Come esportare email e contatti da Outlook

Per esportare email e contatti da Outlook devi usare formati diversi: il file PST conserva posta, cartelle, calendario e contatti nelle versioni compatibili dell’app desktop, mentre il CSV è indicato per trasferire la rubrica. Outlook Web esporta facilmente i contatti, ma il salvataggio completo della posta può richiedere l’app.

Scegliere tra PST e CSV

Un file PST può contenere messaggi, cartelle, calendari e contatti ed è pensato per Outlook. Un CSV contiene righe e colonne di contatti ed è più facile da importare in altri servizi, ma non conserva email, foto, gruppi e ogni campo complesso.

L’esportazione crea una copia: normalmente non elimina gli elementi dal server. Non è però un backup automatico continuo. Se vuoi soltanto ricevere i nuovi messaggi altrove, valuta l’inoltro da Outlook a Gmail, che è diverso da un archivio.

Preparare l’esportazione

Prima di iniziare:

• aggiorna Outlook;
• verifica l’account selezionato;
• attendi la sincronizzazione;
• controlla lo spazio libero;
• elimina soltanto ciò che non serve;
• scegli una cartella protetta;
• pianifica come verificare il file.

Non esportare dati aziendali su dispositivi personali senza autorizzazione. Un PST può contenere anni di conversazioni e allegati sensibili. Proteggi disco, account e copia esterna.

Esportare un PST dal nuovo Outlook per Windows

Microsoft ha introdotto l’esportazione anche nel nuovo Outlook nelle versioni supportate:

• Apri il nuovo Outlook.
• Seleziona Impostazioni.
• Vai in File > Esporta, oppure nel percorso mostrato dalla tua versione.
• Seleziona Inizia.
• Scegli cassetta postale o cartelle.
• Indica la destinazione del file PST.
• Avvia e attendi senza chiudere l’app.
• Controlla che il file abbia dimensioni plausibili.

La guida Microsoft all’esportazione PST riporta il percorso aggiornato. Funzioni e disponibilità possono essere distribuite gradualmente.

Esportare dal classico Outlook

• Apri File > Apri ed esporta > Importa/Esporta.
• Scegli Esporta in un file.
• Seleziona File di dati di Outlook (.pst).
• Scegli l’account o la cartella principale.
• Attiva Includi sottocartelle.
• Indica nome e posizione.
• Scegli come gestire i duplicati.
• Imposta una password soltanto se sai gestirla.
• Completa e attendi.

Consiglio pratico: non considerare riuscita l’esportazione finché non hai aperto il PST in un profilo di prova e verificato messaggi vecchi, recenti, inviati e almeno una sottocartella.

Esportare i contatti in CSV

Nel nuovo Outlook seleziona Persone, quindi Esporta contatti, scegli la cartella e conferma. In Outlook.com apri Persone e usa Gestisci contatti > Esporta contatti. Il CSV viene normalmente salvato in Download.

La procedura Microsoft per CSV distingue nuovo Outlook, Web e classico. Apri il CSV solo per controllarlo e non salvarlo in un formato diverso per errore.

Esportare una casella Outlook.com

Se l’account Web non offre un download completo immediato, aggiungilo a Outlook desktop, attendi la sincronizzazione e crea un PST. Microsoft descrive questo flusso nella guida alla casella Outlook.com.

Non confondere esportazione con cancellazione dell’account. Se vuoi chiuderlo, prima salva i dati e poi consulta la guida per eliminare email Hotmail o Outlook.

Importare su un altro computer

In Outlook usa File > Apri ed esporta > Importa/Esporta oppure apri il file di dati. Scegli se importare nella casella o consultare il PST separatamente. Per i contatti seleziona l’importazione CSV e mappa i campi se i nomi non coincidono.

Un PST aperto localmente non viene necessariamente caricato sul server. Se vuoi sincronizzare i messaggi su tutti i dispositivi, importa nella cassetta postale rispettando quota e policy.

Sicurezza e conservazione

Conserva almeno due copie su supporti diversi, una delle quali scollegata. Cifra il dispositivo o l’archivio con strumenti affidabili e custodisci la password separatamente. Non inviare il PST via email ordinaria: può essere troppo grande e contiene dati leggibili.

Registra data, account, intervallo e versione di Outlook usata. Ripeti l’esportazione periodicamente se serve un archivio aggiornato.

Verificare che l’archivio sia davvero completo

Apri il PST come file di dati separato e confronta il numero approssimativo di messaggi nelle cartelle principali. Cerca una email molto vecchia, una recente, una inviata e un allegato. Controlla cartelle personalizzate e calendario. Per il CSV apri alcune righe e verifica nomi, indirizzi, telefoni e caratteri accentati.

Se mancano elementi, non sovrascrivere l’unica copia. Torna alla casella originale, completa la sincronizzazione e genera un secondo file con data nel nome. Un controllo di pochi minuti evita di scoprire l’errore dopo la chiusura dell’account.

Errori comuni e soluzioni

La voce Esporta non compare

Potresti usare una versione non ancora supportata o un account gestito. Aggiorna Outlook, prova il classico Outlook o verifica le policy dell’amministratore.

Il PST è molto piccolo

La sincronizzazione potrebbe essere parziale o hai selezionato una cartella sola. Controlla intervallo offline, sottocartelle e account.

Mancano messaggi cancellati

Recuperali prima dell’esportazione, quando ancora disponibili. Può aiutare la guida su come recuperare email cancellate in Outlook.

I contatti hanno caratteri strani

Importa il CSV con la codifica corretta e non modificarlo con programmi che cambiano delimitatore. Prova prima pochi contatti.

FAQ sull’esportazione Outlook

Il PST include gli allegati?

Sì, i messaggi esportati nel PST includono normalmente gli allegati associati, aumentando le dimensioni.

Il CSV salva anche le email?

No. Il CSV descritto qui serve alla rubrica, non ai messaggi.

Posso esportare tutto da Outlook Web?

I contatti sì; per la posta completa può essere necessario Outlook desktop o una procedura specifica dell’account.

Esportare elimina i dati originali?

No, normalmente crea una copia. Verifica comunque le opzioni scelte e non confonderla con archiviazione o spostamento.

Posso aprire il PST con Gmail?

Non direttamente come normale allegato. Servono strumenti o procedure di migrazione compatibili.

Il PST è un backup sicuro?

È una copia utile, ma deve essere verificata, protetta e duplicata. Un singolo file sullo stesso PC non basta.

Conclusione

Per esportare Outlook scegli PST per posta e struttura, CSV per la rubrica. Attendi la sincronizzazione, includi le sottocartelle e verifica il risultato aprendolo. Esegui oggi una prima esportazione di prova, controlla quattro cartelle e conserva la copia su un supporto protetto separato dal computer.

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