Come avviare una riunione su Zoom

da | Siti web e servizi online

Zoom è una società di telecomunicazioni che fornisce servizi di videotelefonia e chat online, in pratica una piattaforma per connettersi e creare facili collaborazioni. Con questo sistema, infatti, si possono realizzare connessioni per riunioni virtuali, chat per team, lavagne on line, spazi virtuali di lavoro , tutti strumenti da adoperare per teleconferenze, telelavoro, formazione a distanza ed altro ancora.

Zoom ha aderenti nell’ambito dell’Istruzione per insegnare, imparare e connettersi a livello globale, nei Servizi finanziari, per il coinvolgimento dei clienti e dei dipendenti, nella Pubblica amministrazione, per migliorare la collaborazione tra agenzie, ministeri ed elettori, nel Settore sanitario per qualificare l’ assistenza, la collaborazione e l’innovazione medica, e nella Vendita al dettaglio in negozio e online.

Visto ciò, in questo articolo, vi spiegheremo come avviare una riunione su Zoom, creando una videoconferenza sia da computer che da smartphone e tablet. Dopodiché sarà possibile organizzare e gestire riunioni virtuali, da qualsiasi luogo e in sicurezza, con la possibilità di avviare, o pianificare i collegamenti da Outlook, Gmail, o iCalendar, anche per Chat per il team.

Come aprire una riunione su Zoom

Vediamo, allora, come avviare una riunione su Zoom da PC e da smartphone e tablet.

I passaggi da effettuare, sono intuitivi e, una volta appresi, non comporteranno, in seguito, nessun tipo di problema per il loro funzionamento.

Da computer

Zoom Meeting è disponibile:

  • da applicazione Web, accessibile da qualsiasi browser di navigazione,
  • tramite client installabile su computer Windows e macOS

Per utilizzare il servizio abbiamo bisogno di effettuare l’accesso:

Il piano base gratuito del servizio prevede:

  • riunioni della durata massima di 40 minuti per un massimo di 100 partecipanti,
  • tali soglie possono essere aumentate sottoscrivendo un abbonamento al servizio a partire da 139,90 euro all’anno.

Per maggiori informazioni a riguardo si può consultare la pagina dei piani in abbonamento di Zoom

Prendiamo in considerazione, adesso come procedere dal sito Web della piattaforma e dal client per PC:

  • collegarsi al portale ufficiale di Zoom
  • premere sulla dicitura Accedi posta in alto a destra,
  • effettuare l’accesso con il proprio account Zoom, inserendone le credenziali negli appositi campi,
  • oppure premere sui loghi di Google, Apple o Facebook per accedere con i questi profili.

Svolto questo passaggio:

  • fare clic sulla voce Profilo situata in alto a sinistra,
  • nella sezione Meeting premere sul pulsante dell’occhio, in corrispondenza della voce Chiave organizzatore,
  • prendere nota del codice numerico che ora vediamo, che servirà per permettere agli altri partecipanti di entrare nella riunione,
  • cliccare sulla voce Organizza in alto a destra,
  • da qui, scegliere se avviare la riunione con la webcam attivata premendo sulle relative opzioni,
  • oppure decidere di avviare la riunione condividendo direttamente lo schermo del PC,
  • verrà mostrato un avviso che invita a utilizzare il client di Zoom,
  • premere sul pulsante Annulla e cliccare su Avvia riunione,
  • premere sul pulsante Annulla,
  • fare clic sulla voce Entra dal browser in basso.

La nostra riunione si è ora avviata.

Per attivare l’audio:

  • premere sulla voce Accedi all’audio tramite computer,
  • fare clic sul pulsante Consenti posto in alto per permettere al servizio di accedere al microfono e alla webcam,
  • premendo sulle icone del microfono e della videocamera, in basso a sinistra, se ne può interrompere o riprendere l’utilizzo degli stessi, sempre premendo sulle loro icone,
  • cliccando sul pulsante Condividi schermo si può mostrare agli altri partecipanti la schermata del nostro PC,
  • cliccare sull’apposito pulsante per visualizzare la Chat .

Per condividere con altri utenti il codice della riunione che abbiamo creato:

  • copiare la sequenza di numeri posta in alto, nella barra degli indirizzi, posta tra i due simboli / , es. https://us05web.zoom.us/wc/[numero da copiare]/start,
  • inviare questo codice numerico agli utenti che vogliamo invitare nella riunione,
  • inviare la Chiave organizzatore della quale abbiamo preso nota prima di avviare la videoconferenza.

Per terminare la riunione:

  • premere sul pulsante Termina collocato in basso a destra,
  • scegliere se Interrompere la riunione per tutti i partecipanti,
  • o semplicemente lasciarla premendo sulle relative opzioni.

