Come fare il backup di Hotmail, Gmail e Yahoo!

da | Siti web e servizi online

Anche per quanto riguarda i servizi email Outlook, Gmail e Yahoo è possibile creare delle copie di sicurezza dei messaggi. In questo articolo spiegheremo nei dettagli come fare il backup di Hotmail, Gmail e Yahoo. Scegliendo come strada quella, appunto, del backup rispetto a quella dell’archiviazione

Infatti sia l’archiviazione che e backup mettono in salvaguardia i dati, ma mentre l’archiviazione ha l’obiettivo di mantenere accessibili informazioni e dati per un tempo indefinito, il backup rappresenta un’istantanea dei dati presenti nel sistema in un certo momento, disponibile per un intervallo di tempo prestabilito.

Un periodo di tempo in cui il sistema di backup tiene immagazzinati dati e informazioni presenti nel sistema in un ben preciso momento. Ciò significa che, oltre quell’intervallo di giorni o settimane, una definita combinazione di messaggi che ci interessa potrebbe non essere più accessibile. Infatti, lo scopo del backup è garantire la possibilità di recuperare informazioni e dati nel modo più rapido possibile. In sintesi quello che affronteremo sarà: Come fare il backup di Outlook su PC, Smartphone e tablet, Come fare il backup di Gmail, Come fare il backup di Yahoo, backup email Mail Backup X (Windows/macOS) ed, infine, accenneremo anche ad altri programmi per fare backup email.

Come fare il backup di Outlook

Per fare il backup di Outlook e salvare sul computer, sullo smartphone o sul tablet le email che ci interessano, in modo da tenerle al sicuro in caso di problemi: vediamo come come procedere utilizzando l’applicazione ufficiale del client.

PC

Per effettuare il backup di Outlook direttamente dal computer, si può utilizzare l’applicazione (sia quella gratuita che quella disponibile nell’abbonamento a Microsoft 365) che direttamente il servizio Web Outlook.com.

Se vogliamo usare Outlook 365 ed abbiamo un computer con Windows:

  • avviare il software e cliccare sul menu File, in alto a sinistra,
  • dalla schermata che compare, selezionare Apri ed esporta e pigiare su Importa/esporta,
  • dalla finestra Importazione/esportazione guidata, selezionare l’opzione Esporta in un file,
  • premere sul pulsante Avanti,
  • selezionare l’opzione File di dati di Outlook (pst),
  • pigiare sul pulsante Avanti e selezionare la cartella da cui esportare i dati (es. Posta in arrivo, Posta inviata o Bozze),
  • oppure l’indirizzo email per esportare tutto,
  • scegliere se attivare o meno la funzione Includi sottocartelle,
  • premere ancora una volta su Avanti.

Nella schermata successiva:

  • pigiare sul pulsante Sfoglia…,
  • selezionare il percorso in cui desideriamo salvare il file .pst (es. Desktop),
  • dalla schermata di Esplora file di Windows, compilare il campo di testo di Nome file con il nome da assegnare al file di backup e pigiare su OK,
  • dalla sezione Opzioni, scegliere l’opzione desiderata fra:
    1. Sostituisci i duplicati con gli elementi esportati,
    2. Consentì la creazione di elementi duplicati,
    3. Non esportare elementi duplicati.

Dopo aver premuto su Fine:

  • scegliere se aggiungere o meno una password al file di backup,
  • compilare i campi di Password e Verifica password,
  • attivare o meno la funzione Salva la password nell’elenco delle password e premere su OK per continuare,
  • si può seguire l’avanzamento dell’esportazione tramite la finestra che compare sullo schermo.

Al termine, troveremo il backup all’interno della cartella selezionata in precedenza.

Per fare il backup di Outlook con un Mac si può sfruttare l’applicazione dedicata, sia se abbiamo un account gratuito che un abbonamento a Microsoft 365:

  • aprire il programma cliccando sulla sua icona presente nel Dock, oppure all’interno del Launchpad,
  • premere sul menu File presente in alto a sinistra,
  • selezionare Esporta… e scegliere gli elementi da esportare nella finestra Esporta nel file di archivio (.olm),
  • pigiare sul pulsante Continua,
  • sfruttare il Finder per selezionare il percorso di salvataggio del file e per impostare un nome,
  • concludere l’operazione pigiando sul bottone Salva. Una volta esportati i dati riceveremo una notifica,
  • premere su Fine per portare a termine l’operazione.

