Come inviare una PEC

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In questo articolo daremo informazioni sulle caselle di posta elettronica certificata (PEC), mediante le quali è possibile stabilire un canale di “Comunicazioni Elettroniche Certificate tra Pubblica amministrazione e Cittadini”, con valenza legale come la cartacea raccomandata con ricevuta di ritorno. La casella Pec consente al cittadino lo scambio di messaggi di posta elettronica certificata con gli indirizzi Pec della Pubblica amministrazione, ma non può essere utilizzata per scambiare messaggi con indirizzi di posta elettronica ordinaria.

Nel seguito di questo scritto daremo informazioni su come funziona il servizio, aggiornando sui costi e sugli strumenti necessari per inviare un’email tramite PEC. C’è da dire che esistono delle PEC completamente gratis (con invii a pagamento) o in prova gratuita iniziale, ma, comunque, anche i prezzi delle caselle a pagamento sono sempre economici per le funzioni standard, mentre possono salire per chi avesse bisogno di molto spazio per l’archiviazione dei messaggi, o di funzioni extra come l’utilizzo di un dominio personalizzato.

L’ elenco gestori PEC è sempre in continuo aggiornamento è comprende varie aziende tra cui prenderemo in considerazione le migliori offerte di: Libero, Virgilio, Aruba, Poste Italiane/Postecert, LegalMail, Register.it, KOLST e SpidMail di Namirial. Durante la spiegazione di come inviare una PEC, tratteremo anche di come funziona, degli strumenti necessari al suo utilizzo, come aprire una casella PEC e come inviare una email via PEC.

Cos’è la PEC e come funziona

Prima di scoprire come inviare una email con la PEC, facciamo un breve riassunto delle sue caratteristiche.

Questo tipo di servizio garantisce l’identità di mittente e destinatario e dà valore legale ai messaggi che vengono inviati, pari a quello delle raccomandate con ricevuta di ritorno.

Tutto ciò non va confuso con il servizio di firma digitale che, invece, è un’altra cosa.

In sintesi la PEC dà valore legale ai singoli messaggi che si inviano via email, mentre la firma digitale serve a garantire l’autenticità di singoli documenti elettronici (ad esempio, un file di Word o un PDF), assegnando a essi un valore legale come quelli con una firma autografa.

Le comunicazioni tra due caselle di posta elettronica certificata funzionano in questo modo:

  1. il mittente invia il proprio messaggio,
  2. il gestore, l’azienda che gestisce il servizio di PEC, verifica che il messaggio sia conforme a tutti gli standard e lo invia al gestore del destinatario,
  3. il gestore del destinatario controlla, di nuovo, la conformità del messaggio,
  4. il gestore del destinatario recapita il messaggio o lo scarta. Il mittente viene a conoscenza dell’esito dell’operazione, tramite le email di notifica che gli arrivano e segnalano l’accettazione e la consegna del messaggio, o la mancata accettazione/consegna del messaggio).

Alcune caselle di posta certificata permettono di ricevere anche i messaggi da caselle di posta non certificata (quindi normali caselle Gmail, Outlook, Yahoo!, Libero etc, per i privati cittadini , per i quali non vi è alcun obbligo di comunicare via PEC.

Avere un indirizzo di posta certificata è obbligatorio, invece, per le aziende, comprese le ditte individuali, che devono inserirlo nel Registro delle Imprese (maggiori info qui.

Strumenti necessari all’utilizzo della PEC

Vediamo ora quale è la procedura per inviare una PEC e quali sono strumenti necessari da utilizzare.

Per verificare la propria identità non bisogna acquistare né chiavette USB né smart card, ma avviene tutto a livello di server

Per quanto riguarda il software è possibile utilizzare un client di posta elettronica (es. Outlook, Thunderbird o Apple Mail) sia su computer che su smartphone e tablet.

Serve, solo avere i parametri IMAP/POP3 rintracciabili sul sito Internet del gestore PEC, da usare per configurare il software.

Molti provider PEC permettono, comunque, di accedere alle caselle di posta tramite Web Mail (quindi direttamente via browser) o tramite app per dispositivi portatili.

Come aprire una casella PEC

Per quanto riguarda la procedura necessaria ad aprire una casella PEC, fare così:

  • collegarsi al sito Internet di un gestore (ne vedremo alcuni disponibili),
  • scegliere l’offerta che vogliamo,
  • compilare il modulo che viene proposto con tutti i dati personali.

