Un indirizzo di posta elettronica serve a comunicare in forma scritta, per lavoro e a livello personale, con uno o più destinatari che si trovano distanti. Ogni giorno riceviamo molti messaggi , magari con in allegato un’immagine, un documento di testo, un file compresso, un documento di Microsoft Office o una scansione. Tra queste email ce ne sono, sicuramente, alcune da conservare, di cui non possiamo fare a meno e che ci serve di vederle nel computer anche offline, senza un collegamento Internet.
Scopo di questo articolo è quello di illustrare come salvare la posta elettronica, sia dal Webmail di provider accessibili da browser, sia tramite l’uso di alcuni client per Windows e macOS. Spiegheremo anche come effettuare il download dei messaggi di posta certificata, in modo tale di conservare il messaggio che ci interessa.
Fondamentale sarà sapere quindi come salvare i singoli messaggi di posta in formato EML, cioè un’e-mail in formato di file, che conservano tutte le informazioni sul mittente e sul messaggio, inclusi gli allegati, oppure in formato MBOX, dove i messaggi vengono archiviati come testo normale in un unico file, simile al EML ma con più messaggi di posta.
Come salvare la posta elettronica sul PC
Iniziamo col vedere come salvare la posta elettronica su computer.
Salvare la posta elettronica di Gmail
Per scaricare la posta elettronica che riceviamo sulla nostra casella Gmail, dobbiamo:
- accedere alla Webmail di Google,
- aprendo questa pagina
- eseguendo il login con il proprio account Google.
Fatto ciò:
- cliccare sulla cartella contenente il messaggio che ci interessa (es. Posta in arrivo, Speciali ecc.) dall’elenco posto in alto a sinistra,
- aprire questa l’email, facendo clic sulla relativa anteprima,
- premere sull’icona ⋮ situata in alto a destra,
- nel riquadro che visualizziamo, selezionare la voce Scarica il messaggio,
- ciò permetterà di eseguire il download dell’email in formato EML, che contiene anche gli allegati (se presenti).
Il messaggio di posta in formato EML, appena ottenuto, può essere ripristinato nella stessa casella di posta elettronica, o in una differente ed è possibile anche visualizzarlo offline sul PC.
Se, invece vogliamo salvare tutta la posta elettronica, basta ripetere per ogni singola email il passaggio appena visto. La posta elettronica del nostro account è associata ad esso e si può avere accesso alla stessa da qualsiasi dispositivo, tramite browser, aprendo la pagina di login o scaricando l’applicazione di Gmail, di cui parleremo in seguito.
Salvare la posta elettronica di Outlook
I messaggi che riceviamo nella posta elettronica di Outlook, possono essere salvati sul computer tramite:
- webmail,
- client.
Se abbiamo un account di posta elettronica Microsoft, si può accedere alla posta tramite la Webmail di Outlook da questa pagina
Raggiunto il portale:
- effettuare (se necessario) l’accesso inserendo nei campi appositi l’indirizzo email del profilo e la relativa password,
- nella schermata principale del servizio, selezionare la cartella che contiene il messaggio da scaricare, dall’elenco situato a sinistra,
- aprire la email che ci interessa cliccando sulla sua anteprima,
- cliccare sull’icona … in alto a destra,
- nella schermata successiva, selezionare la voce Scarica.
In questo modo abbiamo la possibilità di salvare in formato EML il messaggio di posta elettronica che abbiamo selezionato.
Utilizzando Outlook tramite il client di Outlook installabile su:
- una volta avviato il programma, aprire la email che ci interessa effettuando un clic sulla relativa anteprima (contenuta in una delle cartelle della lista a sinistra),
- andare su File > Salva con nome, per salvare il messaggio in vari formati (es. HTML, MSG, MHT ecc.).
Per salvare la posta elettronica di Outlook 2007, si deve seguire la stessa procedura vista fin qui, eccetto che per il pulsante File che, in questo caso, è sostituito da quello con il logo di Microsoft Office (ossia il pulsante posto nell’angolo in alto a sinistra).
Per quanto riguarda l’applicazione Posta , il client per la gestione delle email che è presente “di serie” su Windows 11 e Windows 10, i passaggi da seguire non si discostano molto da quelli visti per la Webmail di Outlook:
- aprire l’applicazione Posta,
- selezionare l’email che vogliamo salvare sul computer cliccando sulla relativa anteprima,
- fare clic sul pulsante … situato in alto a destra,
- nel menu proposto selezionare la voce Salva con nome.
Come salvare la posta elettronica di Thunderbird
Anche Thunderbird, il client di posta elettronica che si può scaricare gratuitamente su Windows, macOS e Linux, consente il salvataggio dei messaggi di posta elettronica, per procedere:
- aprire una delle cartelle poste nell’elenco a sinistra (es. Posta in arrivo, Posta inviata ecc.),
- fare clic sull’anteprima dell’email che vogliamo salvare, per aprirla,
- cliccare sul pulsante della freccia rivolta verso il basso che troviamo a destra, nella metà inferiore della schermata,
- dal menu che viene proposto, selezionare la voce Salva come,
- decidere in quale formato salvare il file (es. HTML, EML e così via) tramite il menu a tendina della finestra che si apre,
- premere sul pulsante Salva.
Ripetere quest’ultimo passaggio per tutte le email che desideriamo scaricare.
Come salvare la posta elettronica di Alice
Anche utilizzando il servizio di Webmail Alice Mail, che adesso si chiama TIM Mail ed è gestito proprio da TIM, si ha la possibilità di salvare i messaggi di posta elettronica, ma soltanto in formato EML.
