Come programmare invio mail Outlook

da | Siti web e servizi online

Il servizio di posta elettronica Outlook.com, disponibile in 106 lingue, di proprietà della Microsoft, si può usare su computer, smartphone, tablet ed anche online. Offre numerose caratteristiche di utilizzo, tra cui: la possibilità di comandi da tastiera per navigare all’interno della pagina senza usare il mouse, i filtri dei messaggi per l’organizzazione personalizzata delle cartelle, la funzione di auto completamento per l’immissione di indirizzi email, durante la composizione di un messaggio ed altre ancora.

Nel caso in cui, la nostra esigenza, fosse quella di inviare la posta, ad alcuni indirizzi, in momenti diversi della giornata, anche fuori dell’orario lavorativo, c’è un’altra funzione molto interessante, cioè quella di programmare l’invio delle mail stesse. Scopo di questo articolo è perciò quello di spiegare come programmare invio mail Outlook, anche a PC spento.

Prenderemo in esame come fare per ritardare e posticipare l’invio di una missiva elettronica, anche tramite una programmazione con calendario. Mostreremo le opzioni che abbiamo a disposizione per pianificare l’invio delle email, tenendo conto delle varie piattaforme. In sintesi spiegheremo come programmare l’ invio di mail Outlook, Windows, con PC spento, con Mac, tramite Web, Android e iPhone

Programmare invio mail Outlook: Windows

Iniziamo col vedere come programmare l’invio delle email su Outlook utilizzandolo su Windows, che può essere ottenuto sottoscrivendo un abbonamento a Microsoft 365 (con costi a partire da 7 euro/mese) o acquistandone la licenza standalone al prezzo di 149 euro una tantum:

  • avviare Outlook,
  • creare un nuovo messaggio di posta elettronica pigiando l’apposito pulsante posto in alto a sinistra,
  • compilare l’email come di consueto, inserendo:
  1. mittente,
  2. destinatario,
  3. oggetto,
  4. corpo del messaggio,
  5. eventuali allegati.

Una volta completata la composizione:

  • andare nella barra multifunzione del menu Messaggio,
  • premere sul simbolo della freccia, dall’angolo in basso a destra, riquadro Categorie,
  • se non riusciamo a individuarlo, probabilmente è attiva la modalità di visualizzazione semplificata,
  • per modificarla, pigiare la freccia posta a sinistra della barra multifunzione,
  • selezionare dal menu contestuale l’opzione Barra multifunzione classica.

Nella nuova finestra che si apre:

  • individuare la sezione Opzioni di recapito,
  • fare clic sulla casella relativa alla voce Non recapitare prima di per apporvi il segno di spunta,
  • compilare i campi a fianco indicando data e ora nelle quali desideriamo che venga consegnato,
  • cliccare sul pulsante Chiudi e premere il bottone Invia,
  • l’email verrà spostata nella cartella Posta in uscita fino all’orario programmato per il recapito.

Per modificare le impostazioni assegnate al messaggio:

  • andare nella cartella Posta in uscita,
  • aprire l’email che ci interessa e seguire gli stessi passaggi esposti fin qui visti.

Per procedere al suo invio immediato, basterà deselezionare la casella Non recapitare prima di.

Se abbiamo la necessità di posticipare l’invio di più messaggi in uscita, c’è bisogno di creare una regola da assegnare a queste email.

Per farlo:

  • cliccare sul menu File posto in alto a sinistra,
  • premere il bottone Gestisci regole e avvisi,
  • nella nuova finestra apertasi, pigiare sul pulsante Nuova regola all’interno della scheda Regole posta elettronica,
  • selezionare l’opzione Applica regola ai messaggi inviati e premere il pulsante Avanti,
  • definire, se vogliamo altre condizioni che le email da posticipare devono rispettare, come ad esempio:
  1. parole specifiche nell’oggetto,
  2. destinatari,
  3. appartenenza a una determinata categoria,

Impostarne i parametri, tramite il box sottostante, e premere nuovamente sul bottone Avanti.

Al passaggio successivo:

  • apporre il segno di spunta nella casella con la dicitura Ritarda recapito di alcuni minuti,
  • inserire il rispettivo valore dal riquadro in basso, utilizzando la funzione che viene mostrata,
  • fare clic su alcuni e premere OK.

E’ possibile inserirne in un numero compreso fra 1 e 120.

Per concludere:

  • premere su Avanti,
  • stabilire nello stesso modo eventuali eccezioni,
  • nella successiva schermata di riepilogo, se tutto è ok, premere sul pulsante Fine, accertandosi che sia valorizzata la casella della voce Attiva regola.,
  • cliccare sul bottone Applica.

