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Come inviare una PEC

Abbiamo bisogno di attivare una casella di posta elettronica certificata (PEC) e vorremmo avere tutte le informazioni a riguardo.

C’è da sapere i costi e le modalità necessarie per inviare un’email tramite PEC, e occorre imparare come usarla.

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Scopo di questo articolo sarà proprio quello di esporre e spiegare tutto quello di cui c’è bisogno su come inviare una pec.

Come premessa c’è da dire che, non esistono servizi per avere la PEC in invio/ricezione a costo zero.

Esiste solo qualche servizio disponibile in prova gratuita per pochi mesi o con la sola ricezione gratis, il resto si paga.

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Ad ogni modo i prezzi delle caselle PEC personali:

  • partono da meno di 10 euro all’anno,
  • includono tutte le funzioni di cui si ha bisogno nello scambio di messaggi tra privati, aziende o anche tra privati ed enti della Pubblica Amministrazione.
  • i prezzi salgono solo se abbiamo bisogno di molto spazio per l’archiviazione dei messaggi, o di funzioni extra come l’utilizzo di un dominio personalizzato.

Vediamo allora come fare per inviare una PEC, sfruttando alcuni dei migliori servizi disponibili attualmente.

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Cos’è la PEC e come funziona

Prima di approfondire il tema di come inviare una email con la PEC, ( posta elettronica certificata) un breve riassunto su cosa è: l

  • la PEC è un tipo di email che garantisce l’identità di mittente e destinatario e dona un valore legale ai messaggi che si inviano,
  • un valore legale uguale a quello delle raccomandate con ricevuta di ritorno,
  • la PEC non è la firma digitale, non c’è alcun legame diretto tra i due servizi.

La PEC dà valore legale ai singoli messaggi che si inviano via email, mentre la firma digitale serve a garantire l’autenticità di singoli documenti elettronici (ad esempio, un file di Word o un PDF), assegnando a essi un valore legale, pari a quelli che hanno i documenti cartacei sui quali viene apposta una firma autografa.

Tecnicamente le comunicazioni tra le due caselle di posta elettronica certificata funzionano in questo modo:

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1) il mittente invia il proprio messaggio,

2) il gestore (l’azienda che gestisce il servizio di PEC) verifica che il messaggio sia conforme a tutti gli standard del caso, e lo invia al gestore del destinatario,

3) il gestore del destinatario controlla anch’esso la conformità del messaggio a tutti gli standard della PEC,

4) il gestore del destinatario recapita il messaggio o lo scarta. Il mittente viene a conoscenza dell’esito dell’operazione tramite delle email di notifica, che gli arrivano e gli segnalano l’accettazione e la consegna del messaggio, o la mancata accettazione/consegna del messaggio.

Alcune caselle di posta certificata permettono, anche, di ricevere i messaggi da caselle di posta non certificata, quali: Gmail, Outlook, Yahoo!, Libero ed altri.

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C’è da dire, inoltre, che, mentre per i privati cittadini non vi è nessun obbligo di comunicare via PEC, le aziende, comprese le ditte individuali, sono obbligate ad avere un indirizzo di posta certificata e a inserirlo nel Registro delle Imprese.

Per saperne di più rivolgersi a https://ipec-registroimprese.infocamere.it/ipec/do/Welcome.action.

Strumenti necessari all’utilizzo della PEC

Andiamo adesso a vedere:

  • quali sono gli strumenti da utilizzare,
  • la procedura relativa a come inviare una PEC.

Intanto non c’è bisogno di acquistare né chiavette USB né smart card, come abbiamo visto, avviene tutto a livello server.

Per quanto riguarda il software è possibile utilizzare un comune client di posta elettronica (es. Outlook, Thunderbird o Apple Mail), sia da computer che da smartphone e tablet.

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Basta rintracciare i parametri IMAP/POP3 sul sito Internet del gestore PEC e usarli per configurare il software.

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Molti provider PEC permettono di accedere alle caselle di posta tramite Web Mail (quindi direttamente via browser) o tramite apposite app per dispositivi portatili.