In questo modo:
- accedere alla pagina principale del servizio in oggetto,
- se necessario, effettuare il login inserendo nei campi appositi le credenziali del proprio account,
- premere sull’icona della busta da lettere posta in alto a destra per effettuare l’accesso,
- una volta che abbiamo di fronte l’interfaccia della Webmail, selezionare dall’elenco posto a sinistra la cartella (es. Posta in arrivo, Bozze, e così via) che contiene il messaggio (o i messaggi) che ci interessano,
- fare clic sulla casella circolare posta a sinistra, in corrispondenza del nome del mittente della email,
- cliccare sulla voce Altro presente in alto,
- dal menu che viene mostrato, andare alla voce Salva come file EML.
Ripetere questo stesso passaggio per tutti i messaggi da salvare.
Come salvare la posta elettronica di Libero sul PC
Come per Alice Mail, anche Libero Mail permette di effettuare il download dei messaggi di posta elettronica, soltanto in formato EML.
Per procedere:
- aprire la pagina principale di Libero Mail,
- se richiesto, effettuare l’accesso digitando nei campi appositi i dati di login del proprio account,
- selezionare una delle cartelle di posta elettronica presenti nell’elenco in alto a sinistra,
- individuare il messaggio da scaricare.
Per proseguire:
- cliccare sulla casella situata a sinistra, in corrispondenza del nome del mittente della email che ci interessa,
- fare tap sul pulsante ≡ situato in alto,
- scegliere dal menu proposto la voce Salva come file.
Per effettuare un download multiplo con una singola operazione, basterà ripetere quest’ultimo passaggio, selezionando le caselle di più messaggi. I messaggi scaricati saranno automaticamente inseriti in una cartella compressa.
Come salvare la posta elettronica di Windows Live Mail
È possibile scaricare messaggi di posta elettronica anche dal client Windows Live Mail, il programma per la visualizzazione e la gestione delle email preinstallato sui sistemi operativi Microsoft meno recenti (es. Windows 7), sostituito poi dall’applicazione Posta.
Dopo aver aperto Windows Live Mail:
- selezionare la cartella che contiene il messaggio (o i messaggi) da salvare, dalla lista posta nella parte sinistra della schermata del client,
- cliccare sull’anteprima della email che ci interessa,
- premere sul pulsante File situato in alto a sinistra,
- scegliere la voce Salva dal menu,
- fare clic sulla dicitura Salva come file e scegliere dal menu a tendina Salva come della finestra che si è aperta, il formato di file che preferisci (es. EML, HTML e così via).
Come salvare la posta elettronica su un hard disk esterno
Adesso che tutte le email di cui avevamo bisogno sono state salvate sul computer, si possono trasferire i messaggi salvati su un hard disk esterno.
Con Windows:
- copiare e incollare i file nella cartella del dispositivo collegato al computer,
- utilizzare l’Esplora file che è integrato in Windows.
Con macOS:
- copiare e incollare le icone delle email (o trascinandole con il mouse) dalla posizione in cui sono salvate, alla cartella relativa all’hard disk esterno,
- aperta nel Finder di macOS.
La maggior parte degli hard disk esterni compatibili con Windows (caratterizzati dal file system NTFS), non possono essere sovrascritti, utilizzando le funzioni predefinite di macOS, quindi dovremo prima modificare il file system di questi dispositivi in Mac OS esteso (se vogliamo usarlo solo su Mac) o exFAT (se vogliamo adoperarlo anche su Windows).
Come salvare la posta elettronica su smartphone e tablet
L’operazione di salvataggio della posta elettronica non può essere svolta su smartphone e/o tablet.
Infatti non esiste un sistema per scaricare le email in modo da averle sempre a disposizione e, le applicazioni di posta per dispositivi mobili, non prevedono questa possibilità.
Per risolvere il problema si può usare la funzione di stampa virtuale, con il salvataggio in formato PDF.
Per farlo:
- avviare la stampa di un messaggio, anche quando non c’è una stampante connessa al dispositivo,,
- per visualizzarne una copia da scaricare in PDF.
Dall’elenco che qui proponiamo si può vedere come compiere quest’operazione dalle più diffuse app per la gestione delle email.
- Gmail (Android /iOS/iPadOS) – aprire il messaggio che vogliamo salvare, premendo sulla sua anteprima, andare su ⁝ > Stampa > Seleziona stampante > Salva come PDF e premere sul pulsante PDF posto in alto a destra.
- Outlook (Android /iOS/iPadOS) – aprire la email che vogliamo scaricare facendo tap sull’ anteprima, premere sul secondo pulsante ⁝ situato in basso a destra e seguire gli stessi passaggi visti per Gmail.
- Mail (iOS/iPadOS) – aprire il messaggio che vogliamo salvare, premendo sulla sua anteprima, premere sul pulsante della freccia posto in basso e ripetere i passaggi visti nel paragrafo su Gmail.
Salvare la posta elettronica certificata
La posta elettronica certificata può essere scaricata in formato EML o MBOX, direttamente dalla Webmail, in base al provider scelto. Se non fossero disponibili le opzioni che vedremo , si può Thunderbird.
Per salvare la posta elettronica certificata (ad esempio Aruba PEC):
- effettuare l’accesso tramite il pannello Web del servizio di posta elettronica certificata che utilizziamo,
- nella schermata principale, aprire una cartella di posta, ad esempio Posta in arrivo,
- fare clic sull’anteprima del messaggio da scaricare,
- selezionare le voci Altro > Esporta messaggio, che troviamo nella barra in alto.
In questo modo, verrà eseguito il download del messaggio di posta elettronica certificata in formato EML.
Nel caso in cui volessimo scaricare più messaggi, dovremo mettere un segno di spunta sulle caselle di tutti i messaggi da scaricare e ripetere la stessa operazione vista nelle righe precedenti, per effettuare il download del file MBOX.
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