Come funziona Google Drive

da | Siti web e servizi online

Google Drive è un servizio di cloud storage, che permette di caricare file online, per condividerli con altre persone: si può usare da PC, ma anche su dispositivi mobili Android e iOS, tramite un’ apposita applicazione per smartphone e tablet.

Il servizio permette l’archiviazione – storage – e la condivisione – sharing – di file multimediali, utilizzabili via web da tutti i dispositivi associati a quello spazio e a quei file. Inoltre, con Google Drive, possiamo avere tutti i nostri documenti e file sempre raggiungibili, da qualunque dispositivo.

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Con Google Drive si possono caricare documenti, foto e intere cartelle in cloud: che rimarranno per sempre lì, salvate e collegate al nostro account Google, e potremo accedervi, in qualsiasi momento e da ciascun dispositivo, inserendo i dati necessari.

Vista la potenzialità e la funzionalità di questo servizio web, in questo articolo, approfondiremo il tema, spiegando a livello pratico come funziona Google Drive, e sequendo passo, passo come utilizzarlo , descrivendone tutte le varie caratteristiche.

Informazioni preliminari

Per utilizzare Google Drive è necessario creare un account Google, ciò è indispensabile per poter usufruire di questo servizio di cloud storage.

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Vediamo, per prima cosa, come creare account Google, con il quale accedere anche aid altri servizi Google come, per esempio, Gmail o YouTube.

Per creare un account Google:

  • collegarsi alla pagina Web ufficiale di Google
  • fare clic sulla voce Accedi che si trova in alto a destra,
  • nella pagina che si apre, scegliere la voce Crea un account,
  • dal menu che si apre, cliccare sull’opzione Per me.

A questo punto, dovremo compilare un modulo e seguire le indicazioni che visualizzeremo a schermo, e procedere alla creazione dell’account Google.

Fatto ciò , o nel caso già avessimo un account Google, vediamo ora come funziona Google Drive.

Come funziona Google Drive

Abbiamo già accennato che Google Drive è un sistema di cloud storage. che consente di archiviare e condividere con altri i propri documenti.

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Lo spazio di archiviazione gratuito è di 15GB, suddiviso tra tre diversi servizi di Google:

  1. Drive,
  2. Gmail ,
  3. Google Foto.

Al termine dei 15 GB di archiviazione, bisognerà o liberare spazio, cancellando i file che non servono più, o pagando una somma proporzionale ai GB di cui abbiamo bisogno, sottoscrivendo un abbonamento, tramite Google One.

I costi sono i seguenti:

  • 100GB a 1,99 euro/mese o 19,99 euro/anno
  • 200GB a 2,99 euro/mese o 29,99 euro/anno
  • 2TB a 9,99 euro/mese o 99,99 euro/anno
  • 5TB a 24,99 euro/mese o 249,99 euro/anno
  • 10TB a 49,99 euro/mese
  • 20TB a 99,99 euro/mese
  • 30TB a 149,99 euro/mese

A secondo del piano prescelti i servizi aumentano offrendo tra le ltre cose:

  • la possibilità dell creazione di un gruppo Famiglia,
  • l’accesso all’assistenza composta da esperti Google,
  • VPN per Android ,
  • altri vantaggi esclusivi.

Come accedere a Google Drive

Vediamo come utilizzare questo servizio Web tramite il browser che usiamo per navigare in Internet.

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Per accedere a Google Drive e incominciare a utilizzarlo:

  • collegarsi alla home page del servizio https://www.google.com/drive/ .
  • una volta visualizzata, fare clic sul pulsante Vai a Drive per effettuare l’accesso al servizio tramite l’account Google che creato in precedenza,
  • inserire i dati di login (email e password) legati al proprio account Google.

Se è la prima volta che utilizziamo Google Drive, all’accesso comparirà una breve schermata che spiega certi dettagli tecnici.

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In sintesi: l’utilità di Google Drive è data dal fatto che vi si possono caricare dei file, per crearne copie di backup, accessibili online da qualsiasi computer, creando anche delle cartelle per raggruppare più elementi, i file così caricati, possono essere condivisi con altri utenti.

Una volta terminato il tutorial premere sul pulsante Vai a Drive per proseguire.

Come caricare file e cartelle con Google Drive

Andiamo a descrivere il primo strumento utile di Google Drive:

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  • il servizio di caricamento dei file e di cartelle.

Per condividere file con Google Drive:

  • premere sul pulsante Nuovo (o sulla scritta Il mio Drive) che troviamo in alto a sinistra,

adesso fare una di queste scelte, contraddistinte da questi tre pulsanti:

  1. Cartella, per creare una nuova cartella su Google Drive,
  2. Caricamento di File, per caricare su Google Drive un file dal computer
  3. Caricamento Cartella, da utilizzare per caricare direttamente una cartella di file, da archiviare su Google Drive.

E’ possibile anche redarre nuovi documenti, premendo su una delle ulteriori opzioni presenti, come:

  • Documenti di Google,
  • Fogli di Google,
  • Presentazione di Google,
  • Moduli Google.

Facendo clic sulla voce Altro potremo vedere gli altri strumenti che Google mette a disposizione come Disegni, My Maps, ecc.

