Come registrare un contratto di locazione online

Per registrare un contratto di locazione online devi accedere all’area riservata dell’Agenzia delle Entrate, usare il servizio RLI Web, compilare i dati del contratto, inserire locatore, conduttore e immobile, scegliere il regime fiscale, allegare il contratto se richiesto e inviare la pratica telematicamente.

Registrare un contratto di affitto non è solo una formalità: serve a rendere il contratto valido ai fini fiscali, evitare sanzioni e permettere a proprietario e inquilino di avere una prova ufficiale dell’accordo. Oggi questa operazione può essere fatta direttamente online, senza andare allo sportello, usando il servizio “Contratti di locazione e affitto di immobili – RLI” dell’Agenzia delle Entrate.

In questa guida vedremo, passo dopo passo, come registrare un contratto di locazione online sul sito dell’Agenzia delle Entrate, quali documenti servono, quanto si paga, quando scegliere la cedolare secca e quali errori evitare durante la compilazione.

Quando va registrato un contratto di locazione

Un contratto di locazione deve essere registrato entro 30 giorni dalla data di stipula oppure dalla data di decorrenza, se questa è precedente. In parole semplici, se firmi il contratto oggi ma l’affitto parte prima o parte subito, devi fare attenzione alla data da cui decorre il termine.

La registrazione è obbligatoria per la maggior parte dei contratti di affitto, come:

• contratti abitativi a canone libero;
• contratti a canone concordato;
• contratti transitori;
• contratti per studenti universitari;
• contratti di locazione commerciale;
• contratti di affitto di pertinenze, garage, box o altri immobili.

In genere non c’è obbligo di registrazione per i contratti di durata non superiore a 30 giorni complessivi nell’anno con lo stesso conduttore. Tuttavia, se hai dubbi sulla tua situazione specifica, è sempre meglio verificare direttamente sul sito dell’Agenzia delle Entrate o rivolgersi a un professionista.

Cos’è RLI Web dell’Agenzia delle Entrate

RLI Web è il servizio online dell’Agenzia delle Entrate che permette di registrare contratti di locazione e affitto di immobili senza installare programmi sul computer. Si usa direttamente dal browser, entrando nell’area riservata del sito.

Con RLI Web puoi:

• registrare un nuovo contratto di locazione;
• comunicare una proroga;
• comunicare una risoluzione anticipata;
• comunicare una cessione o un subentro;
• esercitare o revocare l’opzione per la cedolare secca;
• pagare online le imposte di registro e di bollo, quando dovute.

Il servizio è particolarmente utile per chi vuole gestire da solo la registrazione del contratto, ma richiede attenzione perché i dati inseriti devono corrispondere esattamente a quelli presenti nel contratto firmato dalle parti.

Cosa serve prima di iniziare

Prima di entrare in RLI Web, prepara tutti i dati e i documenti necessari. Questo ti evita di interrompere la procedura a metà.

Ti serviranno:

• credenziali SPID, CIE o CNS per accedere all’area riservata;
• codice fiscale del locatore, cioè il proprietario o chi concede l’immobile in affitto;
• codice fiscale del conduttore, cioè l’inquilino;
• dati catastali dell’immobile, che trovi nella visura catastale;
• indirizzo completo dell’immobile;
• data di stipula del contratto;
• data di decorrenza e data di fine contratto;
• importo del canone annuo;
• eventuale scelta della cedolare secca;
• contratto firmato in formato PDF/A, TIF o TIFF, se l’allegato è richiesto;
• IBAN del conto corrente da usare per l’addebito delle imposte, se dovute.

Il documento più importante da avere sotto mano è la visura catastale, perché contiene foglio, particella, subalterno, categoria e rendita catastale dell’immobile. Questi dati devono essere inseriti con precisione.

Come accedere al servizio RLI Web

Per registrare il contratto online, vai sul sito ufficiale dell’Agenzia delle Entrate e accedi all’area riservata.