La nuova regola verrà immediatamente impartita a tutti i messaggi corrispondenti.

Programmare invio mail Outlook PC spento

Se intendiamo programmare l’invio della mail da Outlook quando il PC è spento, dobbiamo utilizzare una risorsa online e, quello messo a disposizione da Outlook sul Web, può rappresentare una valida soluzione.

Oppure, se disponiamo di un account Outlook, si può scegliere di configurarlo su Gmail , che permette anch’esso di differire l’invio dei messaggi.

Per procedere alla programmazione delle email su Gmail:

  • collegarsi alla sua pagina principale https://mail.google.com/mail/u/0/#inbox,
  • accedere ed avviare la composizione di un nuovo messaggio tramite la funzione Scrivi posta in alto a sinistra,
  • selezionare, nella nuova finestra apertasi, l’account Outlook precedentemente configurato all’interno del campo Da,
  • compilare gli altri campi inserendo:
  1. destinatario,
  2. oggetto,
  3. corpo del messaggio,
  4. allegati e quant’altro,
  • pigiare il simbolo della freccia posto a fianco della funzione Invia,
  • selezionare l’opzione Programma l’invio.

C’è ora da:

  • premere la funzione Scegli data e ora nel riquadro che viene mostrato,
  • utilizzare le funzioni di calendario, per definire il giorno e l’orario di invio,
  • premere il bottone Programma l’invio,
  • il messaggio verrà spostato nella casella In programma, in attesa che arrivi il momento prestabilito per la spedizione.

Si possono usare anche altri servizi online, disponibili in Rete, che permettono di creare dei messaggi di posta elettronica e definire data e ora dell’invio. Anche se c’è da stare attenti nel loro utilizzo in quanto potrebbero risultare potenzialmente rischiosi per la privacy.

Fra questi servizi c’è Later.io una Web app fruibile gratuitamente per un utilizzo limitato a 30 email al mese, per sottoscrivere un piano superiore i costi sono a partire da 3,12 euro al mese.

Se vogliamo usare Later.io:

  • collegarsi alla pagina https://later.io/ ,
  • premere il pulsante Sign Up posto in alto a destra,
  • completare la registrazione di un nuovo account, indicando nel modulo di adesione il proprio indirizzo email Outlook.

Dalla schermata principale del servizio:

  • premere il pulsante Compose posto in alto a sinistra,
  • creare il messaggio tramite l’apposita interfaccia, inserendo nel campo When to send la data e l’ora di invio che desideriamo,
  • fare clic sul pulsante Commit sottostante.

Later.io si occuperà di inviare il messaggio sulla base della programmazione appena definita.

Programmare invio mail Outlook: Mac

Se usiamo la versione di Outlook per Mac e non riusciamo a individuare la funzione per programmare l’invio della posta elettronica, che abbiamo già vista, c’è da seguire una procedura leggermente diversa e rispondere ad alcuni requisiti specifici.

La funzionalità in questione è disponibile solo a partire dalla versione Outlook 2016 per Mac 15.36.1, con un abbonamento Microsoft 365, e Outlook 2019.

Per verificare la nostra versione, una volta avviato il programma selezionare il menu Outlook > Informazioni su Outlook.

Inoltre, la caratteristica in oggetto richiede un account di Exchange (come Outlook.com), integrato nel pacchetto Microsoft 365 o in Exchange 2016 CU5 e versioni successive. Il servizio, perciò, non è disponibile per gli account IMAP o POP (sconsigliato), ad esempio Gmail.

Se rispondiamo a questi requisiti si può programmare l’invio delle email:

  • avviare Outlook ed iniziare la composizione del nuovo messaggio, premendo l’apposita funzione posta in alto a sinistra,
  • una volta completato il messaggio, cliccare sul simbolo della freccia che punta verso il basso posto nella barra degli strumenti accanto al pulsante Invia,
  • selezionare la voce Pianifica invio,
  • utilizzare la funzione di calendario che ci viene proposta per definire la data e l’ora in cui desideriamo che il messaggio sia inviato,
  • cliccare sul pulsante OK per confermare.

L’email viene contestualmente salvata nella cartella Bozze e potremo accedervi in qualsiasi momento, cliccando due volte sull’elemento qui presente.

Se volessimo bloccarne la spedizione, si deve usare l’apposita funzione Annulla invio collocata sulla destra del messaggio informativo.

