Come tracciare quello che viene stampato

I toner delle stampanti hanno una durata media di 6/700 pagine, un po’ di più rispetto alle cartucce di inchiostro, che però costano meno. Per quanto riguarda questi periodi di tempo, a volte, possiamo trovarci davanti, però, a delle sorprese e, senza rendercene conto, in quel dato periodo di tempo, l’inchiostro della nostra stampante finisce prima. Magari non abbiamo tenuto il conto del numero preciso di quante stampe abbiamo effettuato, oppure abbiamo realizzato delle stampe doppie o inutili.

Può capitare, soprattutto negli ambienti di lavoro, che la cartuccia appena sostituita sembri durare pochissimo e spesso non ci si accorge che se ne si abusa, utilizzandola anche quando non è strettamente necessario. Evitare di sprecare inchiostro e carta, ed utilizzare bene la stampante ci dà modo di evitare consumi superflui e, a questo scopo, può tornare utile sapere la cronologia dei documenti stampati per evitare stampe in più.

In questo articolo spiegheremo come fare per tracciare le stampe fatte dal computer , per monitorare e controllare quali siano veramente indispensabili. Tracciare quello che viene stampato è possibile sia da PC Windows che da Mac, ed affronteremo l’argomento esaminando le Code di stampa, tramite un Visualizzatore eventi o il software PaperCut Print Logger . Per quanto riguarda Mac affronteremo, invece, Cronologia di macOS e CUPS

Come tracciare ciò che viene stampato dal computer: Windows

Iniziamo col vedere come visualizzare tutto ciò che viene stampato, da un computer, tenendo conto che potremo controllare soltanto i lavori di stampa avviati dal PC e non quelli effettuati da altri dispositivi.

Per quanto riguarda il sistema operativo Windows, i sistemi di tracciamento dei lavori di stampa integrati nel sistema operativo, sono disabilitati per impostazione predefinita e quindi potremo vedere solo i processi svolti dopo tale la loro attivazione.

Coda di stampa

Se abbiamo bisogno di un sistema che faccia vedere i processi di stampa, avviati di recente, si può far sì che Windows tenga traccia di tutti, anche di quelli portati a termine con successo, facendoli elencare nella finestra della coda di stampa.

Per riuscirci:

• fare clic destro sul pulsante Start di Windows (il simbolo della bandierina situato sulla barra delle applicazioni),
• cliccare sulla voce Impostazione dal menu che va ad aprirsi,
• andare nelle sezioni Dispositivi/Bluetooth e dispositivi > Stampanti e scanner,
• cliccare sul nome della stampante che ci interessa,
• premere sul pulsante Gestisci (solo su Windows 10),
• fare clic sulla voce Proprietà stampante.

A questo punto:

• aprire la scheda Avanzate,
• spuntare accanto alla voce Mantieni i documenti stampati e confermare la modifica,
• cliccando sui pulsanti Applica e OK.

A partire da questo momento, l’elenco dei lavori effettuati di recente (inclusi quelli annullati o falliti) sarà visibile nella coda di stampa di Windows, accessibile:

1. dal menu Impostazioni > Dispositivi/Bluetooth e dispositivi > [nome stampante] > Apri coda di stampa,
2. o facendo doppio clic sul simbolo della stampante, che compare vicino all’orologio di sistema (se disponibile).

Nelle edizioni meno recenti di Windows, è possibile accedere alla finestra di gestione della stampante:

• entrando nella sezione Hardware e suoni > Dispositivi e stampanti del Pannello di Controllo,
• facendo clic destro sul nome della stampante di interesse,
• scegliendo la voce Proprietà stampante, dal menu che compare.

La coda di stampa è invece accessibile facendo doppio clic sul nome della stampante stessa.

Visualizzatore eventi

Un’altra soluzione per monitorare le attività di stampa eseguite su Windows è quella di usare il Visualizzatore eventi, un’ utility predefinita dei sistemi operativi Microsoft, che permette di monitorare tutte le azioni avvenute sul computer in uso.

Per attivare il monitoraggio delle operazioni di stampa con Visualizzatore eventi:

• accedervi premendo la combinazione di tasti Win+R sulla tastiera (il tasto Win è quello con la bandierina di Windows),
• digitare il comando eventvwr all’interno del pannello che va ad aprirsi e dare Invio,
• usare la barra laterale di sinistra dalla nuova finestra per raggiungere il percorso Registri applicazioni e servizi > Microsoft > Windows > PrintService > Operativo,

una volta lì, fare clic destro sull’icona Operativo,

• selezionare la voce Proprietà, dal menu che compare,
• spuntare accanto alla voce Abilita registrazione e cliccare sul pulsante OK, per attivare il monitoraggio delle operazioni di stampa.

