Come unire due o più file Excel senza perdere dati

Per unire due o più file Excel devi prima scegliere il risultato che vuoi ottenere: raccogliere i fogli in un unico documento, mettere le righe di più tabelle una sotto l’altra oppure collegare informazioni attraverso un codice comune. Nel primo caso basta copiare i fogli; per un lavoro ripetitivo conviene usare Power Query. Il pulsante “Unisci celle”, invece, non serve a unire file.

Immagina di ricevere due elenchi di vendite, uno di gennaio e uno di febbraio. Puoi conservarli in due schede separate oppure costruire un’unica tabella con tutte le operazioni. Sono lavori diversi: scegliere subito quello giusto evita intestazioni duplicate, formule collegate al file sbagliato e risultati apparentemente corretti ma incompleti.

Quale metodo scegliere

• Vuoi un solo file con più schede: usa Sposta o copia e mantieni attiva l’opzione Crea una copia.
• Vuoi un elenco unico con poche righe: copia i dati sotto l’ultima riga della prima tabella, senza ripetere le intestazioni.
• Ricevi periodicamente file con le stesse colonne: usa Power Query per combinarli e aggiornare il risultato.
• Vuoi aggiungere, per esempio, il nome del cliente a ogni ordine: serve un collegamento tramite codice cliente, non un semplice accodamento.

In Excel il file si chiama anche cartella di lavoro; i fogli sono le schede al suo interno. La procedura Power Query da cartella descritta più avanti è riferita a Excel desktop per Windows. Su Mac, nel browser e sul telefono le funzioni disponibili non sono identiche.

Preparare i file senza rischiare gli originali

1. Crea una copia dei documenti di partenza e lavora su quella.
2. Controlla che le tabelle abbiano una sola riga di intestazioni e nessuna cella unita nell’area dei dati.
3. Se vuoi accodare le righe, uniforma i nomi delle colonne: “Codice cliente” e “Cliente” non sono necessariamente lo stesso campo.
4. Distingui i numeri dai codici: un identificativo come 00127 deve restare testo se gli zeri sono significativi.
5. Segna il numero delle righe utili di ciascun elenco, escludendo intestazioni e totali.
6. Salva il file di destinazione con un nome diverso, per esempio Riepilogo-vendite.xlsx.

Se una sorgente è un CSV, non limitarti ad aprirla con doppio clic: prima verifica separatori, date e codici. La guida per trasformare un CSV in Excel senza perdere dati spiega come conservarli correttamente.

Metodo 1: copiare interi fogli in un solo file

Questo metodo conserva fogli separati: non fonde automaticamente le righe. È adatto, per esempio, a un fascicolo con una scheda per ciascun reparto.

1. Apri entrambi i file nell’applicazione desktop Excel.
2. Nel documento di origine fai clic con il tasto destro sulla linguetta del foglio, in basso.
3. Scegli Sposta o copia.
4. Nel campo Nella cartella seleziona il file di destinazione già aperto.
5. Indica dove inserire la scheda, per esempio alla fine.
6. Seleziona Crea una copia: senza questa scelta il foglio viene spostato anziché duplicato.
7. Conferma e ripeti per gli altri fogli.
8. Controlla nomi, formule e grafici, poi salva il riepilogo.

Su Mac puoi utilizzare il comando per spostare o copiare il foglio nel menu Modifica, selezionando anche qui la destinazione e la creazione di una copia. Microsoft documenta entrambe le procedure nella pagina Spostare o copiare fogli di lavoro.

Attenzione ai collegamenti esterni: una formula copiata può continuare a leggere dati da un altro file. Se compare una richiesta di aggiornamento dei collegamenti, verifica la sorgente prima di accettare. Copiare una scheda non rende automaticamente indipendenti tutti i calcoli.

Metodo 2: mettere le righe una sotto l’altra

Per due elenchi piccoli, il copia e incolla resta una soluzione comprensibile. Funziona bene soltanto se le colonne corrispondono: nella copia manuale conta anche il loro ordine.

1. Nel primo elenco individua l’ultima riga effettivamente occupata.
2. Nel secondo seleziona soltanto i record da aggiungere, senza intestazione né eventuale totale finale.
3. Controlla filtri e righe nascoste: devi sapere se stai trasferendo tutto l’elenco oppure un sottoinsieme.
4. Copia la selezione.
5. Nel riepilogo seleziona la prima cella libera sotto i dati, nella colonna corretta.
6. Incolla normalmente se vuoi conservare le formule; scegli Incolla speciale → Valori se ti servono soltanto i risultati attuali.
7. Controlla e amplia, se necessario, l’intervallo della tabella che deve contenere le nuove righe.

Con 120 record nel primo file e 85 nel secondo, senza esclusioni intenzionali, dovresti ottenere 205 record. Una riga con la scritta “Totale” non è una vendita: non deve diventare un’operazione aggiuntiva nel riepilogo.

L’incollaggio dei valori produce una fotografia dei dati. Se domani cambia la sorgente, il riepilogo non si aggiorna da solo. Non è quindi il metodo migliore per un processo mensile ricorrente.

Metodo 3: combinare file con Power Query su Windows

Power Query importa i dati e conserva i passaggi di preparazione. Per file omogenei puoi raccogliere le sorgenti in una cartella dedicata. Prima di iniziare, in ogni file seleziona l’elenco, usa Inserisci → Tabella e assegna alla tabella lo stesso nome, per esempio Vendite. Le colonne devono descrivere le stesse informazioni.