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Come aprire una casella PEC

Passiamo ad esaminare la procedura necessaria ad aprire una casella PEC.

Per aprire una casella di posta elettronica certificata, dobbiamo:

  • collegarsi al sito Internet di un gestore,
  • scegliere l’offerta che preferiamo,
  • compilare il modulo che viene proposto con tutti i nostri dati personali.

Dopodiché dobbiamo:

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  • procedere con il pagamento del primo anno di sottoscrizione,
  • fornendo un metodo di pagamento valido tra carta di credito e PayPal,
  • i servizi che offrono delle trial gratuite chiedono di fornire un metodo di pagamento valido, ma effettuano l’addebito solo al termine del periodo di prova,
  • inviare al gestore tutta la documentazione necessaria all’attivazione della casella di posta certificata.

L’invio può essere effettuato tramite pannello Web, via email o via fax.

Dal momento della ricezione della documentazione, il gestore dovrebbe impiegare solo poche ore per attivare la casella PEC.

Alla scadenza di ogni anno di sottoscrizione, c’è il rinnovo automatico. Se non lo avessimo attivato, riceveremo delle email che ci ricorderanno quando rinnovare la casella PEC per non farla scadere.

Come inviare una email via PEC

Una volta aperta la tua casella di posta certificata, vi si può accedere e inviare messaggi, tramite PEC, sfruttando tutte le modalità previste dal gestore.

La modalità d’accesso, disponibile per tutte le caselle PEC, è quella che prevede:

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  • l’utilizzo dei programmi di posta elettronica (ad esempio, Outlook, Thunderbird, Apple Mail e così via),
  • mediante la configurazione dei protocolli IMAP o POP3. Consigliabile IMAP perché l’utilizzo del protocollo POP3, non permette di sincronizzare le email su più dispositivi,
  • c’è bisogno di configurare i parametri IMAP (o POP3) nel client di posta elettronica che abbiamo scelto.

Attualmente si preferiscono delle soluzioni più rapide, tramite Web Mail, messi a disposizione da quasi tutti i provider.

Funzionano in questo modo:

  • ci si collega a una pagina Web,
  • si effettua l’accesso con le proprie credenziali,
  • si gestisce tutta la posta direttamente dal browser (senza scaricare nulla sul PC).

Ora, come esempio, vediamo come inviare una PEC con Aruba (uno dei principali provider che fornisce questo servizio).

Basta:

Dalla schermata di gestione della posta certificata, che si apre:

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  • premere sul pulsante SCRIVI, collocato in alto a sinistra,
  • comparirà, in basso a destra, la schermata in cui inserire il messaggio.

Qui ci saranno:

  1. la sezione A, da compilare con la PEC del destinatario,
  2. quella Oggetto, legata al titolo della mail,
  3. lo spazio sottostante è relativo al messaggio in sé,
  4. sotto la zona del messaggio tutti i classici pulsanti che consentono di formattare il testo,
  5. il pulsante Allega per includere eventualmente un file,
  6. il tasto Firma,
  7. il pulsante INVIA per spedire la mail.

Per inviare una PEC a più destinatari:

  • premere sull’opzione Cc,
  • aggiungere qui le altre PEC, così da inviare per conoscenza a più persone il messaggio.

Un’altra questione è quella relativa a come inviare una PEC con allegati pesanti.

In questo caso, c’è da dire che ci sono delle limitazioni.

Nelle linee guida di Aruba  si fa riferimento al fatto che il limite della dimensione di un messaggio, allegati compresi, è di 100MB.

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Se il messaggio è indirizzato a più destinatari, la dimensione è complessiva e bisogna dividere il massimo, che con 2 destinatari è dunque di 50MB.

Il tasto Altre opzioni permette di selezionare se il messaggio è confidenziale, o se c’è alta priorità.

In seguito all’invio, riceveremo:

  1. una conferma di accettazione della PEC,
  2. una ricevuta di avvenuta consegna.

Spesso è anche possibile ricorrere alle app ufficiali di alcuni servizi PEC:

  • quella di Aruba,
  • oppure a dei client email di terze parti, sfruttando anche in questo caso i protocolli IMAP o POP3.