Da questo momento in poi, ogni volta che avvieremo una stampa sul computer, questa verrà registrata nel Visualizzatore eventi.

Per visualizzarne i dettagli, dovremo tornare nel percorso Registri applicazioni e servizi > Microsoft > Windows > PrintService > Operativo.

Le stampe dei documenti sono quelle contrassegnate dall’ID 307.

Le informazioni fornite dal Visualizzatore eventi possono risultare, a volte, non chiare e di non facile comprensione, in quanto al suo interno sono compresi tutti gli eventi legati a ciascun lavoro, dalla diagnostica del processo all’input di stampa.

Per ottenere informazioni dettagliate, ma subito comprensibili potremo usare un software di terze parti, come per esempio PaperCut Print Logger.

PaperCut Print Logger

PaperCut Print Logger è un software gratuito che, una volta installato, consente di tracciare cosa viene stampato e di visualizzare con facilità tutti i dettagli di ciascun lavoro:

1. data e ora della stampa,
2. numero di pagine stampate,
3. stampante usata,
4. nomi dei file e molto altro ancora.

Per ottenerlo:

• collegarsi a questo sito Web 
• cliccare sul pulsante Download Now posto in basso,
• a download completato, eseguire il file ottenuto (ad es. papercut-print-logger.exe);
• cliccare sui pulsanti Sì, OK e Avanti,
• apporre il segno di spunta accanto alla dicitura Accetto i termini del contratto di licenza,
• portare a termine il setup premendo sui pulsanti:

1. OK,
2. Avanti (per due volte consecutive),
3. Installa,
4. Fine.

A partire da questo momento, il software inizierà a monitorare tutto ciò che viene stampato.

Per visualizzare i dati raccolti:

• aprire la cartella PaperCut Print Logger disponibile nel menu Start di Windows,
• selezionando prima la voce Tutte le app/Tutti i programmi, se necessario,
• cliccare su Visualizza dati di stampa.

A seguito di questa operazione si aprirà una pagina Web, contenente la lista dei lavori di stampa effettuati in data successiva a quella in cui abbiamo installato il programma. Per visualizzare i dettagli su ciascun lavoro, serve cliccare sulla data che ci interessa, nella colonna Dati.

Andando nel menu Start > Tutte le app (se necessario) > PaperCut Print Logger e cliccando sulla voce Dati Excel, visualizzeremo la cartella contenente i file CSV riguardanti la cronologia di tutte le tue stampe, su base quotidiana (daily) e mensile (monthly).

Aprendo il file papercut-print-log-all-time.csv, potremmo visualizzare la lista completa della cronologia di stampa da quando abbiamo installato PaperCut Print Logger sul computer.

Come tracciare quello che viene stampato dal Mac

Se utilizziamo un Mac e vogliamo tracciare tutto quello che viene stampato dal computer, esistono degli strumenti inclusi “di serie” in macOS.

Cronologia di macOS

Per accedere alla cronologia di stampa da Mac:

• aprire le Impostazioni/Preferenze di Sistema (cliccando l’icona dell’ingranaggio che si trova sulla barra Dock, in fondo allo schermo),
• nella finestra che viene visualizzata sullo schermo, cliccare sulla voce Stampanti e scanner (o sull’icona omonima),
• selezionare il nome della stampante di nostro interesse dalla nuova schermata che si apre,
• cliccare sul pulsante Coda stampante…/Apri coda di stampa…, per visualizzare la lista di tutti i file che attendono di essere stampati.

Per visualizzare la lista dei file che già sono stati stampati:

• dopo aver aperto la coda di stampa, cliccare sulla menu Finestra in alto, nella barra dei menu del Mac,
• selezionare la voce Mostra stampe completate, al suo interno,
• verrà visualizzata una finestra contenente l’elenco di tutti i file stampati nel corso del tempo, compresi i lavori avviati e poi annullati.

Oltre alla data e all’orario della stampa, troveremo:

• i nomi dei file stampati,
• il nome dell’utente che ha avviato il lavoro,
• lo stato dell’operazione: Completato, per le stampe andate a buon fine, o Annullato, per le stampe annullate.

