Come usare Microsoft Word

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Microsoft Word è un programma di elaborazione testi ed un applicativo di videoscrittura, progettato per consentire la creazione di:

  • documenti,
  • articoli,
  • lettere,
  • testi,
  • libri,
  • qualsiasi cosa scritta da stampare o inviare,
  • in digitale o su carta.

E’ disponibile per i sistemi operativi Windows e MacOS.

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Dopo la prima versione del software, datata 25 ottobre 1983, Word nel corso degli anni, ci è stato utile per redarre tantissimi elaborati: dalle nostre memorie, a saggi di politica sociale, da poesie, a tabelle e preventivi di lavoro. Di tutto un po’ insomma.

Quando si crea un documento in Word, è possibile scegliere di iniziare da un documento vuoto, o basarsi su un modello, ed i suoi strumenti di modifica e revisione, consentono di ottimizzare e rendere più fruibile qualsiasi testo.

Quindi, viste le sue funzionalità, anche per chi non lo conosce a fondo, forse, può essere giunto il momento di cominciare ad usarlo, per il lavoro o per il tempo libero.

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In questo articolo spiegheremo come usare Microsoft Word, illustrando come fare per ottenerlo e introducendo le sue funzioni principali.

Come usare Microsoft Word (Windows/macOS)

Microsoft Word è disponibile all’interno della suite di produttività Microsoft Office, che si può ottenere:

  1. in versione in abbonamento (Microsoft 365),
  2. nelle versioni ad acquisito della licenza d’uso, Office Home e Office Professional.

È distribuito in tanti negozi fisici e virtuali, e si può acquistare:

  1. sullo store ufficiale di Microsoft sottoscrivendo un piano in abbonamento a Microsoft 365 (gratis i primi 30 giorni e poi da 7 euro/mese),
  2. da Amazon https://www.amazon.it/, dove però ci sono anche venditori di terze parti a cui bisogna prestare attenzione,
  3. su macOS, scaricabile anche direttamente dal Mac App Store.

Strumenti principali di Microsoft Word

Per iniziare a utilizzare Word:

  • aprire il programma facendo clic sulla sua icona,
  • nella schermata iniziale, viene presentata una scelta da effettuare che riguarda il modello di documento che vogliamo creare,
  • si possono selezionare uno tra i tantissimi modelli a disposizioni preinstallati o disponibili online, per esempio:
  1. una lettera,
  2. una brochure,
  3. un report,
  4. un menu per una cena,
  5. oppure un documento vuoto, giusto per farti qualche esempio.

In questo nostro articolo, per mostrare alcuni strumenti che possiamo utilizzare su Word , utilizzeremo un Documento vuoto.

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All’apertura del modello del documento vedremo diverse schede in alto, che contengono gli strumenti per la gestione dei contenuti.

Elenchiamo quelli più importanti che possiamo utilizzare:

  • File: permette di creare un nuovo documento, aprirne uno già creato e salvare il documento che abbiamo aperto. Potremo anche stamparlo, condividerlo, esportarlo in altri formati e aprirne le impostazioni generali.
  • Home: in questa sezione sono contenuti tutti gli strumenti utili per impostare la formattazione del testo, tra cui il cambio font e la modifica della dimensione del carattere. Potremo cambiare il colore del testo, creare elenchi puntati, oppure utilizzare gli strumenti di Copia e Incolla.
  • Inserisci: permette di inserire all’interno del documento degli elementi, come: numerazioni di pagina, intestazioni, immagini, forme geometriche, tabelle, grafici , collegamenti a link esterni.
  • Progettazione: permette l’impostazione e il salvataggio di set di colori e degli stili di formattazione degli elementi di un documento, senza dover impostare vari stili su documenti diversi.
  • Layout: questa voce di menu permette di regolare i margini del foglio, il suo orientamento e le dimensioni. Si può anche impostare il rientro e la spaziatura tra i paragrafi.
  • Riferimenti: durante la creazione di una relazione, di un report o di una tesi di laurea, da questa scheda potremo creare sommari e note a piè di pagina.
  • Lettere: permette la gestione e la creazione di lettere, di buste ed etichette.
  • Revisione: controllo ortografico e grammaticale, creazione di commenti e revisioni dei documenti.
  • Visualizza: per impostare la visualizzazione di un documento nella sua struttura e di vederne il layout di stampa. Attraverso questo menu si può, anche, impostare il livello di zoom, o dividere il documento in diverse finestre.
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Adesso andiamo ad esaminare alcuni strumenti specifici.

