Evernote è un sito Internet ed un’applicazione dedicati all’organizzazione del lavoro e del tempo libero, tramite appunti e promemoria, per gestire le attività ed archiviarle. L’app consente di creare note con: testo, disegni, fotografie, o contenuti web salvati, e la multi piattaforma supporta Android, iOS, macOS e Microsoft Windows, con un uso online gratuito, ma con offerte di piani a pagamento per limiti più estesi.

I servizi resi da Evernote sono numerosi, da usare in maniera sincronizzata sui vari dispositivi, da cui trovare ogni informazione richiesta. Si può utilizzare ovunque, tenendo a portata di mano le informazioni importanti, aggiungendo testo, immagini, audio, scansioni, PDF e documenti. Le modifiche apportate alle attività vengono aggiornate istantaneamente in ogni visualizzazione.

Evernote ricorda quando ci sono scadenze ed appuntamenti, anche se l’app è chiusa, permettendo di abbandonare la carta, scansionando i documenti, salvando le pagine web (senza gli annunci) e collegando il proprio Google Calendar. In questo articolo spiegheremo come funziona Evernote illustrando come registrarsi, come funziona online, da PC e Mac e come usare il servizio da smartphone e tablet

Come registrarsi su Evernote

Evernote, dicevamo, è uno strumento dedicato alla produttività e all’organizzazione del lavoro accessibile via Web, con le note che vengono sincronizzate su tutti i device via cloud, disponibile da:

  • PC/Mac
  • Android anche su store alternativi, se device non ha il Play Store,
  • iOS/iPadOS

Per utilizzare il servizio occorre eseguire la registrazione, un’ operazione gratuita da svolgere sul sito Internet ufficiale.

Dalla home page:

  • premere il pulsante Registrati gratuitamente presente al centro della stessa,
  • selezionare il piano Gratis, per usare le funzioni base gratuite proposte dal servizio:
    1. possibilità di creare fino a 50 note e 1 quaderno,
    2. 60 MB di caricamenti mensili,
    3. note di dimensioni massime di 25 MB,
    4. massima organizzazione con la dashboard Home e 3 widget,
    5. ricerca veloce mediante l’apposita funzione e i tag,
    6. possibilità di ritagliare pagine Web,
    7. possibilità di allegare PDF, scontrini, file, foto, immagini e documenti,
  • pigiare il pulsante Inizia.

Si può anche scegliere uno dei piani a pagamento:

  • Personal, che parte da 8,33 euro/mese pagando annualmente,
  • o 12,99 euro/mese pagando mensilmente, che aggiunge ai vantaggi del piano gratuito:
    1. sincronizzazione su un numero illimitato di dispositivi,
    2. possibilità di creare fino a 100.000 note e 1.000 quaderni, 10 GB di caricamenti mensili, note delle dimensioni massime di 200 MB,
    3. personalizzazione della dashboard Home e widget aggiuntivi,
    4. possibilità di collegare l’account Google Calendar principale,
    5. aggiunta di date di scadenza, promemoria e notifiche alle attività, gestione delle attività in un unico posto,
    6. accesso offline su dispositivi mobili e desktop,
    7. ricerca di testo all’interno di immagini, documenti e PDF,
    8. creazione di modelli personalizzati e annotazione di immagini e PDF,
  • piano Professional, che parte da 10,83 euro/mese con pagamento annuale,
  • o da 14,99 euro/mese con pagamento mensile, aggiungendo ai vantaggi del piano Personal anche:
    1. possibilità di effettuare 20 GB di caricamenti mensili,
    2. accesso a tutti i widget e personalizzazione della Home,
    3. possibilità di collegare l’account Google Calendar sia personale che lavorativo,
    4. creazione, gestione e assegnazione di attività ad altri e facile monitoraggio dei progressi,
    5. uso dei termini booleani per perfezionare i risultati della ricerca,
    6. ricerca di contenuti in base alla posizione,
    7. esportazione di taccuini come file PDF,
    8. integrazione con Slack, Microsoft Teams e altri.