Puoi procedere così:

1. Apri il sito dell’Agenzia delle Entrate.
2. Clicca su “Area riservata”.
3. Accedi con SPID, CIE o CNS.
4. Cerca il servizio “Contratti di locazione e affitto di immobili – RLI”.
5. Apri il servizio RLI Web.
6. Seleziona “Nuova richiesta”.
7. Scegli “Prima registrazione” se stai registrando un nuovo contratto.

Puoi anche cercare direttamente il servizio dalla barra di ricerca interna dell’area riservata scrivendo “RLI” oppure “contratti di locazione”.

Registrare un nuovo contratto di locazione online: procedura passo passo

Una volta aperto RLI Web, il sistema ti guiderà nella compilazione dei vari quadri. Non avere fretta: controlla ogni dato prima di passare alla schermata successiva.

Inserisci i dati del richiedente

La prima sezione riguarda il richiedente, cioè la persona che presenta la richiesta di registrazione. Può essere il locatore, il conduttore, un mediatore o un soggetto delegato.

Se stai registrando il contratto per te stesso, seleziona l’opzione corretta e inserisci i tuoi dati. Se invece stai operando per conto di un’altra persona, devi indicare i dati del soggetto rappresentato.

In questa fase puoi anche inserire una descrizione utile per riconoscere la pratica, ad esempio “Affitto appartamento Via Roma” o “Contratto box auto 2026”.

Compila i dati generali del contratto

Nel quadro dei dati generali devi indicare le informazioni principali del contratto:

• tipologia di contratto;
• data di stipula;
• data di inizio;
• data di fine;
• durata;
• importo del canone;
• eventuali particolarità del contratto;
• ufficio territoriale dell’Agenzia delle Entrate.

Anche se la procedura è online, devi scegliere un ufficio territoriale di riferimento. Questo ufficio sarà competente per la registrazione e per eventuali adempimenti successivi.

Inserisci i dati dell’immobile

Nel quadro dedicato agli immobili devi riportare i dati catastali. Li trovi nella visura catastale e devono essere inseriti con grande attenzione.

In genere servono:

• Comune;
• provincia;
• sezione urbana, se presente;
• foglio;
• particella;
• subalterno;
• categoria catastale;
• rendita catastale;
• indirizzo dell’immobile.

Se l’immobile ha pertinenze, come garage, cantina o posto auto, devi inserire anche quelle, se previste dal contratto.

Inserisci locatore e conduttore

A questo punto devi indicare i soggetti coinvolti nel contratto. Per ogni locatore e conduttore servono i dati anagrafici e il codice fiscale.

Nel caso di più proprietari, dovrai inserire tutti i locatori con le rispettive quote di possesso. Nel caso di più inquilini, dovrai inserire tutti i conduttori indicati nel contratto.

Controlla bene i codici fiscali: un errore anche di una sola lettera può creare problemi nella registrazione.

Scegli il regime fiscale

Uno dei passaggi più importanti riguarda il regime fiscale. In molti contratti abitativi il proprietario può scegliere tra regime ordinario e cedolare secca.

Con il regime ordinario, in fase di registrazione possono essere dovute l’imposta di registro e l’imposta di bollo.

Con la cedolare secca, invece, non sono dovute imposta di registro e imposta di bollo per la registrazione, la proroga e la risoluzione del contratto. In cambio, il proprietario applica un’imposta sostitutiva e rinuncia agli aggiornamenti del canone, compreso l’adeguamento ISTAT, per il periodo in cui vale l’opzione.

La cedolare secca è generalmente applicabile ai contratti abitativi, ma non sempre è la scelta più conveniente. Prima di selezionarla, valuta il tipo di contratto, il canone e la tua situazione fiscale.

Bisogna allegare il contratto?

Con RLI Web, in molti casi devi allegare la copia del contratto firmato. Il file deve essere in un formato accettato, come PDF/A, TIF o TIFF.

In alcune situazioni semplificate l’allegazione del contratto può non essere obbligatoria, ad esempio per determinati contratti abitativi con un numero limitato di locatori e conduttori, senza allegati particolari e con immobili correttamente censiti. Tuttavia, per evitare errori, è consigliabile preparare comunque una copia digitale del contratto firmato.

