Come funziona il modulo incassi e pagamenti della Fatturazione Elettronica di Aruba

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Il servizio di Fatturazione Elettronica di Aruba è un software per la fattura elettronica, con il quale si possono inviare e ricevere le fatture elettroniche verso la Pubblica Amministrazione ( PA), i privati (B2B) e i consumatori (B2C), con un POS digitale integrato, si possono, inoltre, accettare i pagamenti elettronici (obbligo POS). Collegato ad esso Aruba propone anche un modulo di incassi e pagamenti, per inviare e gestire solleciti di pagamento automatici, tenere uno scadenzario sotto controllo e gestire le rate.

Il modulo di incassi e pagamenti di Aruba, rintracciabile a questo indirizzo  è integrato con il servizio di Fatturazione Elettronica di Aruba e, con esso, si possono controllare le entrate e delle uscite della propria attività, avendo sotto controllo incassi, pagamenti e movimenti di cassa. Ugualmente si possono visualizzare le rate che compongono una fattura, modificandole e avere tutti i dettagli sui pagamento, ripartire gli importi o segnalare incassi e pagamenti parziali.

Il sistema, in automatico, terrà conto di tutto, riportando le modifiche sullo scadenzario e generando movimenti in prima nota. In questo articolo spiegheremo tutto nel dettaglio, esponendo ciò che riguarda la riconciliazione bancaria, con cui verificare la corrispondenza tra conti bancari e movimenti di cassa, come inviare solleciti di pagamento personalizzati, visualizzare calendari dedicati a incassi e pagamenti e richiedere l’invio di promemoria tramite email. Il tutto per avere un quadro completo della situazione di clienti e fornitori visualizzandone la situazione aggregata in termini di incassi e pagamenti.

Come acquistare il modulo di incassi e pagamenti di Aruba

Il modulo Incassi e pagamenti non può essere acquistato singolarmente:

  • se abbiamo già provveduto ad attivare la Fatturazione Elettronica di Aruba, è possibile acquistare il modulo Incassi e pagamenti dal proprio pannello di gestione al costo di 9,90 € + IVA/anno per ogni utente (che al rinnovo diventano 19,90 € + IVA/anno),
  • se non si abbiamo ancora la Fatturazione Elettronica di Aruba, è possibile attivare contemporaneamente questo servizio e il modulo Incassi e pagamenti a 1,00 € + IVA per 3 mesi e poi 44,90 € + IVA/anno.

Se non abbiamo ancora attivato la Fatturazione Elettronica di Aruba:

  • collegarsi al sito ufficiale
  • cliccare sul pulsante per acquistare il servizio comprensivo di modulo Incassi e pagamenti,

Verrà chiesto di accedere con il proprio account Aruba.

Se non ne abbiamo uno:

  • premere sul pulsante per registrarti,
  • indicare se siamo:
  1. libero professionista,
  2. azienda,
  3. ditta individuale,
  4. Pubblica amministrazione,
  • compilare il modulo che viene proposto con tutte le informazioni richieste.

Dovremo poi accettare le norme sulla privacy, verificare i dati e completare il pagamento, tramite carta di credito, PayPal, bonifico o bollettino, seguendo le istruzioni visualizzate a schermo.

Se, invece, siamo già in possesso della Fatturazione Elettronica di Aruba:

  • collegarsi alla home dell’area clienti PEC
  • cliccare su Aggiungi modulo incassi e pagamenti in corrispondenza del servizio di Fatturazione Elettronica,
  • oppure accedere al pannello di gestione della Fatturazione Elettronica e cliccare sul pulsante Attiva nel modulo Stato servizio (in basso),
  • o procedere dalla app mobile per Android dalla quale si possono, usare ugualmente tutte le funzioni del modulo.

Per iniziare a utilizzare il modulo Incassi e pagamenti:

  • eseguire la procedura guidata per l’attivazione del servizio aggiuntivo Incassi e pagamenti,
  • selezionare una banca predefinita, che sarà utilizzata per associare incassi e pagamenti.