Se non abbiamo i requisiti essenziali, per accedere alla funzione di invio programmato dal client di posta elettronica, per Mac, si può usare la versione Web del servizio, di cui parleremo in altro capitolo di questo articolo. Oppure prendere in considerazione le alternative online, viste nel capitolo relativo al tema PC spento.

Programmare invio mail Outlook Web

Se non abbiamo l client Outlook per PC, o abbiamo bisogno di pianificare la spedizione dei messaggi quando il PC è spento, si può usare la versione online del servizio, alla quale si può accedere da qualsiasi browser collegandosi al sito Outlook.com ed eseguendo l’accesso al proprio account Microsoft.

Una volta fatto ciò:

  • premere il pulsante Nuovo messaggio,
  • compilare l’email tramite l’apposito riquadro che viene mostrato,
  • per programmare invio mail Outlook online, premere la freccia posta a fianco del pulsante Invia e selezionare l’opzione Pianifica invio,
  • cliccare sulla funzione Orario personalizzato nella nuova finestra apertasi,
  • definire la data e l’ora in cui vogliamo che il messaggio sia spedito, tramite gli appositi campi presenti,
  • premere il pulsante Invia..

Se vogliamo fare altre modifiche, o spedire il messaggio prima dell’orario previsto:

  • individuare l’elemento in questione nella cartella Bozze e selezionarlo,
  • premere sul simbolo della matita posto sulla destra,
  • pigiare l’opzione di modifica o quella di invio immediato.

Se abbiamo particolari esigenze lavorative, si può integrare alla Web app di Outlook un’estensione come Boomerang, che consente di usare gratuitamente di pianificazioni predefinite anche nella versione online del servizio.

Per usarla:

  • collegarsi a questo link dello store di Microsoft
  • premere il pulsante Scarica adesso,
  • eseguire l’accesso al tuo account Outlook.com,
  • compilare il modulo che viene proposto con i dati richiesti,
  • premere il pulsante Aggiungi nella finestra di presentazione del servizio Boomerang per accettare i termini di utilizzo.

Terminata la creazione del messaggio:

  • fare clic sul simbolo dei tre puntini orizzontali posto in basso nella barra degli strumenti,
  • selezionare dal menu contestuale il percorso Boomerang > Send later,
  • utilizzare una delle configurazioni predefinite proposte dal servizio,
  • o creane una custom con l’apposita opzione, definendo la regola che vogliamo impostare nel pannello che si apre sulla destra.

Se, di solito, utilizziamo l’estensione di Outlook per browser Edge o Chrome, questa non consente di differire l’invio delle email, ma occorre collegarsi al sito per poter utilizzare tutte le funzioni del servizio online, descritte nei paragrafi precedenti.

Come programmare invio mail app Outlook

Vediamo ora come programmare l’ invio mail app Outlook, usando uno smartphone o tablet.

Programmare invio mail Outlook: Android

Iniziamo con dispositivi Android e l’app ufficiale scaricabile su Play Store.

E’ del tutto gratuita, basta che il device in uso abbia dimensioni pari o inferiori ai 10.1″, altrimenti occorre sottoscrivere un abbonamento a Microsoft 365, attualmente non disponibile.

Per ovviare a tale problema si può configurare il proprio account Outlook nell’app Gmail e utilizzare la funzione di invio programmato integrata in questo client di posta elettronica.

Dopo aver composto il messaggio:

  • premere sul simbolo dei tre puntini verticali posto in alto a destra,
  • scegliere l’opzione Programma l’invio per impostare, al passaggio successivo, la data e l’ora di consegna desiderati.

Programmare invio mail Outlook: iPhone

Per programmare invio mail Outlook iPhone, la versione per dispositivi iOS/iPadOS non permette di programmare i messaggi.

E’ consigliabile, perciò, utilizzare Mail, il client di posta predefinito del proprio device Apple, configurando l’account Outlook su di esso. Mail, a partire da iOS 16, consente di programmare l’invio dei messaggi.

La procedura da seguire per pianificare l’invio di un messaggio da Mail è questa:

  • avviare il client,
  • sfiorare il simbolo della matita sopra un foglio posto in basso a destra,
  • compilare l’email inserendo:
  1. destinatario,
  2. oggetto,
  3. corpo del messaggio,
  4. eventuali allegati.

Una volta fatto ciò:

  • al momento dell’invio tenere premuto il pulsante con il simbolo di una freccia bianca su sfondo blu collocato in alto a destra,
  • selezionare l’opzione Invia in seguito dal menu contestuale che viene proposto,
  • nella nuova schermata apertasi, definire data e ora della spedizione,
  • dare tap sulla voce Fine situata in alto a destra, per registrare le preferenze appena impostate.

 

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