Per quanto riguarda la PEC del destinatario, alcune domande potrebbero sorgere ad esempio, a:

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  • come inviare una PEC all’Agenzia delle Entrate,
  • come inviare una PEC all’INPS,
  • come inviare una PEC a TIM,
  • come inviare una PEC a Poste Italiane,
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solo per citare alcuni degli enti e aziende che solitamente fanno uso di questo sistema.

Per fare ciò dobbiamo visitare i loro siti Web ufficiali ad esempio:

Se scegliamo di utilizzare la casella PEC nel client email, che adoperiamo di solito per gestire la posta elettronica, al momento dell’invio di una email, dovremmo assicurarci di selezionare il nostro indirizzo di posta certificata, dalla lista degli indirizzi da usare per l’invio della posta, il campo Da: che si trova nella finestra di composizione dei nuovi messaggi.

Migliori offerte per la PEC

Adesso proponiamo una veloce carrellata sui servizi offerti attualmente dal mercato, elencando i principali provider che offrono questo tipo di servizio.

Prenderemo in esame i player più importanti del settore, da cui scegliere in base alle nostre specifiche esigenze.

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Aruba

Aruba è un’azienda che offre soluzioni di hosting, PEC e SPID a prezzi molto convenienti.

Le sue principali offerte per la posta certificata sono:

  • PEC Standard: che offre una casella PEC da 1GB accessibile anche da Web e da app per smartphone a 5 euro + IVA all’anno. Dal secondo anno costa 7,90 euro + IVA.
  • PEC Pro: per 25 euro + IVA all’anno che presenta una casella da 2GB più 3GB di archivio, notifiche SMS, accesso via Web e app per smartphone.
  • PEC Premium: per 40 euro + IVA all’anno che propone una casella PEC da 2GB (8GB di archivio) accessibile da Web e app per smartphone. Ci sono le notifiche via SMS.

Poste Italiane/Postecert

Poste Italiane offre delle soluzioni molto economiche per la posta certificata sotto il brand Postecert.

Ecco le sue proposte per utenti consumer e business.

  • PEC Base Privati : per 5,50 euro + IVA all’anno, offre una casella PEC da 100MB con 200 invii al giorno (per 1 euro + IVA all’anno è possibile avere anche 100MB di spazio in più).
  • PEC Base Business : soluzione business su base annuale, biennale o triennale, che comprende uno spazio di 2GB. Si può usare tramite Web Mail, app mobile o client. Generalmente il costo è di 5,50 euro + IVA all’anno, ma in alcuni casi è in promozione per il primo anno a 3,85 euro + IVA.

Si possono trovare i parametri IMAP e POP3 di Postecert a in questa pagina Web.

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Per l’accesso via Web, invece, è possibile sfruttare quest’altra pagina.

LegalMail

LegalMail è un gestore che si rivolge prevalentemente ai professionisti. Non offre piani particolarmente economici, ma consente di provare i servizi gratuitamente per 6 mesi.

Di seguito le sue offerte più interessanti.

  • PEC Bronze: include una casella PEC da 5GB con 2GB di spazio Inbox e 3GB di archivio di sicurezza, accesso via Web, app per smartphone e notifiche via SMS. Costa 25 euro + IVA all’anno.
  • PEC Silver: per 39 euro + IVA all’anno (dopo 6 mesi di prova gratuita), offre una casella PEC da 8GB con 2GB di spazio Inbox e 6GB di archivio di sicurezza, notifiche via SMS, accesso via Web e app per smartphone.
  • PEC Gold: per 75 euro + IVA all’anno (a volte è in offerta a 37,50 euro per il primo anno), offre una casella PEC da 15GB con 2GB di spazio Inbox e 13GB di archivio di sicurezza, notifiche via SMS e accesso da Web e app.

Così come tutte le altre caselle PEC, anche le caselle LegalMail si possono configurare in qualsiasi client email:

Register.it

Register.it è un’altra azienda che offre soluzioni per la PEC in prova gratuita per 6 mesi (in caso di mancato rinnovo, ci sono 9,90 euro come costo di setup).