C’è da procedere con il pagamento del primo anno di sottoscrizione, fornendo un metodo di pagamento valido tra carta di credito e PayPal e inviando al gestore tutta la documentazione necessaria all’attivazione della casella di posta certificata (quasi sempre si tratta di pochi moduli da firmare e della copia di un documento d’identità valido).

L’invio può essere effettuato tramite pannello Web, via email o via fax.

Dal momento della ricezione della documentazione, il gestore dovrebbe impiegare solo pochi minuti per attivare la casella PEC.

Alla scadenza di ogni anno di sottoscrizione si può avere un rinnovo automatico, a seconda del provider e delle impostazioni scelte per il proprio account.

In ogni caso, se non attiviamo il rinnovo automatico, riceveremo delle email che ci ricorderanno quando rinnovare la casella PEC per non farla scadere e rischiare di perdere l’accesso.

Come inviare una email via PEC

Una volta aperta la casella di posta certificata, vi si può accedere ed inviare messaggi tramite PEC.

La modalità d’accesso più usata è quella che prevede l’utilizzo di noti programmi di posta elettronica (ad esempio, Outlook, Thunderbird, Apple Mail e così via), mediante la configurazione dei protocolli IMAP o POP3 (quest’ultimo poco consigliato perché non permette di sincronizzare le email su più dispositivi).

E’ quindi necessario configurare i parametri IMAP (o POP3) nel client di posta elettronica che abbiamo scelto.

L’utilizzo dei programmi di posta elettronica è però ultimamente diminuito e vengono preferiti i servizi di Web Mail, messi a disposizione dai provider.

Per usare un servizio Web Mail:

  • collegarsi a una pagina Web,
  • effettuare l’accesso con le proprie credenziali,
  • gestire tutta la posta direttamente dal browser (senza scaricare nulla sul PC).

In molti casi è anche possibile ricorrere:

  1. alle app ufficiali di alcuni servizi PEC,
  2. a dei client email di terze parti, sfruttando i protocolli IMAP o POP3.

Se il destinatario a cui inviare una PEC è l’Agenzia delle Entrate, o l’INPS, o TIM o Poste Italiane, per citare alcuni degli enti e aziende che fanno uso di questo sistema, conviene andare sui loro siti Web ufficiali.

All’interno di questi, infatti, sono presenti tutte le indicazioni necessarie, ad esempio:

E’ possibile comunque svolgere una ricerca per reperire questi tipi di indirizzi, anche relativamente ai professionisti.

Se scegliamo di utilizzare la casella PEC nel client email che usiamo di solito per gestire la posta elettronica, al momento dell’invio di una email dovremo selezionare il nostro indirizzo di posta certificata dalla lista degli indirizzi, da usare per l’invio della posta (il campo Da: che si trova nella finestra di composizione dei nuovi messaggi).

Migliori offerte per la PEC

Adesso è arrivato il momento di fare una panoramica su quelli che sono, attualmente, i servizi offerti dal mercato, prendendo in esame alcuni dei principali provider che offrono questo tipo di servizio, ritenuti i player più importanti del settore.

Sarà poi nostro compito scegliere in base alle nostre specifiche esigenze.

Libero Mail PEC

Libero Mail PEC invii e ricezioni senza limiti, valenza legale delle comunicazioni (al pari delle raccomandate A/R) e ricevute di accettazione e consegna dei messaggi.

La sua offerta si suddivide in due piani: uno per gli utenti privati e uno per i professionisti.

  • PEC Family (riservata ai privati): per 14,99 euro/anno IVA inclusa offre una casella PEC da 1GB.
  • PEC Unlimited (per aziende, liberi professionisti e privati): per 30 euro + IVA all’anno comprende una casella PEC con spazio illimitato, giusto per custodire fatture, prestazioni, articoli e altri documenti.

L’indirizzo PEC di Libero vale anche come domicilio digitale, permettendo di ricevere le comunicazioni ufficiali delle PA (per aziende e liberi professionisti, è il domicilio digitale ufficiale e legalmente riconosciuto) e può essere usato per la ricezione di fatture elettroniche, emesse a proprio carico da aziende, professionisti e PA.

Sono presenti anche il supporto prioritario dal sito Libero Aiuto e l’assistenza via chat.