Selezionare l’opzione che desideriamo tra Caricamento di File o Caricamento Cartella e attendere che il file o la cartella di file vengano caricati su Google Drive.

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Per caricare file o cartelle con Google Drive possiamo anche utilizzare il drag and drop, cioè:

  • facendo clic su un file dal computer,
  • trascinandolo nell’area centrale di Google Drive, che abbiamo aperto tramite browser Web.

Durante questa fase potremo vedere l’avanzamento della procedura dal riquadro situato alla destra dello schermo, in basso.

Quando il file (o la cartella) si sarà caricato in maniera corretta, comparirà nella sezione principale di Google Drive, ovvero quella chiamata Il mio Drive.

Come condividere file e cartelle con Google Drive

Una volta caricato un file o una cartella di file in Google Drive, si può condividerlo con altri utenti.

In questa maniera:

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  • individuare il contenuto che abbiamo caricato su Google Drive e che vorremmo condividere,
  • farci clic sopra con il tasto destro del mouse per aprire il menu con le opzioni di condivisione di Google Drive.

Per condividere il file in questione:

  • premere sulla voce Condividi, simbolo di un omino,
  • nella schermata che si aprirà dobbiamo indicare: il nome o l’indirizzo di posta elettronica della persona al quale desideriamo condividere il file in questione,
  • digitare questo dato nel campo di testo Persone presente nella schermata Condividi con persone o gruppi,
  • premere sul pulsante Fine, per confermare.

Fatto ciò si aprirà un ulteriore pannello con il quale modificare le opzioni di condivisione:

  • facendo clic sul pulsante con scritto Editor potremo scegliere se la persona o le persone con cui stiamo per condividere file possono apportarvi eventuali modifiche (Editor),
  • oppure se vuoi che abbiano soltanto la possibilità di commentare (Commentatore),
  • o soltanto di visualizzare (Visualizzatore).

Per ulteriori opzioni di personalizzazione dei file da condividere:

  • premere sull’icona dell’ingranaggio che troviamo in alto a destra,
  • abbiamo a disposizione alcuni strumenti aggiuntivi che possiamo vedere alla voce Impostazioni proprietario,
  • in particolare, si può mettere il segno di spunta alle voci –
  1. Gli editor possono modificare le autorizzazioni e condividere,
  2. Visualizzatori e commentatori possono vedere l’opzione per scaricare, stampare e copiare, per limitare alcune particolari azioni eseguibili nel file che stai per condividere.

Una volta concluso:

  • scegliere se apporre o meno il segno di spunta accanto alla voce Invia notifiche, se vogliamo allegare un messaggio al documento che stiamo per condividere digitandolo nell’apposito campo di testo,
  • per concludere e confermare, premere sul pulsante Invia.
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C’è da tenere presente che, le persone con cui abbiamo condiviso il file con Google Drive, potranno visualizzarlo ed eventualmente modificarlo, soltanto effettuando l’accesso al servizio di cloud storage tramite il loro account Google.

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Vediamo come fare per condividere un file con Google Drive, se i nostri interlocutori: colleghi, amici etc, non hanno un account Google:

  • premere di nuovo sul pulsante per la condivisione del file, tramite i passaggi visti nelle righe precedenti,
  • nella schermata Condividi con persone o gruppi, premere in un punto qualsiasi del riquadro denominato Copia link,
  • fare clic sul pulsante Con limitazioni,
  • dal menu che compare, scegliere la voce Chiunque abbia il link,
  • definire se impostare i destinatari come Editor, Commentatori o Visualizzatori premendo sull’apposito tasto e selezionando la voce corretta dal menu a tendina.

Rimane ora da:

  • premere sulla voce copia link, per copiarlo negli appunti e inviarlo alle persone con le quali desideriamo condividerlo,
  • in questo modo, chiunque sia in possesso di tale link potrà visualizzare il file ed eventualmente modificarlo o scaricarlo.

Tutti i file e le cartelle condivisi saranno visualizzabili nella schermata principale di Google Drive (I miei Drive), e saranno disponibili anche nella sezione Condivisi con me, che si trova nella barra laterale di Google Drive.

Come funziona Google Drive per foto

Su Google Drive possono essere archiviati diversi tipi di documenti e file, di estensioni e tipologie diverse.

Tra questi anche il servizio per caricare foto singole o cartelle di foto, utilizzabile usando le stesse modalità, viste nel paragrafo “come caricare file e cartelle su Google Drive”.

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Google, comunque, offre un servizio totalmente dedicato all’archiviazione di foto e video: Google Foto, lo spazio di archiviazione gratuito di Google Drive, si divide, infatti, proprio tra questi due servizi e Gmail.

Come funziona Google Drive su PC

Se vogliamo sapere come funziona Google Drive desktop, l’applicazione che permette di condividere file con il cloud di Google, usando il computer, ecco qui le informazioni principali.