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Le sue offerte sono destinate sia ai clienti consumer che a quelli con esigenze più professionali:

  • PEC Agile: per 33,90 euro/anno + IVA (con 6 mesi di prova gratuita), offre una casella PEC da 2GB su dominio Register.it con accesso da Web e app, notifiche via SMS, cartella archivio, antivirus e antispam.
  • PEC Unica: con prezzi a partire da 43 euro/anno + IVA offre una casella PEC da 3-5 GB su dominio personalizzato. Per il resto, offre tutte le funzioni del piano PEC Agile.
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I parametri IMAP e POP3 delle caselle PEC Register.it si possono trovare qui.

Per accedere al servizio tramite pannello Web, invece, qui https://www.pec.net/

KOLST

KOLST è un gestore meno noto di tanti altri, ma che si fa decisamente notare per i suoi prezzi competitivi.

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La sua offerta attuale si compone in questo modo:

  • Smart: offre una casella PEC da 1GB per 5 euro + IVA all’anno (primo anno). Comprende antivirus, antispam e accesso via Web.
  • Dominio5: per 10 euro + IVA all’anno (primo anno) offre tutti i vantaggi del piano Smart più 5GB di spazio per l’archiviazione e un dominio personalizzato.
  • Dominio10: per 30 euro + IVA all’anno propone una casella da 10GB con dominio personalizzato e tutti i vantaggi degli altri due piani.

Qui si possono trovare i parametri IMAP e POP di KOLST (facendo clic sulla voce Devo configurare le caselle nel mio programma. Quali sono i vostri server di posta per la PEC?).

Qui, invece, troviamo la pagina per accedere alla versione Web della casella.

Libero Mail PEC

Libero Mail PEC è il servizio PEC di Libero.

La sua offerta si suddivide in due piani: uno per gli utenti privati e uno per i professionisti.

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  • PEC Family (riservata ai privati): per 14,99 euro/anno IVA inclusa, offre una casella PEC da 1GB.
  • Mail PEC (per aziende, liberi professionisti e privati): per 30 euro + IVA all’anno, comprende una casella PEC con spazio illimitato.

Qui si possono trovare i parametri IMAP di Libero Mail PEC, mentre in questa pagina si può accedere alla versione Web del servizio.

Virgilio PEC

Virgilio PEC è la PEC di Virgilio, che prevede due piani, uno riservato ai privati e uno per aziende, liberi professionisti e privati.

Di seguito i dettagli:

  • Virgilio PEC Personal (privati): da 14,99 euro all’anno IVA inclusa. Offre una PEC con 1GB di spazio.
  • Virgilio PEC Infinity (aziende, liberi professionisti e privati): da 30 euro all’anno + IVA. Propone una PEC con spazio illimitato.

Qui ci sono i parametri IMAP di Virgilio PEC, mentre da qui si può accedere al servizio Web.

SpidMail di Namirial

SpidMail di Namirial permette di ottenere una casella PEC gratis per sempre (da 1GB).

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Comprende, però, solamente alla ricezione (cosa che può tornare utile per chi ha semplicemente l’esigenza di ricevere eventuali comunicazioni, quindi si tratta di persone fisiche e soggetti privati).

Il servizio include anche un singolo invio gratuito (e altri 2 invii gratuiti per chi accede tramite SPID Namirial), tuttavia in seguito bisognerà pagare per inviare PEC. Il prezzo di partenza è di 0,60 euro + IVA per singolo invio. E’ richiesto lo SPID per attivare questa soluzione.

Per il resto, si possono comprare pacchetti da 5 invii (7,99 euro + IVA), 10 invii (11,99 euro + IVA), 20 invii (19,99 euro + IVA) e 50 invii (29,99 euro + IVA).

Qui si possono trovare i parametri IMAP di SpidMail di Namirial, mentre qui https://spidmail.namirial.it/ si può accedere alle versione Web di SPIDMail.

Per approfondimenti e ulteriori offerte, si può dare un’occhiata al sito Web dell’Agenzia per l’Italia Digitale dove sono elencati tutti i provider che offrono il servizio di posta certificata.

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