Per sottoscrivere una di queste offerte:

  • andare sul sito ufficiale del servizio
  • premere sul pulsante Attiva in corrispondenza del piano di nostro interesse,
  • seguire le indicazioni su schermo.

Alla conclusione dell’acquisto la PEC sarà subito disponibile.

I parametri IMAP di Libero Mail PEC possono essere rintracciati a questo indirizzo, mentre da questo https://pec.libero.it/certmail/ si può accedere alla versione Web del servizio.

Da smartphone e tablet, è proposta l’app Libero Mail per:

  1. Android
  2. iPhone/iPad

Virgilio PEC

Virgilio PEC è la PEC di Virgilio, che prevede due piani: uno riservato ai privati e uno per aziende, liberi professionisti e privati e sono:

  • Virgilio PEC Personal (privati): da 14,99 euro all’anno IVA inclusa. Offre una PEC con 1GB di spazio.
  • Virgilio PEC Infinity (aziende, liberi professionisti e privati): da 30 euro all’anno + IVA. Propone una PEC con spazio illimitato, ideale per conservare presentazioni, fatture, articoli e altri documenti di lavoro.

Anche in questo caso si tratta di un servizio con:

  • invii e ricezioni senza limiti,
  • valore legale delle comunicazioni al pari delle raccomandate A/R,
  • ricevute di accettazione,
  • possibilità di utilizzo come domicilio digitale e di ricevere le fatture elettroniche da privati, aziende e PA. Include,
  • sistemi antispam e antivirus,
  • assistenza prioritaria per rispondere a dubbi e problemi degli utenti.

Dopo l’acquisto la casella PEC è subito disponibile.

Qui https://aiuto.virgilio.it/articolo/virgilio-pec/come-accedere-alla-casella-di-posta-elettronica-certificata-pec/ ci sono i parametri IMAP di Virgilio PEC, mentre da questo indirizzo https://webmailpec.virgilio.it/certmail/ si può accedere al servizio Web.

Su smartphone e tablet è disponibile l’app Virgilio Mail per:

  1. Android
  2. iOS/iPadOS

Aruba

Aruba offre soluzioni di hosting, PEC e SPID.

Le sue principali offerte per la posta certificata sono le seguenti.

  • PEC Standard: offre una casella PEC da 1GB accessibile anche da Web e da app per smartphone a 5 euro + IVA all’anno. Dal secondo anno costa 9,90 euro + IVA.
  • PEC Pro: per 25 euro + IVA all’anno offre una casella da 2GB più 3GB di archivio, notifiche SMS, accesso via Web e app per smartphone.
  • PEC Premium: per 40 euro + IVA all’anno offre una casella PEC da 2GB (8GB di archivio) accessibile da Web e app per smartphone. Ci sono le notifiche via SMS.

Poste Italiane/Postecert

Poste Italiane propone delle soluzioni per la posta certificata sotto il brand Postecert .

Ecco le sue proposte per utenti consumer e business.

  • PEC Base Privati:per 5,50 euro + IVA all’anno offre una casella PEC da 100MB con 200 invii al giorno (per 1 euro + IVA all’anno è possibile avere anche 100MB di spazio in più).
  • PEC Base Business: soluzione business su base annuale, biennale o triennale che comprende uno spazio di 2GB. Si può usare tramite Web Mail, app mobile o client. Generalmente il costo è di 5,50 euro + IVA all’anno, ma in alcuni casi è in promozione per il primo anno a 3,85 euro + IVA.

I parametri IMAP e POP3 di Postecert si possono trovare in questa pagina Web.

Per l’accesso via Web l’indirizzo è il seguente: https://webmail.postecert.it/certmail/index-rui.jsp?v=3.0.108.0#/.

LegalMail

LegalMail https://www.legalmail.infocert.it/ è un gestore che si rivolge prevalentemente ai professionisti. Non offre piani particolarmente economici, ma consente di provare i servizi gratuitamente per 6 mesi.

Di seguito le sue offerte più interessanti.