Come modificare il font e la dimensione del carattere

Nella scheda Home sono presenti alcuni strumenti veramente importanti, che possono fare la differenza per migliorarne la leggibilità di un documento:

  • nella sezione Carattere, selezionare il menu a tendina, per impostare sul documento un stile di font, diverso da quello che viene proposto di base,
  • esistono tantissimi font già installati e basterà selezionare quello prescelto.

E’ possibile scaricare altri font da alcuni database di font online, come per esempio dal sito Web DaFont.

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Il font sarà disponibile all’interno dell’elenco font di Word, se non dovessimo vederlo:

  • salvare il documento e riaprilo.

Accanto al menu a tendina dei font, troviamo una casella di scelta che riguarda la dimensione del font, con valori da 8 a 72. Si possono inserire anche valori personali che non sono indicati, inclusi numeri più piccoli o più grandi di quelli proposti.

Altre modifiche riguardano l’uso del grassetto, corsivo, sottolineato e barrato.

Questi pulsanti dedicati alla formattazione del testo, sono indicati sempre all’interno della sezione Carattere.

Si possono usare anche direttamente dalla tastiera, con:

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  • Ctrl+G per il grassetto (cmd+b su Mac),
  • Ctrl+I per il corsivo (cmd+i su Mac),
  • Ctrl+S per il sottolineato (cmd+u su Mac).

Selezionando una porzione del testo da modificare e facendo clic destro, andando alla voce Carattere, si possono visualizzare altre scelte avanzate di formattazione.

Per applicare una modifica nella formattazione, questa sarà visibile soltanto non appena digiteremo i caratteri dalla tastiera. Se vogliamo modificare una formattazione di un testo già digitato, dovremo selezionarlo con il mouse e poi applicare la modifica scelta.

Allineamento del testo e uso di elenchi

All’interno della scheda Home, nella sezione Paragrafo, si trovano gli strumenti per la modifica dell’allineamento del testo e cioè:

  • a sinistra,
  • al centro,
  • a destra,
  • giustificato.

Solitamente:

  • un testo con allineamento al centro viene utilizzato per posizionare elementi quali per esempio i titoli,
  • un allineamento a destra può essere utilizzato per alcuni elementi del testo nella composizione di lettere,
  • allineamento a sinistra è quello più diffuso, sia nel campo della scrittura dei documenti che in quello del Web,
  • l’allineamento giustificato è il migliore nei documenti per dare un tocco più raffinato e ordinato del testo.
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Nei paragrafi viene anche applicato di default una spaziatura con il bordo del foglio, la quale su Word viene chiamata Margine.

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Si può usare una diversa spaziatura tra i vari paragrafi con il margine.

Per modificare la spaziatura, utilizzare i tasti:

  • Riduci rientro (simbolo di un testo con una freccia a sinistra),
  • Aumenta rientro (simbolo di un testo con una freccia a destra).

Per la creazione di elenchi, si può scegliere fra:

  • l’utilizzo di elenchi puntati, cioè elenchi che presentano un simbolo a fianco di ogni elemento dell’elenco,
  • elenchi numerati,
  • elenchi a più livelli.

Per impostare un nuovo elenco, fare clic sui pulsanti presenti nella sezione Paragrafo, riconoscibili dalle icone con linee ed elementi a fianco.

Trova e sostituisci

Se nel testo che abbiamo redatto esiste una o più parole che vogliamo correggere o sostituire, in Word si possono utilizzare le funzioni Trova e Sostituisci.

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Per esempio per cercare una parola specifica nel nostro documento:

  • andare nella scheda Home,
  • fare clic sul pulsante Trova (sezione Modifica),
  • oppure premere la combinazione di tasti Ctrl+Maiusc+T (cmd+shift+f su Mac).

Verrà visualizzata sulla sinistra dello schermo un’area per la digitazione del testo da cercare:

  • digitare il testo,
  • premere il tasto Invio sulla tastiera per far apparire tutti i risultati di ricerca,

per effettuare una ricerca avanzata:

  • fare clic sul simbolo di una freccia accanto al pulsante Trova,
  • selezionare la voce Ricerca avanzata,
  • nella nuova finestra che apparirà, cliccare su Altro e impostare quindi i parametri di ricerca.

Se abbiamo bisogno, invece, di sostituire una parola digitata con un’altra che si ripete più volte all’interno del documento, occorre utilizzare la funzione Sostituisci, che si trova sotto il pulsante Trova:

  • nella finestra che appare inserire il testo da trovare nel campo Trova,
  • inserire la parola che lo sostituirà nel campo Sostituisci con,
  • nel caso avessimo necessità di utilizzare strumenti di ricerca del testo più avanzati, fare clic sul pulsante Altro.