Per tutti i dettagli si possono consultare le guide ufficiali di Aruba:

  1. https://guide.pec.it/fatturazione-elettronica/abbinamento-anagrafiche-fatture/come-attivarla.aspx#,
  2. https://guide.pec.it/servizi-aggiuntivi-fatturazione-elettronica/incassi-e-pagamenti/configurazione.aspx# .

Come funziona il modulo Incassi e pagamenti della Fatturazione Elettronica di Aruba

Adesso vediamo come usare le funzioni e gli strumenti inclusi nel modulo Incassi e pagamenti della Fatturazione Elettronica di Aruba.

Gestione rate

Iniziamo con illustrare come gestire le singole rate delle fatture con il Modulo Incassi e pagamenti della Fatturazione Elettronica Aruba.

Una volta fatto l’accesso al pannello di gestione della Fatturazione Elettronica Aruba:

  • cliccare sulla voce Fatture inviate nel menu laterale,
  • visualizzeremo l’elenco delle fatture inviate con lo stato dei singoli incassi:
  1. Parzialmente incassata, se la fattura ha una parte di rate ancora non incassata,
  2. Non gestita, se non sono presenti alcune informazioni sui dati di pagamento ,
  3. Non incassata, se tutte le rate risultano non incassate,
  4. Incassata, se tutte le rate sono state incassate,
  5. Stornata, se risultano stornate tutte le rate.

Le note di credito e le relative rate vengono segnate automaticamente come stornate e le rate stornate non generano movimenti di cassa in prima nota.

Se vogliamo visualizzare le rate di una specifica fattura:

  • selezionarla dalla lista,
  • andare sulla scheda Incassi.
  • sulla ‌(i) riferita a ciascuna rata ci sono le informazioni sulla modalità di pagamento e sulla banca usata per incassare il pagamento,
  • compilando il campo Importo incassato è possibile indicare la somma incassata finora,
  • se si tratta dell’intera somma prevista per la rata, questa verrà segnata come incassata alla data attuale,
  • è possibile comunque modificare la data in seguito.

Se si inserisce un importo minore, sarà possibile scegliere se:

  • ripartire la differenza,
  • aggiungere una nuova rata a saldo della cifra prevista inizialmente per la fattura.

Se la cifra viene modificata con un importo superiore:

  • verrà richiesto di ripartire la differenza tra le rate (non è possibile inserire una somma che, aggiunta a quella di tutte le rate previste, abbia un importo incassato superiore rispetto a quello della fattura),
  • verrà offerta la possibilità di ripartire la differenza in modo automatico sulle altre rate.

Prendiamo in esame, ora le funzioni del pulsante Azioni posto in corrispondenza di una rata, che permette di segnare la rata a cui fa riferimento come:

  1. incassata/non incassata, stornata,
  2. gestirne gli allegati,
  3. modificarne banca o modalità di pagamento,
  4. modificarne la data di scadenza o eliminarla (in questo caso l’importo della rata eliminata dovrà essere ripartito sulle altre, se la rata risulta incassata verranno cancellate eventuali informazioni presenti in prima nota).

Per creare le rate di incasso di una fattura o aggiungere ulteriori rate:

  • seleziona la fattura inviata su cui vogliamo agire e scegliere la scheda Incassi,
  • le fatture con stato “Non gestita” non hanno rate associate da gestire ma è possibile crearne manualmente,
  • nel caso in cui una fattura non abbia dati di pagamento inseriti nel relativo file XML, non avrà un netto a pagare calcolabile (lo stato di incasso potrà essere impostato su “Non gestita”, “Incassata” o “Non incassata” solo dopo aver creato almeno una rata di incasso).

Per aggiungere una rata:

  • cliccare su Aggiungi Rate,
  • usare il modulo che viene proposto per indicare l’importo dovuto totale e il metodo di pagamento.

Il sistema calcolerà I’importo di ciascuna rata, si possono anche modificare gli importi delle rate, purché la loro somma coincida con I’importo inserito.