Google Drive per PC è uno strumento che permette di sincronizzare online tutti i file presenti sul nostro PC, per utilizzarlo:

Una volta scaricato, su Windows:

  • eseguire il file facendoci clic sopra,
  • premere su se richiesto, per avviare l’esecuzione dell’installatore,
  • mettere un segno di spunta sulle caselle riguardanti l’aggiunta di scorciatoie sul desktop,
  • fare clic sul tasto Installa.

Su Mac:

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  • fare doppio clic sul file .dmg,
  • fare tap su quello .pkg,
  • nella schermata che viene mostrata, premere sui tasti –
  1. Continua (per due volte consecutive),
  2. Installa,
  3. digitare la password del Mac,
  • premere il pulsante Installa adesso.

Fatto ciò:

  • eseguire l’accesso con il proprio account Google,
  • nella schermata successiva fare clic sull’icona di Google Drive,in basso a destra nella barra delle applicazione di Windows,
  • o in alto a destra nella barra dei menu su macOS. N

Nel riquadro che visualizziamo, premere:

  • sull’icona dell’ingranaggio,
  • sulla voce Preferenze, per configurare Google Drive.

Nella scheda Il mio laptop/Il mio MacBook, si può aggiungere una o più cartelle del nostro computer per sincronizzarle, automaticamente, con il cloud di Google Drive.

Nella scheda Google Drive, si può selezionare –

  1. Accedi in streaming ai file, per visualizzare i file in streaming senza archiviare dati sul PC,
  2. oppure Esegui il mirroring dei file), per tenere una copia dei dati sia su PC che su Google Drive.
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Tramite Esplora file di Windows o Finder di macOS, si può accedere alla cartella Google Drive, con la quale vedere tutti i dati archiviati in cloud e caricarne di nuovi, spostandoli all’interno di questa cartella.

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Come condividere file con Google Drive per PC

Ora che abbiamo configurato Google Drive sul nostro PC o Mac, spieghiamo come funziona Google Drive applicazione per condividere i file su Windows e Mac.

Da Windows:

  • premere su Esplora Risorse,
  • fare clic sulla voce Google Drive dalla barra laterale,
  • visualizzeremo così tutti i file presenti su Google Drive,
  • si può trascinare il file presente nel PC, nella finestra di Esplora Risorse > Google Drive che abbiamo aperto,

una volta che il file si sarà caricato nella cartella in cloud:

  • cliccarci su con il tasto destro del mouse,
  • scegliere la voce Condividi con Google Drive,
  • inserire l’indirizzo email dell’utente col quale vogliamo condividere il file,
  • oppure ottenerne il link pubblico, agendo tramite la finestra di dialogo di condivisione di Google Drive.

Per accedere alla cartella di Google Drive da Mac:

  • premere sull’icona del Finder che si trova annessa al Dock,
  • fare clic sulla voce Google Drive dalla barra laterale di sinistra della finestra, che viene mostrata,
  • seguire le stesse procedure indicate per Windows.

Come funziona Google Drive su smartphone e tablet

Google Drive, oltre che da Web e da PC, può essere utilizzato anche su dispositivi mobili come smartphone e tablet.

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Nei prossimi paragrafi parleremo di come utilizzare le app di Google Drive per Android e iOS/iPadOS.

Come funziona Google Drive su Android

Per usufruire delle funzionalità di Google Drive con lo smartphone o tablet Android:

Non è da escludere, comunque, che l’app sia presente di serie sul nostro smartphone o tablet, dato che molti dispositivi dispongono dell’intera G-Suite integrata.

Il funzionamento è uguale a quello della versione Web e desktop: si possono:

  1. caricare file e cartelle,
  2. visualizzarle,
  3. modificarne il contenuto,
  4. creare documenti ,
  5. molto altro.

Per condividere un file con Google Drive tramite l’applicazione per Android :

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  • fare tap sul file da condividere,
  • cliccare sull’icona con il simbolo di tre puntini situato in alto,
  • andare alla voce Aggiungi persone dal menu che visualizziamo,
  • scegliere le persone con cui condividere il file,
  • oppure rendere a tutti accessibile il file tramite la voce Ottieni link.

Una volta eseguita questa operazione, dovremo seguire le indicazioni già viste in precedenza, relative alla versione Web del servizio, ed usufruire delle altre funzionalità di Google Drive.

Come funziona Google Drive su iPhone

Anche il funzionamento di Google Drive su dispositivi Apple, come iPhone e iPad, è simile a quelli visti.

  • Acquisire l’app di Google Drive per iOS/iPadOS
  • scaricarla sul dispositivo,
  • fare tap sulla scheda Cerca, digitando “Google Drive” nella barra di ricerca posta all’estremità superiore dello schermo,
  • una volta individuata, premere sul pulsante Ottieni,
  • confermare tramite Face ID, Touch ID o codice,
  • premere sul pulsante Apri.

Una volta all’interno dell’app:

  • accedere tramite le credenziali del proprio account Google,
  • dalla schermata principale del sistema di archiviazione, potremo vedere i documenti salvati nel cloud storage.

Per condividere un documento:

  • premere sull’icona dei tre puntini in corrispondenza dello stesso,
  • dal nuovo menu andare alla voce Condividi,
  • selezionare i contatti che desideriamo e il loro ruolo tra Editor, Commentatore o Visualizzatore. ì
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