1. Metti nella cartella soltanto i file da combinare. Salva il riepilogo fuori da questa cartella.
2. Nel riepilogo apri Dati → Recupera dati → Da file → Da cartella.
3. Seleziona la cartella delle sorgenti.
4. Controlla l’elenco: escludi copie, file temporanei con prefisso ~$ e sottocartelle non pertinenti.
5. Scegli Combina e trasforma dati.
6. Nel file di esempio seleziona la tabella Vendite.
7. Nell’editor verifica intestazioni, numero di righe e tipi delle colonne.
8. Correggi eventuali anomalie prima di scegliere Chiudi e carica.

La documentazione Microsoft sull’importazione da una cartella descrive questo flusso. Non attivare alla cieca l’esclusione dei file con errori: potresti ottenere un riepilogo che sembra completo ma ignora una sorgente.

Come aggiungere il mese successivo

Salva nella cartella il nuovo file con la stessa struttura, poi nel riepilogo usa Dati → Aggiorna tutto. Non incollare manualmente altre righe nella tabella prodotta dalla query: un aggiornamento può ricostruirla. Le correzioni vanno fatte nella sorgente o nei passaggi della query.

Se sposti la cartella o rinomini l’oggetto importato, la query può non trovare più i dati. Mantieni stabile la struttura e annota dove si trovano gli originali, soprattutto quando condividi il riepilogo con un collega.

Unire due query già importate

Se hai importato separatamente due file tramite Dati → Recupera dati → Da file → Da cartella di lavoro, puoi accodare le due query senza raccogliere tutto in una cartella.

1. Apri una delle query nell’editor.
2. In Home cerca il comando di accodamento, indicato come Accoda query o Aggiungi query secondo la versione e la traduzione.
3. Scegli l’opzione per creare una nuova query, lasciando separate le origini.
4. Seleziona le due tabelle e conferma.
5. Esamina le colonne e carica il risultato.

L’accodamento di Power Query abbina le intestazioni, non la posizione delle colonne. Se in un elenco trovi “Importo” e nell’altro “Totale vendita”, prima uniforma i nomi: altrimenti puoi ottenere colonne separate con valori mancanti.

Se devi affiancare informazioni tramite un codice

Supponi di avere una tabella Ordini con il codice cliente e un’altra Clienti con codice e indirizzo. Accodarle crea righe di natura diversa: non aggiunge l’indirizzo all’ordine.

1. Importa le due tabelle e controlla che il codice abbia lo stesso tipo di dato in entrambe.
2. Apri la query Ordini e scegli Home → Unisci query, preferibilmente come nuova query.
3. Seleziona Clienti come seconda tabella.
4. Seleziona la colonna del codice in entrambe le anteprime.
5. Per conservare tutti gli ordini, scegli il join esterno sinistro.
6. Espandi la colonna risultante e seleziona soltanto le informazioni necessarie.

Controlla che il codice sia univoco nella tabella Clienti: più corrispondenze possono moltiplicare le righe dopo l’espansione. Microsoft spiega questa differenza nella guida a Unisci query.

Che cosa cambia su Mac e in Excel online

Excel per Mac con Microsoft 365 dispone di Power Query, ma non dare per scontato di trovare gli stessi connettori di Windows. Puoi partire dall’importazione di singole cartelle di lavoro e accodare le query quando i comandi sono disponibili. Verifica la tua versione nella guida Microsoft a Power Query su Mac.

Nel browser, per pochi dati, puoi copiarli tra fogli; per trasferire interi fogli tra file o gestire una combinazione complessa conviene aprire il documento nell’app desktop. Non caricare elenchi di clienti, stipendi o altri dati riservati su siti di unione sconosciuti soltanto per evitare qualche passaggio.

Controlli finali prima di usare il risultato

• Righe: confronta il conteggio ottenuto con quello annotato all’inizio.
• Campioni: cerca un record della prima sorgente e uno dell’ultima.
• Codici: verifica gli zeri iniziali e gli identificativi lunghi.
• Date e importi: controlla che siano interpretati correttamente, non soltanto visualizzati bene.
• Duplicati: due righe simili non sono sempre un errore; possono essere operazioni realmente ripetute.
• Formule: verifica che non facciano riferimento a file che il destinatario non possiede.

Se devi ripulire il risultato, segui la guida per individuare ed eliminare righe duplicate in Excel, scegliendo con attenzione le colonne di confronto. Quando i dati sono affidabili puoi creare una tabella pivot per riepilogarli senza confondere l’unione delle sorgenti con l’analisi finale.

Domande frequenti

Posso unire file con colonne in ordine diverso?

Sì, Power Query può accodare le colonne in base al nome. Nel copia e incolla manuale, invece, devi sistemare prima l’ordine per non incollare un importo nella colonna sbagliata.

Il file originale viene cancellato?

No, l’importazione con Power Query non elimina la sorgente. Con Sposta o copia devi selezionare Crea una copia se vuoi conservare anche il foglio nel documento originale.

Posso combinare file protetti da password?

Devi avere l’autorizzazione ad accedere ai dati. Se il connettore non gestisce quel file protetto, lavora su una copia autorizzata in una posizione sicura; non usare servizi che promettono di aggirare la protezione.

Conclusione

Per raccogliere schede usa la copia dei fogli; per un elenco occasionale controlla con cura il copia e incolla; per sorgenti ricorrenti prepara una query aggiornabile. Il controllo decisivo non è vedere tutti i dati sullo schermo, ma verificare che ogni riga sia finita nella colonna corretta e che il riepilogo includa davvero tutte le sorgenti previste.