CUPS

Se non vogliamo aprire, ogni volta, la schermata delle impostazioni di sistema, si può velocizzare l’accesso ai log di stampa sfruttando il browser e l’interfaccia grafica del server di stampa CUPS:

• attivare l’interfaccia Web di CUPS,
• aprire il Terminale di macOS tramite l’icona disponibile nel menu Vai > Utility del computer,
• impartire il comando cupsctl WebInterface=yes e dare Invio.

A partire da questo momento, potremo visualizzare i processi di stampa effettuati nel tempo tramite il computer, usando il browser:

• digitare l’indirizzo localhost:631 nella barra degli URL del browser,
• dare Invio e selezionare, nella pagina che si apre, la scheda Jobs,
• cliccare sul pulsante Show completed jobs.

Per conoscere i dettagli di ogni processo di stampa, fare clic sul nome della stampante utilizzata, ubicato nella colonna ID.

Se siamo soliti accedere spesso ai log di stampa, è consigliabile:

• creare un collegamento diretto alla pagina dei log sulla Scrivania,
• aprirla nel browser,
• prendere l’indirizzo Web riportato nella barra degli URL con il mouse (ad es. localhost),
• trascinarlo sulla Scrivania e rilasciarlo.

Per visualizzare rapidamente il log di stampa, fare doppio clic sul collegamento appena creato.

Come tracciare ciò che viene stampato dalla stampante

Per essere sicuri di visualizzare tutto ciò che viene stampato dalla stampante, da tutti i dispositivi usati, dobbiamo provare a visualizzare il log degli eventi direttamente dalla stampante stessa. Ci sono almeno due possibilità.

Se la stampante è dotata di schermo LCD o di display touch-screen:

• usarli per accedere al menu delle impostazioni dell’apparecchio,
• entrare nella sezione dedicata ai report/rapporti,
• premere sulla voce per visualizzare le stampe effettuate.

I passaggi esatti da compiere variano, in base al produttore della stampante e al modello della stessa; se non riusciamo a portare a termine l’operazione si può cercare su Google digitando frasi come log stampa [marca e modello stampante], oppure consultare il manuale d’uso ricevuto in dotazione con il dispositivo.

Se la stampante non è munita di schermo touch-screen o display LCD e dispone di funzionalità di rete:

• accedere ai log di stampa usando il server Web integrato nella stessa,
• si può fare da un computer, uno smartphone o un tablet collegati alla stessa rete Wi-Fi (o Ethernet) in uso dal dispositivo di stampa,
• avere sottomano l‘indirizzo IP della stampante stessa.

Il metodo più semplice per ottenere quest’ultimo consiste nello stampare il rapporto dello di stato di connessione della stampante.

Questa operazione è fattibile, in genere, premendo e tenendo premuti contemporaneamente i tasti Informazioni e Rete della stampante, che deve essere accesa e avviata correttamente.

Se, così facendo, non succede nulla, si può cercare l’informazione direttamente dal router o dai menu dedicati di Windows, macOS, Android e iOS/iPadOS.

Una volta ottenuto l’indirizzo IP:

• aprire il programma o l’app di navigazione per accedere a Internet,
• digitare l’indirizzo IP recuperato in precedenza nella barra degli URL del browser e dare Invio.

Nel giro di qualche istante, dovrebbe comparire il pannello Web dedicato ai servizi e alle impostazioni della stampante.

Una volta lì:

• andare nella sezione dedicata alle Impostazioni avanzate,
• o agli Strumenti di gestione della stampante,
• individuare la voce relativa ai Rapporti e premerci su.

Dovremmo accedere a una schermata contenente il riepilogo di tutti i lavori di stampa effettuati dalla stampante, visionabili anche singolarmente.

I passaggi da compiere variano, in base al modello di stampante: per esempio, con una stampante a marchio HP:

• premere sulla dicitura Strumenti situata dalla parte alta dell’interfaccia Web di gestione,
• cliccare sulla voce Rapporti situata di lato.

Per visualizzare le statistiche generali dei lavori effettuati e allo stato d’uso dei consumabili: premere sulla voce Rapporto utilizzo.

Per visualizzare tutti gli eventi di stampa: selezionare la voce Registro eventi.

Per ottenere i dettagli su ciascun lavoro: fare clic sulla voce ad esso corrispondente, visibile nella tabella che compare sullo schermo.

David Rossi

Salve mi chiamo David Rossi esperto e appassionato informatico. Mi piace tenermi sempre informato sulle ultime novità tecnologiche e per questo ho creato il sito www.soluzionecomputer.it.