Se non abbiamo l’abbonamento a Microsoft 365, oppure se usiamo la versione gratuita dell’app di Outlook e vogliamo usare Outlook.com per effettuare il backup delle mail (in questo caso sia su Windows che su macOS), procedere in questo modo:

  • aprire l’applicativo del servizio di posta elettronica di Microsoft,
  • oppure avviare il browser che utilizzi per navigare su Internet,
  • es. Google Chrome, collegarsi al sito di Outlook ed effettuare il login al proprio account Microsoft inserendo i dati richiesti,
  • premere sull’icona dell’ingranaggio in alto a destra, per accedere alle impostazioni del client mail,
  • pigiare su Generale,
  • selezionare Privacy e dati ed andare alla sezione Esporta cassetta postale,
  • cliccare sul pulsante Esporta la cassetta postale,
  • comparirà accanto la scritta Stato: Esportazione in corso.

Se gestiamo più account con Outlook, in corrispondenza della scritta Queste impostazioni vengono applicate a livello di account:

  • premere sul menu a tendina,
  • selezionare l’indirizzo di posta elettronica su cui desideriamo operare (sempre nella schermata Privacy e dati).

Grazie a questa opzione, Outlook archivierà tutti i messaggi di posta elettronica, ma anche gli elementi del calendario e i contatti presenti nella cassetta postale.

Il processo di esportazione potrebbe richiedere fino a 4 giorni per essere completato. Tutto dipende dalla quantità di email e di altri dati presenti nell’account.

Una volta che la copia sarà disponibile, riceveremo un messaggio contenente un link per scaricare il contenuto sul PC.

Smartphone e tablet

L’app di Outlook per:

  1. Android
  2. iOS/iPadOS

non integra una funzione che permette di fare il backup di Outlook.

Tuttavia, è possibile sfruttare la stampante virtuale PDF in modo da salvare singolarmente le varie mail nel formato PDF, direttamente nella memoria interna del dispositivo:

  • aprire l’app di Outlook,
  • individuare il messaggio di posta elettronica di cui desideriamo effettuare il backup in locale,
  • premerci su per visualizzarne il contenuto.

Se siamo su Android:

  • premere sui tre puntini in alto a destra (quelli collocati sotto la data di ricezione del messaggio e in corrispondenza del mittente),
  • selezionare Stampa dal menu visualizzato ed impostare la stampante Salva in PDF premendo sul menu in alto,
  • pigiare sul pulsante PDF,
  • selezionare la cartella in cui desideriamo salvare l’email in PDF,
  • personalizzare il nome del file e fare tap sul pulsante Salva in basso a destra.

Se siamo su un device Apple:

  • dalla schermata di visualizzazione della mail, premere sui tre puntini orizzontali in alto a destra (quelli presenti a sinistra delle icone cestino e archivia),
  • selezionare Stampa conversazione dal menu che compare,
  • pigiare sull’icona condividi in alto a destra (collocata a sinistra della voce Stampa),
  • scegliere Salva su File dal menu proposto,
  • selezionare la cartella in cui desideriamo salvare il PDF,
  • concludere l’operazione premendo su Salva in alto a destra.

Come fare il backup di Gmail

Per fare il backup di Gmail si deve utilizzare un’apposita funzione accessibile dalla pagina dedicata alla gestione del proprio account Google (sia da PC che da smartphone e tablet) con il nome di Google Takeout:

  • da questa pagina Web, accedere al proprio account Google
  • deselezionare tutte le voci che hanno il segno di spunta tramite la voce Deseleziona tutto in alto a destra,
  • lasciare selezionata soltanto Posta relativa a Gmail (se vogliamo includere anche gli altri dati nel backup, si può lasciare selezionate queste voci),
  • cliccare sul pulsante Passaggio successivo posto in fondo alla pagina,
  • dalla pagina che si apre, personalizzare il formato dell’archivio che vogliamo salvare,
  • selezionando il metodo di recapito (es. Invia tramite email il link per il download),
  • scegliendo il tipo di esportazione (es. Un solo archivio o Esportazioni pianificate ogni due mesi per un anno),
  • selezionare il tipo di file dell’archivio (es..zip) e le sue dimensioni (da 2GB fino a un massimo di 50 GB).

Per concludere l’operazione:

  • cliccare sul pulsante azzurro Crea archivio situato in fondo alla pagina e attendere che l’operazione venga portata a termine,
  • una volta che l’archivio è creato, cliccare sul link che abbiamo ricevuto via email,
  • pigiare sul pulsante Scarica l’archivio ed attendere che venga portato a termine il download dell’archivio contenente il backup del proprio account Gmail,
  • estrarne il contenuto per trovare tutti i messaggi.