Quando alleghi il file, controlla che:

• il contratto sia completo;
• siano presenti tutte le firme;
• il file sia leggibile;
• il formato sia corretto;
• eventuali allegati siano inclusi se richiesti.

Se il portale rifiuta il documento, spesso il problema dipende dal formato PDF non conforme. In quel caso, prova a convertirlo in PDF/A usando un programma adatto o uno strumento online affidabile.

Quanto costa registrare un contratto di locazione online

Il costo dipende dal regime fiscale scelto e dal tipo di contratto.

Nel regime ordinario, di solito sono dovute:

• imposta di registro;
• imposta di bollo.

Per i contratti di locazione abitativa, l’imposta di registro è generalmente calcolata in percentuale sul canone. L’imposta di bollo, invece, è pari a 16 euro ogni 4 facciate scritte del contratto e comunque ogni 100 righe, per ogni copia da registrare.

Se scegli la cedolare secca e il contratto rientra nei casi ammessi, non devi versare imposta di registro e imposta di bollo al momento della registrazione.

Il vantaggio di RLI Web è che il sistema calcola automaticamente le imposte dovute in base ai dati inseriti. Se ci sono importi da pagare, potrai procedere con l’addebito sul conto corrente indicato.

Come pagare le imposte con RLI Web

Durante la procedura, RLI Web mostra un riepilogo e calcola le imposte. Se sono dovute somme da versare, ti verrà richiesto di inserire i dati del conto corrente.

Di solito devi indicare:

• codice fiscale del firmatario del conto;
• IBAN;
• data di invio;
• conferma del pagamento.

Il conto corrente deve essere intestato o cointestato al soggetto indicato e deve essere presso una banca convenzionata o presso Poste Italiane. Dopo l’invio, il pagamento viene gestito tramite addebito.

Conserva sempre le ricevute rilasciate dal servizio, perché dimostrano l’avvenuta presentazione della richiesta e, se dovuto, l’esito del pagamento.

Come scaricare la ricevuta di registrazione

Dopo l’invio della richiesta, la registrazione non va considerata completata finché non hai controllato la ricevuta. Entra di nuovo in RLI Web e apri la sezione dedicata alle ricevute.

La ricevuta può indicare:

• registrazione avvenuta correttamente;
• estremi di registrazione del contratto;
• esito del pagamento;
• eventuale scarto della pratica.

Se la pratica viene scartata, leggi con attenzione il motivo dello scarto, correggi l’errore e invia nuovamente la richiesta. Gli errori più comuni riguardano dati catastali sbagliati, codice fiscale errato, date incoerenti, file allegato non valido o IBAN non accettato.

Errori da evitare durante la registrazione online

Quando registri un contratto di locazione online, gli errori più frequenti sono spesso semplici distrazioni. Ecco quelli da controllare con più attenzione:

• inserire una data di decorrenza diversa da quella del contratto;
• sbagliare il codice fiscale di locatore o conduttore;
• dimenticare una pertinenza indicata nel contratto;
• confondere foglio, particella e subalterno;
• scegliere una tipologia di contratto non corretta;
• indicare un canone annuo diverso da quello firmato;
• selezionare la cedolare secca senza verificare se è applicabile;
• allegare un file non in formato PDF/A, TIF o TIFF;
• chiudere la procedura senza scaricare le ricevute.

Prima dell’invio finale, rileggi il contratto firmato e confrontalo con i dati presenti in RLI Web. I dati devono combaciare.

Pro tip: prepara una cartella digitale prima di iniziare

Prima di accedere a RLI Web, crea sul computer una cartella chiamata “Registrazione contratto locazione” e inserisci dentro tutto ciò che ti serve:

• contratto firmato;
• visura catastale;
• documento di identità delle parti, se utile;
• codice fiscale di locatore e conduttore;
• eventuale attestazione per canone concordato;
• eventuali allegati;
• ricevute scaricate dopo l’invio.

In questo modo non perdi tempo durante la procedura e, soprattutto, conservi in un unico posto tutti i documenti utili anche per eventuali controlli futuri.

Registrazione online o in ufficio: cosa conviene?

