogliamo copiare un testo PDF non copiabile senza installare nulla e gratuitamente, un’altra possibilità è il servizio Online OCR, che funziona tramite il browser e può essere utilizzato liberamente e senza l’obbligo di registrazione.
Due sono le limitazioni a cui bisogna sottostare per utilizzare questo servizio:
- la prima riguarda la dimensione del file PDF originale, che non deve superare i 15 MB,
- la seconda riguarda il numero di pagine convertite all’ora, che non deve superare le 15. È comunque possibile bypassare quest’ultima restrizione registrandosi gratuitamente al servizio.
Per iniziare:
- collegarsi a questa pagina Web,
- cliccare sul pulsante Seleziona file per scegliere il documento PDF di nostro interesse,
- selezionare la lingua Italiano dal primo menu a tendina,
- scegliere il formato di salvataggio del testo (Word, Excel o testo semplice) dal secondo menu a tendina,
- premere sul pulsante Converti per avviare l’estrazione del testo.
Al termine del processo, il testo estratto dal PDF, viene reso disponibile sia nell’area immediatamente sotto al pulsante di conversione, sia sotto forma di file, nel formato scelto prima, che si può scaricare cliccando sul pulsante Scarica il file di output.
Altri programmi per estrarre testo da PDF (OCR)
Esistono altri software per estrapolare il testo dallo scanner e/o da vari tipi di documenti, inclusi i PDF, tramite il riconoscimento ottico delle immagini e sono i programmi per OCR.
App per copiare testo da PDF
Adesso spiegheremo come fare se abbiamo bisogno di copiare testo da PDF usando lo smartphone o il tablet.
Google Drive (Android/iOS/iPadOS)
La prima app che prendiamo in esame è Google Drive, installata per impostazione predefinita su quasi tutti i dispositivi Android, ma scaricabile anche da:
Quest’app ha integrato un visualizzatore di documenti in formato PDF, che non richiede l’installazione di app aggiuntive sul dispositivo.
Per cominciare:
- aprire il file PDF di nostro interesse utilizzando uno dei due lettori in questione,
- se non abbiamo altre app per PDF installate sul dispositivo, è sufficiente fare tap sul documento da aprire,
- oppure indicare di voler utilizzare il Visualizzatore PDF di Google Drive, dal pannello di scelta che compare a schermo.
A questo punto:
- effettuare un tap prolungato sulla prima parola da copiare, fino alla comparsa di due piccoli cursori circolari, che segnano l’inizio e la fine della selezione,
- trascinare il cursore più a destra fino all’ultima parola che intendiamo copiare,
- per selezionare tutto, toccare sulla voce Seleziona collocata in alto,
- o sull’icona a forma di fogli sovrapposti, situata in alto a destra.
Per incollare il testo così copiato:
- avviare l’app di nostro interesse,
- effettuare un tap prolungato sull’area di digitazione,
- toccare la voce Incolla,
- o l’icona a forma di cartella degli appunti, che compare sul display.
Safari (iOS/iPadOS)
Per copiare un documento pdf , che si trova su un sito Web , da iPhone o iPad, si può usare il browser di Safari.
- Effettuare un tap prolungato sulla prima parola che vogliamo copiare, fino alla comparsa del cursore a ingrandimento,
- trascinare il dito in corrispondenza del termine in questione,
- alzarlo dallo schermo per far comparire i cursori di selezione,
- spostare il cursore di destra fino all’ultimo termine di nostro interesse,
- toccare la voce Copia per memorizzare la selezione negli appunti di iOS.
File (iOS/iPadOS)
Un discorso analogo può essere fatto per l’apertura dei file PDF attraverso l’app File di iOS .
- Visualizzare il documento da copiare, richiamandolo dall’app File,
- effettuare un tap prolungato sulla prima parola per visualizzare il cursore a ingrandimento,
- spostarsi col dito in corrispondenza della stessa per far comparire i cursori di selezione,
- trascinare il cursore destro fino al termine della selezione,
- scegliere la voce Copia presente nel pannello a scomparsa.
Quasi tutte le app per gestire PDF permettono di copiare testo dall’interno dei documenti, usando queste tecniche.
Come copiare testo da PDF protetto
Se dobbiamo lavorare su di un PDF protetto da una password, potrebbero esserci dei problemi.
Quindi meglio verificare le possibilità facendosi aiutare da qualche guida specifica rigurdannte:
Come copiare testo da PDF a Word
Per copiare il testo da un PDF a Word ci sono due possibilità:
- La prima l’abbiamo già vista e permette di copiare tutto il testo e poi incollarlo su Word,
- a seconda è l’utilizzo di strumenti, online, senza installazione di software, con cui effettuare la conversione di un PDF in Word.
Come copiare testo PDF in Excel
E’ possibile copiare il testo di un PDF anche in Excel, convertendo direttamente un documento PDF in un file Excel.
In caso di problemi
Se ci trovassimo nel caso in cui, dopo aver provato a copiare e incollare un testo da un file PDF, a un file di Word, o in un qualsiasi altro documento, e vedessimo dei caratteri illeggibili.
Si tratterebbe di un problema di codifica dei caratteri. Ciò succede quando i font utilizzati nei PDF non hanno tabelle Unicode e non usano una codifica standard per la mappatura dei caratteri.
Illustriamo alcune possibili soluzioni per risolverli:
Usare lo strumento “Verifica Preliminare” di Adobe Acrobat — se utilizziamo Acrobat Reader, a pagamento, con abbonamento mensile, dopo i primi 7 giorni di prova gratuita. Con questa funzione si può risolvere il problema dei caratteri strani dopo il copia e incolla. Per accedervi:
- aprire il PDF su cui si verifica il problema dei “caratteri strani”,
- selezionare la scheda Strumenti in alto a sinistra,
- cliccare sulla voce Produzione di stampe, nel menu che si apre,
- premere su Verifica preliminare, nella barra laterale di destra,
- nella finestra successiva, selezionare la scheda Profili,
- espandere la voce Correzioni PDF,
- fare doppio clic sull’opzione Incorpora font mancanti che compare in basso,
- selezionare la cartella in cui salvare il documento di output,
- assegnargli un nome,
- cliccare sul pulsante Salva per completare la procedura.
Se i font mancanti nel PDF sono presenti nel sistema, questi verranno incorporati nel documento, e non dovrebbe più dare problemi durante il copia-e-incolla dei testi.
Usare una stampante PDF — se la soluzione appena menzionata non ha dato l’esito sperato, si può provare a generare un nuovo documento dal PDF che dà problemi con il copia-e-incolla tramite una stampante PDF, ad esempio doPDF:
- Aprire il documento da copiare,
- richiamare la funzione di stampa dal menu File,
- effettuare la stampa del file tramite la stampante virtuale PDF.
- Il documento ottenuto, dopo il copia/incolla, non dovrebbe avere problemi di caratteri illeggibili.
Usare un software OCR — effettuando una scansione OCR (optical character recognition) dei caratteri in codice ed estrapolare quelli visibili a schermo mediante la scansione.
Salve mi chiamo David Rossi esperto e appassionato informatico. Mi piace tenermi sempre informato sulle ultime novità tecnologiche e per questo ho creato il sito www.soluzionecomputer.it.