Se vogliamo avviare da browser una riunione alla quale siamo stati invitati:

  • dopo aver effettuato l’accesso, dal sito Web di Zoom, premere sulla voce Entra posta in alto,
  • inserire nell’apposito campo l’ID della riunione o il link di invito che abbiamo ricevuto,
  • cliccare sulla voce Entra e seguire gli stessi passaggi visti nelle righe precedenti,
  • oppure fare clic direttamente sul link della riunione che abbiamo ricevuto e seguire la stessa procedura.

Se preferiamo utilizzare il client della piattaforma:

  • aprirlo e premere sul pulsante Accedi,
  • scegliere se effettuare il login con il proprio account Zoom, inserendone le credenziali negli appositi campi,
  • o se utilizzare il nostro profilo Google, Apple o Facebook,
  • dopo aver effettuato l’accesso con uno di questi profili, premere sul pulsante Apri Zoom Meeting nel browser per tornare al client.

A questo punto ci troveremo al cospetto dell’interfaccia del programma.

Per avviare una riunione:

  • controllare di trovarsi nella scheda Pagina iniziale,
  • premere sul pulsante della freccia rivolta verso il basso posto accanto alla voce Nuova riunione,
  • se vogliamo accedere alla videoconferenza con la webcam attiva, spuntare la casella relativa al video,
  • altrimenti rimuovere la spunta.

Se preferiamo che la riunione sia avviata con il codice identificativo “fisso” associato:

  • premere sulla casella dell’opzione Utilizza l’ID della riunione personale (PMI),
  • cliccare sul pulsante Nuova riunione.

La videoconferenza sarà attivata e potremo gestirla con gli stessi pulsanti visti in precedenza.

Per aprire una riunione con Zoom già creata da un altro utente:

  • tornare alla scheda pagina iniziale del client,
  • premere sul pulsante Entra,
  • digitare nel campo in alto il codice numerico identificativo della riunione che abbiamo ricevuto,
  • o il relativo link di invito.

Se vogliamo disattivare l’audio o il flusso video della webcam:

  • cliccare sulle caselle poste accanto a queste due opzioni,
  • premere sul pulsante Entra.

Da smartphone e tablet

Su smartphone e tablet, per avviare o partecipare a una riunione già creata, si può usare l’applicazione ufficiale di Zoom.

L’app è disponibile su:

Per creare una nuova riunione:

  • aprire l’app,
  • se non lo abbiamo già fatto prima, premere sul pulsante Iscriviti, per creare un nuovo account sulla piattaforma,
  • o sul pulsante Accedi, per effettuare il login con un profilo Google, Apple o Facebook,
  • se il re-indirizzamento automatico non funziona, premere sulla voce Avvia Zoom,
  • scegliere se abilitare le notifiche e l’accesso al calendario del dispositivo premendo sugli appositi pulsanti,
  • premere sulla voce Inizia.

Dopodiché:

  • pigiare sulla voce Riunioni posta in basso a sinistra e, da qui, fare tap sul pulsante Nuova riunione situato in alto a sinistra,
  • decidere se attivare da subito o meno il flusso video e se utilizzare il codice identificativo “fisso” della riunione abbinato al nostro profilo spostando su ON o su OFF gli interruttori relativi,
  • fare tap sul pulsante Avvia una riunione,
  • se necessario fornire all’app il permesso di utilizzare la fotocamera e il microfono premendo sugli appositi pulsanti mostrati a schermo.

Per richiamare i controlli della videoconferenza, premere sul centro della schermata:

  1. facendo tap sull’icona del microfono e quella della videocamera, in basso a sinistra, si possono abilitare o disabilitare questi due strumenti,
  2. premendo sulla voce Chat la si può visualizzare,
  3. facendo tap sulla voce Condividi si può condividere la schermata del proprio dispositivo o alcuni file sulle relative opzioni).

Per terminare la riunione:

  • premere sul pulsante Termina posto in alto a destra,
  • scegliere se interrompere la videoconferenza per tutti i partecipanti,
  • o se uscirne noi.

Se vogliamo condividere il link d’invito alla riunione:

  • premere sulla voce Zoom posta in alto, nella schermata della videoconferenza avviata,
  • copiare il link d’invito mostrato a schermo,
  • incollarlo su un servizio di messaggistica o di posta elettronica, insieme al Passcode visualizzato nella stessa schermata con il link d’invito.

Se, invece, vogliamo unirci a una riunione già creata da un altro utente:

  • tornare alla scheda Riunioni dell’applicazione di Zoom,
  • premere sulla voce Entra,
  • inserire nel campo posto in alto il codice identificativo della riunione che ci interessa,
  • oppure, fare tap sulla voce Entra con un nome link personale, digitandolo.

Per scegliere se attivare da subito l’audio e disattivare il flusso video:

  • spostare su ON o su OFF gli interruttori posti in basso,
  • premere sul pulsante Entra.

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