  • Silver — 6 mesi di posta certificata gratis con 2GB di spazio, archivio di sicurezza di 6GB, Security Premium, invii massivi, invii illimitati, lettura fatture B2B, gestione ordini NSO e notifiche via SMS. Dopo la prova, costa 29,90 euro + IVA il primo anno e poi 42 euro + IVA all’anno.
  • Personal — costa 5,90 euro + IVA all’anno con 1GB di spazio.
  • Professional — costa 1,07 euro + IVA al mese con 1GB di spazio, 3GB di archivio di sicurezza e Security Premium.
  • Bronze — costa 12,70 euro + IVA il primo anno e poi 27 euro + IVA/anno con 2GB di spazio, 3GB di archivio di sicurezza, Security Premium, invii massivi, invii illimitati e notifiche via SMS.
  • Gold — costa 49 euro + IVA il primo anno e poi 59,78 euro + IVA all’anno con 5GB di spazio, 13GB di archivio di sicurezza, Security Premium, invii massivi, invii illimitati, lettura fatture B2B, gestione ordini NSO, notifiche via SMS, protezione contro il phishing e protezione password.

Così come tutte le altre caselle PEC, anche le caselle LegalMail si possono configurare in qualsiasi client email con:

Register.it

Register.it https://www.register.it/pec/ è un’altra azienda che offre soluzioni per la PEC in prova gratuita per 6 mesi (in caso di mancato rinnovo, ci sono 9,90 euro come costo di setup).

Le sue offerte sono destinate sia ai clienti consumer che a quelli con esigenze più professionali:

  • PEC Agile: per 38,85 euro/anno + IVA (con 6 mesi di prova gratuita) offre una casella PEC da 2GB su dominio Register.it con accesso da Web e app, notifiche via SMS, cartella archivio, antivirus e antispam.
  • PEC Unica: con prezzi a partire da 49,25 euro/anno + IVA offre una casella PEC da 3-5 GB su dominio personalizzato. Per il resto, offre tutte le funzioni del piano PEC Agile.

A questo indirizzo https://www.register.it/assistenza/configura-la-pec-su-dispositivo/ si possono trovare i parametri IMAP e POP3 delle caselle PEC Register.it, mentre https://www.pec.net/ è il luogo per accedere al servizio tramite pannello Web.

KOLST

KOLST https://www.kolst.com/servizi/pec è un gestore meno noto di tanti altri, ma che si fa notare per i suoi prezzi competitivi.

La sua offerta attuale è la seguente:

  • Smart: offre una casella PEC da 1GB per 5 euro + IVA all’anno (primo anno, poi 6 euro + IVA). Comprende antivirus, antispam e accesso via Web.
  • Dominio5: per 10 euro + IVA all’anno (primo anno, poi 20 euro + IVA) offre tutti i vantaggi del piano Smart più 5GB di spazio per l’archiviazione e un dominio personalizzato.
  • Dominio10: per 30 euro + IVA all’anno (primo anno, poi 40 euro + IVA) propone una casella da 10GB con dominio personalizzato e tutti i vantaggi degli altri due piani.

Qui https://store.kolst.com/company/infopoint/pec_infopoint.aspx si possono trovare i parametri IMAP e POP di KOLST (facendo clic sulla voce Devo configurare le caselle nel mio programma. Quali sono i vostri server di posta per la PEC?).

Qui https://store.kolst.com/Authentication.aspx?ReturnUrl=/home/pechome/pecorder.aspx#1 , per accedere alla versione Web della casella.

SpidMail di Namirial

SpidMail di Namirial https://www.namirial.it/pec-gratuita-spidmail/ è un servizio che permette di ottenere una casella PEC gratis per sempre (da 1GB).

Cosa che però riguarda solo la ricezione e, quindi essere utile per persone fisiche e soggetti privati).

Il servizio include un singolo invio gratuito (e altri 2 invii gratuiti per chi accede tramite SPID Namirial), ma in seguito per inviare PEC bisognerà pagare.

Il prezzo di partenza è di 0,60 euro + IVA per singolo invio ed è richiesto lo SPID.

S possono comprare:

  • pacchetti da 5 invii (7,99 euro + IVA),
  • 10 invii (11,99 euro + IVA), 20 invii (19,99 euro + IVA),
  • 50 invii (29,99 euro + IVA).

Insomma, si tratta di un servizio pensato per i cittadini che inviano poche PEC.

Ecco qui le indicazioni per accadere a questo tipo di servizio:

Per approfondimenti e ulteriori offerte riguardanti il servizio PEC, si può dare un’occhiata al sito Web dell’Agenzia per l’Italia Digitale https://www.agid.gov.it/it/piattaforme/posta-elettronica-certificata/elenco-gestori-pec , dove sono elencati tutti i provider che offrono il servizio di posta certificata.

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