Per aggiungere un’ulteriore rata di incasso, sempre nella schermata Incassi:

  • premere sulla voce Aggiungi rata collocata in basso,
  • compilare i campi su schermo indicandone scadenza, data di incasso e importo dovuto.

Se la somma degli importi delle rate non coinciderà con il totale della fattura, verrà chiesto di ripartire gli importi delle singole rate, in modo da adeguare il totale.

Per saperne d più si può consultare la guida ufficiale di Aruba

Scadenzario

Un’altra funzione molto utile del Modulo Incassi e pagamenti è lo scadenzario, con cui si possono tenere sotto controllo:

  1. tutti gli incassi ricevuti/da ricevere,
  2. i pagamenti effettuati/da effettuare,
  3. registrare pagamenti ed incassi,
  4. esportare liste di movimenti,
  5. altro ancora.

Per usufruirne:

  • selezionare la voce Incassi e pagamenti dal menu laterale, seguita da quella Scadenzario,
  • si aprirà una schermata con due schede:
  1. Incassi,
  2. pagamenti.

In entrambe le schede sono presenti tre sezioni che permettono di accedere rapidamente alle rate di proprio interesse in base allo stato:

  1. non incassate,/non,
  2. incassate/pagate,
  3. tutte.

È possibile anche ricercare le rate con i filtri presenti su ciascuna colonna, in base a:

  • data di scadenza,
  • cliente,
  • importo,
  • allegati,
  • altri criteri.

Con il menu in alto è inoltre possibile ricercare le rate per data o effettuare una ricerca libera, usando il menu a tendina.

Premendo sul pulsante Azioni in corrispondenza di una rata si può:

  • scegliere tra le opzioni per segnare una rata come incassata/pagata, non incassata/non pagata,
  • aggiungere un allegato,
  • per modificarla in tutti i suoi dettagli.

Nel caso in cui si scelga l’opzione per segnare una rata come incassata, sarà possibile modificare:

  • il metodo di pagamento precedentemente scelto,
  • la banca o la cassa associata,
  • la data di incasso.

È possibile agire anche su più rate contemporaneamente, spuntando le relative caselle e poi agendo dal menu Azioni come abbiamo già visto.

I dati inseriti saranno automaticamente applicati a tutte le rate selezionate, che saranno spostate nel menu preposto (“Incassate”, per quelle segnate come incassate).

Vediamo come segnare le rate come stornate e annullare lo storno:

  • procedere dal pulsante Azioni,
  • scegliere la voce desiderata,
  • le rate stornate non generano movimenti di cassa e non risultano, dunque, nella lista dei movimenti in prima nota,
  • una volta modificato lo stato delle rate stornate, queste vengono visualizzate solo nel menu “Tutte”.

Per quanto riguarda la possibilità di scaricare un report in formato Excel delle rate in elenco:

  • spuntare le rate da includere nel report,
  • selezionare l’opzione Scarica report Excel dal menu a tendina in alto a sinistra,
  • cliccare sul pulsante Applica.

Per maggiori informazioni a riguardo, si può consultare la guida a questo indirizzo

Cliccando sulla singola rata è possibile accedere al suo menu di dettaglio e cercare tutte le informazioni che la riguardano: la fattura che l’ha generata, il cliente a cui è collegata ecc.

Prima nota

La sezione Prima nota, accessibile sempre dal menu laterale del pannello, consente di:

  • visionare i movimenti di cassa che le rate incassate e pagate generano automaticamente
  • inserire nuovi movimenti di cassa manualmente.

Nella pagina sono presenti i movimenti di cassa generati automaticamente dalle rate segnate come incassate e pagate (quelle incassate generano movimenti di prima nota in entrata, quelle pagate movimenti in uscita).

Per trovare rapidamente i movimenti di proprio interesse è possibile usufruire dei filtri che si trovano in alto:

  1. data,
  2. cliente/fornitore,
  3. descrizione,
  4. banca/cassa,
  5. entrate,
  6. uscite,
  7. modalità di pagamento.

Il dato relativo al saldo, in alto a sinistra, si aggiornerà in automatico in base al filtro applicato.