In questa guida parleremo del piano gratuito.

Per usarlo occorre:

  • associare il proprio account Google (Continua con Google),
  • oppure effettuare l’iscrizione tramite indirizzo email.

Per collegare il proprio account Apple, è meglio eseguire la procedura tramite il software per PC o l’app per dispositivi mobili.

Nel caso di abbonamento dovremo definire il metodo di pagamento (carta di credito/debito o conto PayPal) e confermare l’acquisto premendo l’apposito bottone.

Come funziona Evernote online

Vediamo adesso come funziona Evernote online.

Completata la registrazione al servizio:

  • cliccare sul bottone Continua,
  • eseguire la procedura di personalizzazione rispondendo ad alcune domande, specificando per cosa utilizzerai Evernote, cosa vuoi fare e come hai saputo di Evernote,
  • decidere se provare le funzioni a pagamento per un periodo di prova limitato spuntando la casella Non sai ancora? Attiva la prova gratuita, cliccando sul bottone Continua e seguendo le istruzioni su schermo per proseguire,
  • oppure salta la prova cliccando sulla dicitura apposita.

C’è ora da seguire il testo illustrativo che descrive il funzionamento di Evernote, leggendo le note riguardanti l’interfaccia e chiudendole con un clic sul bottone Avanti.

L’interfaccia del servizio è semplice:

  • sulla sinistra è presente un pannello contenente una barra laterale per l’accesso rapido alle varie sezioni del servizio (es. Home, Preferiti, Taccuini, etc.),
  • al centro si trova la schermata Home, con i vari riquadri e widget che consentono di consultare ed editare note, appunti e contenuti catturati di recente (es. Ritagli Web, Immagini, Documenti, e così via).

Se vogliamo scrivere la prima annotazione:

  • premere sul pulsante che riporta la dicitura Crea una nuova nota (l’icona del foglio con il simbolo +) presente nel relativo widget Note,
  • oppure pigiare il simbolo (+) che compare nella barra laterale di sinistra in corrispondenza della voce Note,
  • o cliccare sul pulsante Nuovo > Attività situato sempre sulla sidebar a sinistra,
  • scegliere il tipo di contenuto da creare sfruttando il riquadro apertosi a schermo.

In questo modo si creerà il nostro primo taccuino, e avremo a disposizione un editor di testo su cui scrivere.

A questo punto si può:

  1. digitare il Titolo sfruttando il campo di testo a destra,
  2. proseguire poi con la nota, utilizzando il modello predefinito proposto dal sistema, usando le funzioni di editing mostrate nella toolbar in alto,
  3. selezionare uno dei template consigliati da Evernote ed elencati nell’area sottostante (ad esempio Elenco da fare o Riflessione giornaliera) in base alle nostre esigenze (facendo stazionare il puntatore sul nome di un dato template, si può visualizzare un pop-up con l’anteprima del modello,
  4. pigiare sulla voce … Apri galleria per visualizzare altre soluzioni idonee a differenti categorie di attività (Lavoro, Scuola, Scrittura creativa, e così via).

Se vogliamo allegare alla nota:

  • un file, trascinarlo il file nell’area di scrittura,
  • altre tipologie di elementi, fare clic sul pulsante (+) situato in alto a sinistra nella barra degli strumenti della nota e selezionare quello che ci occorre dal menu che si apre,
  • si può inserire un’attività collegata all’annotazione (ad esempio un appuntamento o una to-do-list),
  • oppure sincronizzare il calendario Google.

Alcune funzioni, tuttavia, sono disponibili solo sottoscrivendo uno dei piani a pagamento.

Nella stesura delle note è possibile applicare anche dei tag, con cui etichettarle, catalogarle per ritrovarle più facilmente.