La registrazione online è la soluzione più comoda per chi ha un minimo di dimestichezza con i servizi digitali. Evita code, appuntamenti e spostamenti, e permette di gestire tutto dal computer.

La registrazione in ufficio può essere utile se:

• non hai SPID, CIE o CNS;
• hai un contratto complesso;
• non riesci a completare la procedura online;
• hai dubbi sulla compilazione;
• preferisci assistenza diretta.

Ricorda però che la registrazione telematica è obbligatoria per gli agenti immobiliari e per i possessori di almeno 10 immobili. Per molti privati, invece, l’online è una possibilità molto pratica ma non sempre obbligatoria.

Cosa fare dopo la registrazione

Dopo aver registrato il contratto, non eliminare nulla. Devi conservare:

• contratto originale firmato;
• ricevuta di registrazione;
• ricevuta del pagamento, se presente;
• eventuali comunicazioni dell’Agenzia delle Entrate;
• copia dei documenti usati per la compilazione.

Il richiedente deve inoltre consegnare alle parti una copia delle ricevute che dimostrano l’avvenuta registrazione o l’esito dell’adempimento.

Se in futuro il contratto viene prorogato, ceduto, risolto anticipatamente o modificato, dovrai usare ancora RLI Web nella sezione degli adempimenti successivi.

Guide utili sullo stesso argomento

• Come registrare un comodato online con RAP Web
• Partita IVA online: guida Agenzia Entrate
• Cassetto fiscale: ricevute e comunicazioni Agenzia delle Entrate

Conclusione

Registrare un contratto di locazione online sul sito dell’Agenzia delle Entrate è una procedura accessibile anche ai principianti, purché si preparino prima tutti i documenti e si compilino con attenzione i dati richiesti. RLI Web permette di evitare lo sportello, calcolare le imposte, scegliere la cedolare secca quando possibile e scaricare le ricevute ufficiali.

Prima di iniziare, controlla contratto, visura catastale, codici fiscali e regime fiscale scelto. Una compilazione precisa ti farà risparmiare tempo ed eviterà scarti o correzioni successive. Se la guida ti è stata utile, salvala tra i preferiti e condividila con chi deve registrare un contratto di affitto online.

FAQ – Domande frequenti

Posso registrare un contratto di locazione online da solo?

Sì. Puoi registrare un contratto di locazione online accedendo all’area riservata dell’Agenzia delle Entrate con SPID, CIE o CNS e utilizzando il servizio RLI Web. Devi avere a disposizione i dati del contratto, dell’immobile, del locatore e del conduttore.

Entro quanto tempo bisogna registrare un contratto di affitto?

Il contratto di locazione deve essere registrato entro 30 giorni dalla data di stipula oppure dalla data di decorrenza, se precedente. Superare questo termine può comportare sanzioni.

Serve allegare sempre il contratto su RLI Web?

Non sempre. In alcuni casi l’allegazione del contratto può non essere obbligatoria, ma è consigliabile avere comunque una copia digitale firmata in formato PDF/A, TIF o TIFF, pronta da caricare se richiesta dal sistema.

Quanto costa registrare un contratto di locazione online?

Il costo dipende dal tipo di contratto e dal regime fiscale scelto. Nel regime ordinario possono essere dovute imposta di registro e imposta di bollo. Se si sceglie correttamente la cedolare secca, per la registrazione non sono dovute imposta di registro e imposta di bollo.

Con la cedolare secca devo pagare imposta di registro e bollo?

No. Se il contratto rientra nei casi ammessi alla cedolare secca, non si pagano imposta di registro e imposta di bollo per la registrazione, la proroga e la risoluzione del contratto.

Dove trovo i dati catastali da inserire in RLI Web?

I dati catastali si trovano nella visura catastale dell’immobile. In genere servono Comune, foglio, particella, subalterno, categoria catastale e rendita catastale.

Cosa succede se sbaglio a compilare la registrazione online?

Se l’errore viene notato prima dell’invio, puoi correggerlo direttamente nella procedura. Se invece la pratica viene scartata dopo l’invio, devi leggere il motivo dello scarto, correggere i dati e trasmettere nuovamente la richiesta.