Il saldo rappresenta la somma di tutte le entrate ed uscite per l’anno selezionato è:

  • verde se maggiore di zero,
  • nero se uguale a zero,
  • rosso se inferiore a zero.

Cliccando su un movimento automatico vedremo la scheda con la rata in entrata, o in uscita, e un riquadro azzurro che evidenzia la rata che ha generato il movimento.

Ci sono poi le schede Fattura e Cliente con cui di vedere il dettaglio della fattura e del cliente. Cliccando su un movimento manuale visualizzeremo i dettagli del movimento.

Per inserire movimenti di cassa manualmente, non collegati a un documento):

  • cliccare Aggiungi nuovo, in alto a destra,
  • inserire i dati richiesti:
  1. tipo di movimento (in entrata o in uscita),
  2. data,
  3. categoria,
  4. descrizione,
  5. importo (se compilato, il movimento sarà visibile nella sezione “Incassi” nel dettaglio dell’anagrafica del cliente o del fornitore),
  6. fornitore ecc.,
  • indicare se il movimento è riconciliato o non riconciliato,
  • selezionare una modalità di pagamento, una banca,
  • caricare eventuali documenti da allegare premendo l’apposito tasto.

Selezionando un movimento e andando nel menu Azioni, in alto a destra, si può:

  • segnare il movimento come riconciliato,
  • come non più riconciliato,
  • o eliminarlo (con eventuali riconciliazioni associate).

Per agire su più movimenti in contemporanea è possibile usare il menu a tendina, collocato in alto a sinistra, dal quale è possibile anche scaricare report in formato Excel.

Per quanto riguarda la sezione Categorie, in basso, che presenta dei raccoglitori in cui vengono raggruppati i movimenti di prima nota:

  • se un movimento è stato creato in seguito all’inserimento di un saldo in fase di configurazione iniziale della banca predefinita, la categoria sarà impostata automaticamente su Saldo,
  • se è stato creato in automatico in seguito al saldo di una rata, la categoria assegnatagli sarà Fattura.

Le categorie predefinite non possono essere modificate o eliminate, è possibile però crearne di nuove cliccando sul pulsante Nuova categoria.

Si possono anche modificare, usando il menu Azioni di fianco.

Per maggiori informazioni ci si può rivolgere qui

Inviare solleciti di pagamento

L’invio di solleciti automatici di pagamento per le rate in scadenza o scadute è una delle funzioni più interessanti del modulo Incassi e pagamenti della Fatturazione Elettronica di Aruba.

Per usufruirne:

  • accedere alle impostazioni del pannello di gestione del servizio, cliccando prima sull’icona dell’ingranaggio, collocata in alto a destra e poi sulla voce Generali,
  • da qui sarà possibile attivare la levetta relativa ai solleciti di pagamento automatici e impostarli in base alle proprie preferenze,
  • è consentito impostare il numero di solleciti da inviare automaticamente per le rate in scadenza o scadute (minimo 1, massimo 3) e il numero di giorni prima o dopo la scadenza delle rate in cui inviare i solleciti (da 0 a 60),
  • dalla medesima schermata è possibile anche escludere alcuni clienti dall’invio dei solleciti automatici.

Di default, cioè senza configurare il proprio server SMTP per l’invio delle email e senza creare un template personalizzato, i solleciti di pagamento automatici inviati avranno come mittente noreply@fatturazioneelettronica.aruba.it e utilizzeranno il modello di email predefinito.

Per configurare il server SMTP da usare per l’invio delle email:

  • andare nel menu Impostazioni > Generali,
  • scegliere Configurazione email dalla barra laterale,
  • cliccare su Configura,
  • inserire i parametri richiesti (indirizzo, password, server SMTP ecc.).

Maggiori info qui

Fatto questo, potremo anche creare un template personalizzato per le email di sollecito di pagamento.