Per applicare tag:

  • fare clic sulla voce Aggiungi tag situata in fondo alla schermata della nota,
  • digitare un termine che lo spiega,
  • premere il tasto Invio,
  • dalla voce Tag nel menu di sinistra si può accedere ad una visualizzazione per individuare i vari contenuti collegati ad ogni termine utilizzate.

Cliccando sul simbolo … posto in alto a destra visualizzeremo un menu aggiuntivo utile per intervenire sulla nota, ad esempio:

  1. per effettuarne la condivisione,
  2. inviarla via email,
  3. aggiungerla come collegamento al menu principale,
  4. o spostarla nel cestino.

Per assegnare un nome diverso al taccuino e classificare meglio le annotazioni:

  • cliccare sulla voce Taccuini nel menu di sinistra,
  • premere sull’elemento d’ interesse e pigiare su simbolo … collocato sulla destra del box in cui è presente il nome del taccuino,
  • selezionare l’opzione Rinomina taccuino e digitare la nuova intestazione.

Per la creazione di un nuovo taccuino, solo per le sottoscrizioni a pagamento: fare clic sul pulsante (+) che compare al passaggio del puntatore sulla voce Taccuini (sulla sinistra).

Se vogliamo appuntare un’annotazione veloce, da riprendere e approfondire più avanti, si può adoperare il blocchetto per gli appunti posto sulla destra nella schermata Home, che ha la funzione di post-it digitale.

Questo appunto potrà poi essere convertito in nota:

  • pigiando sul simbolo … situato in alto a destra del riquadro in questione,
  • selezionando l’apposita funzione disponibile nel menu contestuale.

Evernote permette di aggiungere delle attività anche senza essere associate ad una nota.

Per farlo:

  • premere il simbolo (+) posto a fianco della voce Attività nel menu di sinistra,
  • inserire nella nuova finestra apertasi una descrizione della stessa,
  • con l’ abbonamento, si può:
    1. impostare promemoria e scadenze,
    2. rendere l’elemento ricorrente,
    3. contrassegnarlo come prioritario e molto altro.

Un’altra funzione interessante messa a disposizione dal servizio è quella che permette di “catturare” informazioni importanti visualizzate durante la navigazione Web e aggiungerle come collegamento alla dashboard di Evernote.

Tale operazione può essere eseguita, però solo con l’installazione di un’estensione chiamata Evernote Web Clipper.

Se ci interessa aggiungere questo plugin:

  • dalla Home fare clic sul pulsante Ritaglia contenuti Web nella sezione Ritagli Web, all’interno del widget Catturati di recente,
  • premere sul bottone Install Web Clipper presente nella pagina apertasi nel browser in uso,
  • cliccare sul nome del programma di navigazione su cui intendiamo installare l’add-on (Chrome,Safari o Firefox).

Verremo rimandati alla pagina per il download dello store relativo al browser in uso ad esempio:

  • Chrome Web Store se utilizziamo il software Chrome,
  • Mac App Store, se utilizziamo Safari,
  • Firefox Browser Add-ons se utilizziamo Firefox.

Una volta installata l’estensione Evernote Web Clipper nel browser (es. su Chrome), se durante la navigazione Web ci ritroveremo una pagina contenente delle informazioni di nostro interesse, per salvarla su Evernote:

  • pigiare l’icona dell’elefante collocata in alto a destra (con più estensioni troveremo il simbolo di un tassello del puzzle),
  • selezionare dal nuovo pannello apertosi il formato di ritaglio che reputiamo più consono.

C’è la possibilità di:

  1. definire il taccuino nel quale conservarlo,
  2. aggiungerlo come attività,
  3. definire dei tag,
  4. cliccare sul bottone Salva ritaglio per portare a termine l’operazione.

Come funziona Evernote: PC e Mac

Se abbiamo bisogno di prendere appunti dal computer anche senza connessione a Internet e per farlo vogliamo utilizzare Evernote, ciò è possibile scaricando il client su PC Windows e Mac.

Tutte le annotazioni aggiunte saranno poi sincronizzate non appena ritorneremo online.