Al termine dello scaricamento avremmo ottenuto un file in formato .zip.

Con Windows:

  • aprirlo facendoci clic destro,
  • selezionare la voce Estrai tutto nel menu che si apre,
  • scegliere la cartella in cui esportare il contenuto presente al suo interno cliccando prima sul pulsante Sfoglia (per selezionare la cartella di destinazione) e poi Estrai.

Su Mac:

  • fare clic destro sul file,
  • selezionare la voce Apri nel menu contestuale,
  • aprire la cartella Mail contenuta nell’archivio.

I file si possono aprire in formato .mbox presenti all’interno della cartella per visualizzare i messaggi di posta che abbiamo esportato. Ci sono vari software che permettono di fare ciò, tra cui Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird ed Apple Mail.

Come fare il backup di Yahoo!

Yahoo! non integra una funzione per fare il backup e creare copie delle proprie email, quindi occorre usare uno dei programmi per fare il backup delle email che vedremo nel prossimo capitolo.

Programmi per fare backup email

Ecco, quindi, i programmi per fare il backup delle email da poter usare sia per Windows che per macOS.

Mail Backup X (Windows/macOS)

Il programma Mail Backup X è disponibile per Windows (a partire da Windows 8) e per macOS.

Permette di eseguire il backup automatico e manuale delle email ricevute e inviate in vari client e servizi di posta (tra cui Gmail e Yahoo!) è semplice da usare, costa 79 dollari, ma si può provare gratuitamente per 15 giorni a costo zero.

Per servirsene:

  • scaricare il programma sul computer collegandosi alla sua pagina di download
  • cliccare sul pulsante Download Now,
  • nella pagina che si apre premere sul pulsante di download relativo al sistema operativo installato sul tuo PC.

A download completato:

Se usiamo Windows:

  • estrarre il file .exe ottenuto e avviarlo,
  • cliccare sul pulsante Next per tre volte di seguito,
  • premere sui pulsanti , Install e Close, per concludere il setup.

Se usiamo un Mac:

  • aprire il pacchetto .dmg ottenuto,
  • fare doppio clic sul file .pkg che si trova al suo interno, per avviare la procedura d’installazione dell’applicazione,
  • nella finestra che si apre, fare clic sui pulsanti Continua e Installa,
  • inserire la password del proprio account utente macOS,
  • cliccare sui pulsanti Installa software e Chiudi,
  • avviare l’applicazione dalla cartella Applicazioni del computer,
  • fare clic destro sopra la sua icona e selezionare la voce Apri dal menu che si apre (per due volte consecutive), per evitare le restrizioni imposte da Apple verso i software provenienti da sviluppatori non certificati.

Dopo aver installato e avviato email Backup X:

  • cliccare sul pulsante Agree presente nella sua finestra di benvenuto, così da accettare le condizioni d’uso del software,
  • fare clic sul pulsante Start Trial per avviare la prova gratuita di 15 giorni,
  • premere sul pulsante OK,
  • nella finestra principale dell’applicazione, selezionare l’opzione Setup a new backup profile,
  • indicare il client di posta elettronica o il servizio email per il quale desideriamo creare il backup,
  • cliccare sul pulsante Next,
  • digitare i dati d’accesso e le altre informazioni necessarie per accedere alla nostra casella di posta,
  • cliccare sul pulsante Next e assicurarsi che tutte le cartelle di cui intendiamo effettuare il backup siano selezionate, altrimenti dobbiamo farlo manualmente.

A questo punto:

  • cliccare sul pulsante Choose a backup schedule,
  • decidere se effettuare il backup delle email in maniera automatica, manuale o ricorrente,
  • tramite la sezione Storage Locatons situata in alto, specificare la posizione di destinazione del backup,
  • cliccare sul pulsante Done.

Una volta portato a termine il backup, potremo importare, leggere e gestire le email selezionando l’opzione Import Data from an existing file o Restore exported profile dalla finestra che verrà proposta al primo avvio del software.

Altri programmi per fare backup email

Ci sono anche altri programmi per fare backup email che meritano di essere presi in considerazione. Tipo:

  • Client di posta elettronica come Outlook, Apple Mail e Thunderbird consentono di scaricare le email in locale e conservarle.
  • Email Archiver Pro (macOS) — è un programma per Mac che permette di effettuare il backup dei messaggi ricevuti e inviati tramite Apple Mail, memorizzandoli come file PDF. Costa 39,99 euro, ma è possibile testarne le funzionalità per un breve periodo di prova.

 

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