Per farlo:

  • cliccare sul tasto Modifica in corrispondenza del template desiderato,
  • compilare il modulo che viene proposto,
  • si possono personalizzare testo e oggetto dell’email con le variabili tra parentesi graffe (es. nome del cliente, importo rata, numero rata ecc.) che si trovano nella colonna di sinistra,
  • per utilizzarle ti basta cliccare nel punto in cui inserirle e poi cliccare sulle stesse.

Maggiori info qui

Oltre ai solleciti automatici, è possibile inviare anche dei solleciti manuali di pagamento dalle sezioni “Incassi” e “Scadenzario” (solo per rate di incasso in stato “Non incassata” o “Scaduta”; per le rate in stato “Incassata” no).

Per procedere da Incassi:

  • andare su Fatture Inviate (nel menu laterale),
  • spostarsi su Incassi, visibile dall’anteprima di ogni cliente cliccando su una qualsiasi fattura in elenco,
  • individuare la rata per cui inviare il sollecito e cliccare su Azioni > Sollecita pagamento in sua corrispondenza,
  • compilare l’email da inviare (che, a seconda se abbiamo impostato server SMTP e template email personalizzati, userà questi ultimi o indirizzo e template standard).

Maggiori info qui

Per procedere dallo scadenzario più o meno stesso discorso:

  • andare in Incassi e pagamenti > Scadenzario,
  • cliccare su Azioni > Sollecita pagamento in corrispondenza della rata da sollecitare.

Maggiori info qui

C’è la possibilità di inviare più solleciti manuali:

  • spuntando le caselle in corrispondenza delle rate da sollecitare (max 50 alla volta),
  • selezionando la voce Invia Sollecito dal menu Azioni situato in alto e premere sul tasto Applica.

Maggiori info qui

Riconciliazione bancaria

Mediante la riconciliazione bancaria si può verificare la corrispondenza tra conti bancari e movimenti di cassa, controllando che tutti i movimenti bancari siano presenti anche nella prima nota.

È possibile:

  • segnare movimenti come riconciliati in prima nota, come già visto,
  • oppure seguire una procedura guidata:
  1. andando nella sezione apposita del pannello,
  2. caricando un file Excel con i movimenti del conto corrente della banca da riconciliare (ottenuto attraverso l’home banking dell’istituto),
  3. selezionando le colonne relative ai movimenti da importare,
  4. indicando banca e periodo di riferimento,
  5. procedendo con l’associazione dei movimenti.

Il servizio, tramite un algoritmo di ricerca semantica, proporrà in automatico delle associazioni, che potranno essere accettate o meno. Tutti i movimenti non riconciliati in automatico potranno comunque essere processati manualmente.

Con il menu Incassi e pagamenti > Riconciliazione bancaria sarà possibile visualizzare i movimenti bancari, riconciliati con procedura guidata o manuale.

Maggiori info qui 

Anagrafica clienti e fornitori

Tra le altre funzioni utili del Modulo Incassi e pagamenti della Fatturazione Elettronica di Aruba c’è anche la possibilità di consultare, nell’anteprima dell’anagrafica dei clienti e dei fornitori, le sezioni Incassi e Pagamenti, con tutte le rate associate a quel cliente o fornitore (anche di documenti diversi).

Per quanto riguarda i clienti, inoltre, sarà possibile scoprire se un cliente è escluso o meno dall’invio di solleciti automatici.

Maggiori info qui 

Agenda

L’Agenda della Fatturazione Elettronica di Aruba contiene un calendario con il quale è possibile controllare tutte le scadenze.

Attivando il modulo Incassi e pagamenti questa sezione del pannello si avranno due nuovi calendari per ricordare le scadenze di incassi e pagamenti, presenti nello scadenzario.

C’è anche la possibilità di visualizzarne tutti i dettagli e impostare delle email per ricevere dei promemoria aggiornati e non dimenticare nessuna delle scadenze in programma.

Maggiori info qui 

Per maggiori informazioni

Per avere maggiori informazioni sul modulo Incassi e pagamenti della Fatturazione Elettronica di Aruba, si può consultare la guida ufficiale, dove trovare articoli e video tutorial su tutti gli aspetti del servizio.

Sono disponibili anche:

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