Per ottenere il client ufficiale su PC o Mac, si può usare lo store ufficiale presente sul nostro computer.

Con un PC Windows: andare nella pagina di download dell’applicazione, presente nel Microsoft Store, con un Mac, recarsi nella pagina di download, presente nel Mac App Store  .

Una volta scaricato ed installato Evernote sul computer, dovremo effettuare l’accesso tramite il proprio account, registrato in precedenza, ovvero mediante le credenziali o, l’ account Google o Apple. Ciò al fine di sincronizzate automaticamente sul computer tutte le annotazioni già scritte, e quelle future.

Le funzionalità della versione per PC e Mac di Evernote sono pressoché identiche a quelle della versione Web.

Come funziona Evernote: smartphone e tablet

Vediamo come usare Evernote da smartphone e tablet, usando la sua applicazione per dispositivi:

  1. Android  (verificare la disponibilità su store alternativi se il nostro device non ha i servizi Google),
  2. iOS/iPadOS  .

Una volta scaricata ed avviata l’applicazione:

  • effettuare il login con i dati del proprio account creato in precedenza,
  • indicare il nome utente o l’email con cui ci siamo registrati e premere sul pulsante Continua,
  • oppure effettuare l’accesso all’app tramite il proprio account Google o Apple,
  • fare tap sul bottone Inizia,
  • seguire le istruzioni a schermo per configurare l’app rispondendo alle domande che vengono poste,
  • premere per due volte di seguito sulla x (in alto a destra) per chiudere, rispettivamente, la schermata che promuove la versione a pagamento dell’app, se non la vogliamo, e la relativa trial.

Anche in questo caso l’’interfaccia utente è semplice e lineare, simile a quella esposta nel capitolo sul funzionamento del servizio via Web.

La dashboard è organizzata allo stesso modo con un widget per le note, un blocchetto per gli appunti e la sezione Catturati di recente.

Il menu che nella Web app e nel software per PC si trova nel pannello di sinistra, qui è accessibile pigiando il simbolo ☰ posto in basso a sinistra.

Lì troveremo le funzioni per visualizzare ad esempio le schermate relative a note, attività, taccuini, tag, etc.

Per quanto riguarda la creazione di nuovi elementi:

  • premere il pulsante + Crea posto in basso (al centro),
  • selezionare l’opzione Nota o Attività,
  • oppure pigiare sulle funzioni:
    1. Fotocamera per scattare una foto,
    2. Schizzo per disegnare a mano libera,
    3. Allega per aggiungere un file presente sul tuo device o su uno dei servizi cloud collegati,
    4. Audio per registrare una nota vocale.

Per poter usufruire di questi strumenti, sarà necessario concedere i necessari permessi per l’accesso alle relative risorse (microfono, contenuti multimediali, fotocamera e posizione).

Selezionando ad esempio l’opzione Nota, visualizzeremo un editor simile a quello visto nel capitolo dedicato alla versione Web.

I modelli a cui attingere e gli strumenti di editing si trovano nella parte alta della tastiera virtuale, visualizzabile facendo tap su uno dei campi di testo.

I tag possono essere applicati pigiando l’icona dell’etichetta situata in alto a destra. Una volta digitato il titolo e il testo, basterà sfiorare il simbolo ✓ posto in alto a sinistra per salvare la nota.

Per aprire e modificare un elemento precedentemente creato:

  • sfiorarne l’anteprima dal relativo widget presente nella dashboard dell’app,
  • pigiare l’apposito pulsante collocato in basso entreremo in modalità Modifica, per cancellare, duplicare, condividere e così via,
  • usando il menu contraddistinto dal simbolo … collocato in alto a destra.

Anche per l’applicazione per dispositivi mobili, valgono le stesse indicazioni precedentemente fornite: determinate funzionalità, come il collegamento del calendario Google o l’impostazione di promemoria, sono disponibili solo per gli utenti che hanno scelto una delle soluzioni in abbonamento previste dalla piattaforma.

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