Come creare una carta intestata e inserire una numerazione di pagina

Se abbiamo bisogno di un foglio di carta intestata, cioè di quel particolare foglio di carta che fornisce informazioni sia sul soggetto al quale è indirizzata la lettera, sia sul mittente, si può realizzare su Word, utilizzando gli strumenti che troviamo nella scheda Inserisci.

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Con la sezione Intestazione e piè di pagina si possono inserire tutti gli elementi che riguardano la carta intestata, come:

  • il logo,
  • il nome dell’azienda o del professionista,
  • l’indirizzo della sede legale,
  • i recapiti per un contatto.

Ecco come:

  • cliccare sul tasto Intestazione,
  • scegliere fra i modelli predefiniti,
  • apparirà una nuova scheda, denominata Strumenti intestazione e piè di pagine che permette di modificare l’intestazione o il piè di pagine del nostro documento,
  • premere su Digitare qui per modificarne il contenuto inserendo del testo,
  • o aggiungendo delle immagini (come il proprio logo), tramite il pulsante Immagini, posto in alto nella barra orizzontale,
  • si può anche immettere la numerazione delle pagine, facendo clic sul pulsante Numero di pagina.

Altri strumenti di Microsoft Word

Oltre alle funzionalità che abbiamo visto, questo software ne offre tantissime altre, per migliorare il nostro lavoro e la presentazione del documento stesso.

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Tipo:

  • Evidenziare testo in colonna o un campo quadrato,
  • Riempire un documento vuoto con testo auto-generato, automaticamente,
  • Calcolatore in Word,
  • Evidenziare un’intera frase con un clic,
  • Vedere le modifiche recenti,
  • Scrivere testo in punti a caso sul foglio,
  • Aggiornamento automatico di data e ora,
  • Cambiare maiuscole e minuscole nel modo più semplice,
  • Mostrare caratteri nascosti,
  • tanto altro

Come usare Word Online

Word ha un costo che può risultare eccessivo per alcuni, anche se Microsoft si è mossa a questo riguardo, promuovendo dei pacchetti in abbonamento con costi più contenuti per gli utenti.

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Se non possiamo acquistare Word, oppure il software non è installato nel nostro computer , si può decidere di attivare Microsoft Word Online, il servizio online di videoscrittura.

Per poterlo utilizzare, occorre possedere un account Microsoft e accedere al servizio Word Online.

Le funzionalità Word Online sono simili a Microsoft Word, le differenze stanno sulle funzionalità di cui Word Online è sprovvisto come, per esempio:

  • la protezione con password di un documento,
  • il salvataggio di modelli di font e colori,
  • le filigrane,
  • la progettazione di lettere ed etichette.

Come usare l’app Word su smartphone e tablet

Microsoft Word è disponibile anche su dispositivi mobili dotati del sistema operativo:

A differenza del software principale di videoscrittura, l’applicazione dedicata agli smartphone e ai tablet è gratuita per dispositivi sotto i 10,1 pollici, ma presenta funzionalità limitate.

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Per dispositivi con display più grandi, è necessario acquistare un abbonamento a Microsoft 365.

L’applicazione ha un’interfaccia con una distribuzione delle schede diversa da smartphone e da tablet.

Sul tablet le schede sono su una barra orizzontale posta in alto, come sul software desktop Microsoft Word oppure Word Online.

Su smartphone, invece, le schede sono accessibili tramite menu a tendina in basso a sinistra.

Per quanto riguarda le funzionalità sono le stesse viste per il software desktop Microsoft Word.

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E’ presente una nuova scheda, definita Disegno, nella quale sono presenti gli strumenti per il disegno a mano libera, tramite il touche-screen dello smartphone o del tablet.

Come usare microfono Microsoft Word

Su Word è possibile abilitare l’uso del microfono per la funzionalità di dettatura.

Tale funzionalità è accessibile gratuitamente nell’app di Word per smartphone e tablet e in Word Online.

Per quanto riguarda il software desktop, la dettatura è disponibile soltanto con Microsoft 365, sottoscrivendo un piano in abbonamento.

Per usare il microfono su Word su Microsoft Word e Word Online:

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  • aprire un documento di testo e fare clic sulla scheda Home in alto,
  • premere sul tasto Dettatura per avviare tale funzionalità,
  • verrà mostrato anche un riquadro tramite il quale si può interrompere la dettatura dal microfono e cambiarne le impostazioni (l’icona dell’ingranaggio).

Su smartphone e tablet:

  • fare tap su un punto qualsiasi del documento (dove vogliamo inserire il testo da dettare),
  • premere sull’icona del microfono in basso a destra,
  • verrà trascritto sull’app Word tutto ciò che il microfono acquisisce,
  • tramite il riquadro in basso, si può attivare o disattivare il microfono,
  • oppure modificare le impostazioni della dettatura.
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